Как Разработать Сервис Электронного Документооборота по типу Украинской Дии?

Содержание

#1. Приложение «Дія»
#2. Как разработать аналог Дія
#3. Ниша и целевая аудитория
#4. Функциональные возможности
#5. Бизнес-модель и монетизация проекта
#6. Техническая архитектура проекта
#7. Бэкенд, фронтенд и API
#8. Тестирование и запуск
#9. Стоимость запуска аналога Diia/Diya

Дія (Diia, или Diya) — это украинское мобильное приложение и веб-портал, запущенные Министерством цифровой трансформации Украины 20 февраля 2020 года. Мобильное приложение позволяет использовать цифровые документы в своих смартфонах вместо физических для идентификации личности и обмена ценностями. Тогда как веб-портал предоставляет доступ к более чем 70 государственным услугам через интернет. За 2 года работы платформа стала очень популярной среди граждан Украины (каждый второй украинец воспользовался как минимум одной е-услугой платформы) и получила мировое признание как инновационный госпродукт.

Дальше мы расскажем, как работает данный проект, благодаря чему он стал настолько популярным, а как разработать сервис электронного документооборота (EDS) и предоставления госуслуг по типу украинской Дія и сколько это стоит.

Приложение «Дія»

Дія (акроним от «Держава і я», с укр. — «Государство и я») — это украинский электронный сервис государственных услуг, запущенный Министерством цифровой трансформации Украины в рамках проекта «Государство в смартфоне». Изначально это было только мобильное приложение, разработанное прежде всего для хранения в одном месте и в электронном виде всех необходимых документов, которые можно будет использовать как обычные физические (бумажные, пластиковые) документы. Первыми такими документами стали: паспорт заграничный паспорт, водительские права и свидетельство о регистрации транспортного средства.

Через некоторое время после запуска мобильного приложения территория «государства в смартфоне» начала постепенно расширяться. 2 апреля состоялся официальный запуск веб-портала государственных услуг «Дія», на котором можно было получить 27 государственных услуг, в том числе стать предпринимателем, изменить вид деятельности или прекратить ее. Также была доступна возможность получить справку о несудимости; оформить пособие при рождении ребенка или ежемесячное возмещение стоимости услуг по уходу за ребенком до трех лет; подать иск в суд; зарегистрировать авто или получить услуги, связанные с документами водителя: оформить ряд лицензий, разрешений или получить выписки из реестров.

Сегодня «Дія» включает в себя шесть следующих направлений деятельности:

• Веб-портал. Онлайн-сервис предлагает 70 государственных услуг: регистрация бизнеса, получение социальной помощи, справок, разрешений и др. Все услуги предоставляются быстро, просто, безопасно и «в одном окне».
• Мобильное приложение. Приложение для смартфонов с электронными документами и данными о человеке из госреестров. В частности, доступны биометрические паспорта (ID-карта, паспорт гражданина Украины для выезда за границу); регистрационный номер карточки налогоплательщика (РНОКПП); справка ВПЛ (внутренне перемещенного лица); свидетельство о рождении ребенка; внутренний COVID-сертификат; внешний COVID-сертификат.
• Цифровое образование. Портал с онлайн-курсами: базовый курс по цифровой грамотности для учителей, медработников, чиновников, родителей; курсы по бизнесу, предпринимательству, информационным технологиям, кибербезопасности, психологии, образовании и многие другие.
• Портал для бизнеса. Онлайн-площадка для поддержки украинских предпринимателей, где они могут получить консультации по открытию бизнеса, расширению бизнеса, уплате налогов и прочем. Также на этом портале можно принять участие в различных программах по финансовой поддержке местного бизнеса, например экспертная финансовая помощь бизнесу.
• «Дія. Центри». Онлайн-центры административного обслуживания. Граждане могут использовать их для получения всех необходимых им государственных услуг за одно посещение. На момент написания статьи (5 ноября 2022 года) этот функционал только тестируется и пока не доступен гражданам. После запуска на этой платформе можно будет оформить субсидию; заключить договор с поставщиками государственных и коммунальных услуг; получить финансовую поддержку как переселенец и многое-многое другое.
• Дія.Сити. Специальное правовое и налоговое пространство для международных и украинских IT-компаний. Через данный онлайн-сервис можно вести бизнес так же просто, как в Эстонии и Сингапуре. Здесь созданы комфортные налоговые условия и эффективные онлайн-инструменты для выгодного, простого и удобного ведения бизнеса в Украине.

Как разработать аналог Дія

Поскольку мобильное приложение и веб-портал Дія работают с множеством государственных услуг и конфиденциальными данными, это решение должно быть не только удобным, понятным и иметь приятный дизайн, но и обеспечивать высокий максимальный уровень безопасности. Также подобное программное обеспечение должно иметь высокую пропускную способность, которой будет достаточно для обслуживания миллионов обычных пользователей и десятков тысяч компаний.

Добиться всего этого можно только с помощью кастомной разработки, поскольку готовые решения — это всегда риски безопасности, шаблонный дизайн, ограничения по функционалу и пропускной способности приложения. Кроме этого, разрабатывать столь сложное программное решение должна высокопрофессиональная команда разработчиков с опытом запуска подобных решений, такая как Merehead. Только такая команда сможет учесть все нюансы разработки подобных проектов.

Ниша и целевая аудитория

Проект «Дія» ориентирован на предоставление госуслуг и работу с различными документами, справками и лицензиями, которые оказываются частным лицам и бизнесу государством. При запуске своего аналога Дія вы можете выбрать такое же направление, но лишь при условии, что вы либо представляете государство, либо имеете достаточно влияния, чтобы привлечь его в своей бизнес-проект. Без этого невозможно создать приложение, «картинки» из которого будут иметь те же юридические права, что и обычные бумажные (физические) документы.

Но это не единственный вариант. Вы можете выбрать другую нишу для вашего сервиса электронного документооборота. Причем это может быть как корпоративное решение, которое будет работать в рамках одной компании, так и некое нейтральное решение, к которому смогут присоединиться все желающие, например в сфере логистики, медицины, маркетинга, образования или сельского хозяйства.

Главное, чтобы ниша соответствовала нескольким критериям:

• Документы должны иметь ценность для участников выбранного рынка, компании или страны, например подтверждать личность человека, право собственности или право вести какую-то деятельность (лицензия).
• Документы должны обращаться между несколькими участниками с разнородными системами документооборота. К примеру, вам не нужна система электронного документооборота, если она будет работать только внутри одного ресторана. Но она будет нужна, если документы двигаются между несколькими ресторанами, рестораном и банком, рестораном и поставщиками продуктов и оборудования, рестораном и государством.
• Для вас очень важна скорость работы с документами. Если вам нужна максимально быстрая обработка (проверка) документов, то вам точно нужно отказаться от ручных процессов в пользу электронного документооборота.
• Ваши документы можно подделать. Если документы, которые вы хотите оцифровать, практически невозможно подделать и для вас это основной критерий их использования, то, возможно, вам и не нужна новая EDS.

Функциональные возможности

Согласованная файловая структура. Для создания онлайн-сервиса электронного документооборота крайне важно разработать простую структуру файловой системы, которую пользователи смогут быстро понять и освоить. Обычно в подобных проектах используют древовидную структуру, поскольку она привычна пользователям (именно этот тип файловой структуры используется в Windows, Apple и Android) и ее просто реализовать. Кроме того, древовидная файловая структура хорошо распределяет документы, исходя из их значимости и отношению к какой-то категории.

Настраиваемые правила тегов и именования. Вторая важная особенность сервисов электронного документооборота — возможность помечать контент и его владельцев согласно правилам и требованиям конкретной организации. Это очень сильно упрощает работу с документами. Кроме того, стандартизация именований и тегов поможет с автоматизацией поиска, обработки и редактирования документов.

Доступность на разных платформах и устройствах. Ваше решение должно нормально работать на всех настольных и мобильных устройствах, обеспечивая плавный и беспрепятственный пользовательский опыт. При этом данное правило касается не только работы вашей платформы на ОС Windows, Apple или Android, но и адаптации размеров экрана и файлов к размеру и разрешению экрана устройства, которое в данный момент использует пользователь вашего онлайн-сервиса.

Простая интеллектуальная поисковая система. Если в вашей системе будет очень много файлов, пользователям понадобится удобный инструмент для поиска нужных ему документов по названию, дате, типу, источнику и другим. Поэтому вам нужно создать систему, в которой вы сможете искать документы, используя как можно больше критериев, включая заголовок, дату, категорию, тег и автора.

Управление версиями загруженных файлов. Если ваш продукт будет ориентирован на корпоративный или частный сектор, то он должен не просто хранить последний загруженный файл, но и иметь возможность отслеживания истории изменений конкурентного файла. Это важно, например, для совместной работы над одним документом, бухгалтерской отчетности, юридических документов и т.п. Кроме того, эта функция позволяет создавать резервные копии документов.

Совместная работа над файлами, редактирование. Эта функция позволяет нескольким пользователям видеть и редактировать документы, как это реализовано, например, в Google Docs. Помимо редактирования документов, данный функционал также должен включать возможность устанавливать и настраивать различные типы доступа к файлам и возможность переключаться между ними.

Интеграция со сторонним ПО и сервисами. Исследования показывают, что в среднем малый бизнес использует более 100 различных программных продуктов, крупные предприятия — более 280. Ваше решение для управления электронным документооборотом должно интегрироваться с наиболее популярными ПО. Это улучшит пользовательский опыт использования вашей платформы и поможет выделиться среди конкурентов. Конкретный список интеграций зависит от ниши, целевой аудитории и страны. Обычно это банки, фискальные службы, чаты, электронная почта, социальные сети, маркетинговые инструменты и т.п.

Масштабируемое хранилище файлов. Когда дело доходит до хранения ваших данных, лучше иметь больше, чем меньше. Обычные системы управления файлами или документами полагаются на облачные решения для хранения данных, так как их легко масштабировать в соответствии с потребностями конкретной компании. Мы также рекомендуем использовать этот подход, но с небольшим дополнением — нужно добавить возможность работы с документами в офлайн-режиме. Данное небольшое улучшение способно сильно повысить пользовательский опыт.

Настройки безопасности и конфиденциальности. Документы, загруженные в вашу систему электронного документооборота, должны быть защищены на всех уровнях — от проверки подлинности пользователя и устойчивости до внешних угроз и классов доступа к документам. Кроме того, также важно иметь возможность указать уровень конфиденциальности документов и настроить доступ к ним для ваших сотрудников, партнеров, клиентов, обычных пользователей и других ролей.

Автоматическая генерация файлов. Вы также можете добавить в ваш сервис возможность генерации документов, например для создания контрактов, отчетов, таблиц и графиков на заранее созданных шаблонах. Это упростит многие рутинные процедуры и снизит количество человеческих ошибок. Очень полезная функция.

Оптический считыватель символов. Рассмотрите возможность добавления оптического считывателя символов (OCR) в свой продукт. Это позволит вашим пользователям считывать печатный и рукописный текст и загружать его на вашу платформу в автоматическом режиме. Это очень сложная функция, поэтому ее лучше не разрабатывать с нуля, а найти поставщика такого рода решения и интегрировать его в вашу онлайн-систему электронного документооборота.

Архивирование документов. Следующая возможность, которая может понадобиться вашим пользователям, — архивирование неактуальных файлов и документов, связанных с завершенными проектами. Это будет очень полезно, если партнерские отношения ваших клиентов длятся десятилетиями. Кроме того, это также может быть обязательным отраслевым требованием для некоторых ниш.

Преобразование типа файла. Интеграция конвертера документов в вашу платформу управления документами повысит эффективность рабочего процесса пользователей, например если им нужно преобразовать текстовый документ Word или таблицу Excel в PDF. При реализации этого функционала не забудьте добавить возможность пакетного преобразования. Несмотря на всю очевидность пользы данной опции, многие компании почему-то часто просто забывают ее добавить.

Электронная подпись. Еще одна опция, без которой невозможно представить систему электронного документооборота. Она позволит вашим пользователям (компаниям, их сотрудникам) легально подписывать документы. Как и в случае с OCR, эту функцию лучше не создавать с нуля, а использовать соответствующее API.

Офлайн-доступ. Убедитесь, что ваша платформа для электронного документооборота позволяет пользователям просматривать, редактировать и загружать файлы, когда это необходимо. Это будет полезно в тех случаях, когда невозможно обеспечить стабильное интернет-соединение или когда вашим клиентам нужно решение, обеспечивающее максимальную экономию энергии.

Бизнес-модель и монетизация проекта

Украинская Дія — это государственное приложение и веб-портал, которые предоставляют свои услуги пользователям на бесплатной основе. Это не означает, что на площадке все бесплатно. Платные услуги есть, например восстановление или обмен водительского удостоверения в Дія стоит 219 грн (около $6), но это стоимость услуги по умолчанию, и ее размер не зависит от того, используете вы Дія или нет.

Если вы создаете свой аналог Дія, но в другой стране, вы, скорее всего, будете использовать аналогичную бизнес-модель. Однако если же вы хотите запустить коммерческое решение, то вам нужно будет выбрать модель монетизации:

• Подписка. Это, пожалуй, самый распространенный способ монетизации сервисов электронного документооборота. Согласно ему для получения доступа к вашей площадке пользователи должны вносить ежемесячную или ежегодную плату. Цена такой подписки обычно зависит от доступных функций, количества доступных для работы документов и т.п.
• Комиссии и сборы. Если пользователи будут осуществлять через вашу платформу финансовые транзакции, например оплату по договору, то вы можете взимать небольшую комиссию с каждой такой транзакции.
• Freemium. Данная модель монетизации предполагает, что основной функционал системы вы будете предоставлять пользователям бесплатно и при этом будете подталкивать их к покупке дополнительных функций. Такими платными функциями могут быть: отсутствие рекламы, больший листинг и т.д.
• Реклама. Это самый простой вариант заработать на вашем ПО. Вы можете интегрировать в него пространство для показа контекстной рекламы других интернет-сервисов, банков, юридических контор, брендов и прочего.

Техническая архитектура проекта

Архитектура сервиса электронного документооборота включает в себя уровень представления, уровень бизнес-приложений, уровень поддержки подключаемых модулей службы, уровень инфраструктуры и стандартный уровень поддержки.

• Уровень представления. Это система приема и отправки документов, управление документооборотом, поиск, аутентификация, вход и т.д.
• Уровень бизнес-приложений. Это различные микропроцессы и элементы, отвечающие за захват документов и файлов, схему классификации, обработку аутентификации, извлечение файлов, хранение данных, управление данными, управление правами, управление журналами, управление пользователями, статистические отчеты, управление интерфейсом и прочее.
• Уровень подключаемых модулей. Представляет собой множество инструментов для обеспечения системной безопасности для прикладных систем, включая электронную печать, аутентификацию личности, цифровую подпись, инкапсуляцию данных, электронные таблицы, защиту авторских прав, привилегированную роль и многое другое.
• Уровень инфраструктуры. Эта часть платформы включает оборудование IAAS (Infrastructure as a service) для облачных вычислений и услуги IAAS.
• Уровень поддержки. Это спецификации отраслевого стандарта.

Бэкенд, фронтенд и API

Фронтенд. Разработка дизайна пользовательского интерфейса состоит из нескольких этапов. Сначала создаются варфреймы — низкодетализированное представление дизайна, реализованное в виде простых блок-схем, где отображены ключевые элементы и функции интерфейса. Дальше создаются мокапы и прототипы — представление дизайна в том виде, в котором его увидят конечные пользователи. И в конце они реализуются в программном коде с помощью следующих технологий:

Бэкенд. Для реализации программно-аппаратной части вашей платформы электронного документооборота используются такие технологии:

• Веб-серверы: nginx, Apache.
• Веб-фреймворки: Ruby On Rails, Phoenix.
• Язык программирования: Ruby, Elixir, Python, PHP, Java.
• Серверы баз данных: PostgreSQL, MySQL.
• Хостинг: AWS, Google Cloud Platform, Microsoft Azure.

API (Application Programming Interface). Если вы планируете подключить к вашему аналогу Дія внешние ПО, вот APIs, которые вы можете использовать:

Тестирование и запуск

Последний этап разработки — это всестороннее тестирование созданного программного продукта на наличие ошибок и соответствие техническому заданию, что помимо прочего включает тестирование юзабилити, безопасности, пропускной способности, функциональности и т.п. После завершения тестирования приложение публикуют в листингах Apple App Store и Google Play, а также налаживают работу службы поддержки и сбора обратной связи для дальнейшего развития сервиса.

Стоимость запуска аналога Diia/Diya

Средняя стоимость такого мобильного приложения электронного документооборота, как украинская Дія, в зависимости от его сложности и местоположения разработчика: