Jak Rozwijać Usługę Dokumentów Elektronicznych, taką jak Ukraińska Diia/Diya?

Spis treści

#1. Aplikacja „Diya”
#2. Jak opracować analog Diya
#3. Nisza i grupa docelowa
#4. Funkcjonalność
#5. 2.3. Model biznesowy i monetyzacja projektu
#6. Architektura techniczna projektu
#7. Backend, frontend i API
#8. Testowanie i uruchamianie
#9. Koszt uruchomienia analogu Diia / Diya

Diia (Diya lub Diya) to ukraińska aplikacja mobilna i portal internetowy uruchomiony przez Ministerstwo Transformacji Cyfrowej Ukrainy 20 lutego 2020 r. Aplikacja mobilna umożliwia korzystanie z dokumentów cyfrowych w smartfonach zamiast fizycznych dokumentów w celu osobistej identyfikacji i wymiany wartości. Natomiast portal internetowy zapewnia dostęp do ponad 70 usług rządowych przez Internet. W ciągu 2 lat funkcjonowania platforma stała się bardzo popularna wśród obywateli Ukrainy (co drugi Ukrainiec skorzystał przynajmniej z jednej e-usługi platformy) i zyskała światowe uznanie jako innowacyjny produkt państwowy.

Następnie opowiemy, jak działa ten projekt, dzięki któremu stał się tak popularny, oraz jak rozwinąć usługę elektronicznego zarządzania dokumentami (EDS) i świadczenie usług publicznych, takich jak ukraińska dija, i ile to kosztuje.

Aplikacja „Diya”

Diya (skrót od „Derżawa i Ja”, po ukraińsku „Państwo i ja”) to ukraińska elektroniczna usługa publiczna uruchomiona przez Ministerstwo Transformacji Cyfrowej Ukrainy w ramach projektu „Państwo w smartfonie”. Początkowo była to tylko aplikacja mobilna, przeznaczona przede wszystkim do przechowywania w jednym miejscu iw formie elektronicznej wszystkich niezbędnych dokumentów, które można wykorzystać jako zwykłe dokumenty fizyczne (papierowe, plastikowe). Pierwszymi takimi dokumentami były: paszport, paszport zagraniczny, prawo jazdy oraz dowód rejestracyjny pojazdu.

Jakiś czas po uruchomieniu aplikacji mobilnej terytorium „państwa w smartfonie” zaczęło się stopniowo rozszerzać. 2 kwietnia nastąpiło oficjalne uruchomienie portalu usług publicznych Diya, w którym można było otrzymać 27 usług publicznych, w tym zostać przedsiębiorcą, zmienić rodzaj działalności lub ją zaprzestać. Możliwe było również uzyskanie zaświadczenia o niekaralności; ubiegać się o zasiłek porodowy lub miesięczny zwrot kosztów opieki nad dzieckiem do lat trzech; złożyć pozew; zarejestrować samochód lub skorzystać z usług związanych z dokumentami kierowcy: wydać szereg licencji, zezwoleń lub uzyskać wyciągi z rejestrów.

Dziś „Diya” obejmuje sześć następujących obszarów działalności:

• Portal internetowy . Serwis internetowy oferuje 70 usług publicznych: rejestracja działalności gospodarczej, uzyskanie pomocy społecznej, zaświadczeń, zezwoleń itp. Wszystkie usługi świadczone są szybko, prosto, bezpiecznie i „w jednym okienku”.
• Aplikacja mobilna . Aplikacja na smartfony z elektronicznymi dokumentami i danymi o osobie z rejestrów państwowych. W szczególności dostępne są paszporty biometryczne (dowód osobisty, paszport obywatela Ukrainy na wyjazd za granicę); numer rejestracyjny karty i podatnika (RNOKPP); zaświadczenie o IDP (osobie wewnętrznie przesiedlonej); akt urodzenia dziecka; wewnętrzny certyfikat COVID; zewnętrzny certyfikat COVID .
• Edukacja cyfrowa . Portal z kursami online: podstawowy kurs umiejętności cyfrowych dla nauczycieli, pracowników służby zdrowia, urzędników, rodziców ; kursy z zakresu biznesu, przedsiębiorczości, informatyki , cyberbezpieczeństwa , psychologii , edukacji i wielu innych .
• Portal dla biznesu . Platforma internetowa wspierająca ukraińskich przedsiębiorców, na której mogą uzyskać porady dotyczące zakładania i rozwijania działalności, płacenia podatków i nie tylko. Również na tym portalu można wziąć udział w różnych programach wsparcia finansowego lokalnych firm, na przykład w specjalistycznej pomocy finansowej dla firm .
• "Diya. Centrum" . Centra usług administracyjnych online. Obywatele mogą z nich korzystać, aby uzyskać wszystkie potrzebne usługi rządowe podczas jednej wizyty. W chwili pisania tego tekstu (5 listopada 2022 ) ta funkcjonalność jest dopiero testowana i nie jest jeszcze dostępna dla obywateli. Po uruchomieniu na tej platformie będzie można ubiegać się o dotację ; zawrzeć umowę z dostawcami usług państwowych i komunalnych ; otrzymać wsparcie finansowe jako migrant i wiele, wiele więcej.
• Miasto . Specjalna przestrzeń prawna i podatkowa dla międzynarodowych i ukraińskich firm IT. Dzięki tej usłudze online możesz prowadzić interesy tak łatwo, jak w Estonii i Singapurze. Stworzyła komfortowe warunki podatkowe i skuteczne narzędzia online dla rentownego, prostego i wygodnego biznesu na Ukrainie.

Jak opracować analog Diya

Ponieważ aplikacja mobilna i portal internetowy Diya współpracują z wieloma usługami rządowymi i wrażliwymi danymi, rozwiązanie to powinno być nie tylko wygodne, zrozumiałe i mieć ładny design, ale także zapewniać wysoki maksymalny poziom bezpieczeństwa. Ponadto takie oprogramowanie musi charakteryzować się dużą przepustowością, która wystarczy do obsługi milionów zwykłych użytkowników i dziesiątek tysięcy firm.

Wszystko to można osiągnąć tylko za pomocą niestandardowego rozwoju, ponieważ gotowe rozwiązania zawsze stanowią zagrożenie bezpieczeństwa, projekt szablonu, ograniczenia funkcjonalności i przepustowości aplikacji. Ponadto tak złożone rozwiązanie programowe powinno być rozwijane przez wysoce profesjonalny zespół programistów z doświadczeniem we wdrażaniu takich rozwiązań, taki jak Merehead. Tylko taki zespół będzie w stanie uwzględnić wszystkie niuanse rozwoju takich projektów.

Nisza i grupa docelowa

Projekt Diya koncentruje się na świadczeniu usług publicznych i pracy z różnymi dokumentami, certyfikatami i licencjami, które są dostarczane osobom fizycznym i firmom przez państwo. Uruchamiając swoją analogową Diya, możesz wybrać ten sam kierunek, ale tylko pod warunkiem, że albo reprezentujesz państwo, albo masz wystarczające wpływy, aby przyciągnąć je do swojego projektu biznesowego. Bez tego niemożliwe jest stworzenie aplikacji, z której „zdjęcia” będą miały takie same prawa jak zwykłe papierowe (fizyczne) dokumenty.

Ale to nie jedyna opcja. Możesz wybrać inną niszę dla swojej usługi zarządzania dokumentami elektronicznymi. Co więcej, może to być albo rozwiązanie korporacyjne, które sprawdzi się w ramach jednej firmy, albo swego rodzaju neutralne rozwiązanie, do którego każdy może dołączyć, np. w dziedzinie logistyki, medycyny, marketingu, edukacji czy rolnictwa.

Najważniejsze, że nisza spełnia kilka kryteriów:

• Dokumenty muszą mieć wartość dla uczestników wybranego rynku, firmy lub kraju, np. potwierdzać tożsamość osoby, własność lub prawo do prowadzenia jakiejś działalności (licencja).
• Dokumenty muszą być wymieniane między kilkoma uczestnikami z heterogenicznymi systemami zarządzania dokumentami. Na przykład nie potrzebujesz elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, jeśli będzie działał tylko w obrębie jednej restauracji. Ale będzie potrzebny, jeśli dokumenty będą przemieszczać się między kilkoma restauracjami, restauracją a bankiem, restauracją a dostawcami żywności i sprzętu, restauracją a państwem.
• Szybkość pracy z dokumentami jest dla Ciebie bardzo ważna. Jeśli zależy Ci na jak najszybszym przetwarzaniu (weryfikacji) dokumentów, to zdecydowanie musisz zrezygnować z ręcznych procesów na rzecz elektronicznego zarządzania dokumentami.
• Twoje dokumenty mogą zostać sfałszowane. Jeśli dokumenty, które chcesz zdigitalizować, są prawie niemożliwe do sfałszowania, a to jest twoje główne kryterium korzystania z nich, być może nie potrzebujesz nowego EDS.

Funkcjonalność

Spójna struktura plików . Aby stworzyć usługę zarządzania dokumentami elektronicznymi online, niezwykle ważne jest opracowanie prostej struktury systemu plików, którą użytkownicy mogą szybko zrozumieć i opanować. Zazwyczaj takie projekty wykorzystują strukturę drzewiastą, ponieważ jest ona znana użytkownikom (jest to typ struktury plików stosowany w systemach Windows, Apple i Android) i jest łatwa do wdrożenia. Ponadto drzewiasta struktura plików dobrze rozdziela dokumenty na podstawie ich ważności i związku z jakąś kategorią.

Konfigurowalne zasady oznaczania i nazewnictwa . Drugą ważną cechą usług elektronicznego zarządzania dokumentami jest możliwość oznaczania treści i ich właścicieli zgodnie z zasadami i wymaganiami konkretnej organizacji. To znacznie upraszcza pracę z dokumentami. Ponadto standaryzacja nazw i tagów pomoże w automatyzacji wyszukiwania, przetwarzania i edycji dokumentów.

Dostępność na różnych platformach i urządzeniach . Twoje rozwiązanie powinno działać płynnie na wszystkich urządzeniach stacjonarnych i mobilnych, zapewniając płynną i bezproblemową obsługę. Jednocześnie zasada ta dotyczy nie tylko działania Twojej platformy w systemach Windows, Apple czy Android, ale również dostosowania rozmiarów ekranu i plików do rozmiaru i rozdzielczości ekranu urządzenia, z którego korzysta użytkownik Twojego serwisu internetowego obecnie używa.

Prosta inteligentna wyszukiwarka . Jeśli masz dużo plików w swoim systemie, użytkownicy będą potrzebować poręcznego narzędzia do wyszukiwania potrzebnych dokumentów według tytułu, daty, typu, źródła i innych. Musisz więc stworzyć system, w którym będziesz mógł wyszukiwać dokumenty przy użyciu jak największej liczby kryteriów, w tym tytułu, daty, kategorii, znacznika i autora.

Kontrola wersji przesyłanych plików. Jeśli Twój produkt jest skierowany do sektora korporacyjnego lub prywatnego, to powinien nie tylko przechowywać ostatnio pobrany plik, ale także mieć możliwość śledzenia historii zmian w konkurencyjnym pliku. Ma to znaczenie np. przy wspólnej pracy nad jednym dokumentem, sprawozdaniami finansowymi, dokumentami prawnymi itp. Dodatkowo funkcja ta umożliwia tworzenie kopii zapasowych dokumentów.

Współpraca nad plikami, edycja . Ta funkcja umożliwia wielu użytkownikom przeglądanie i edytowanie dokumentów, jak zaimplementowano na przykład w Dokumentach Google. Funkcjonalność ta oprócz edycji dokumentów powinna obejmować również możliwość ustawiania i konfigurowania różnych typów dostępu do plików oraz możliwość przełączania się między nimi.

Integracja z oprogramowaniem i usługami stron trzecich . Badania pokazują, że małe firmy korzystają średnio z ponad 100 różnych programów, a duże z ponad 280. Twoje rozwiązanie do zarządzania dokumentami elektronicznymi powinno być zintegrowane z najpopularniejszym oprogramowaniem. Poprawi to komfort użytkowania Twojej platformy i pomoże wyróżnić się na tle konkurencji. Konkretna lista integracji zależy od niszy, grupy docelowej i kraju. Zwykle są to banki, usługi fiskalne, czaty, poczta elektroniczna, portale społecznościowe, narzędzia marketingowe itp.

Skalowalne przechowywanie plików . Jeśli chodzi o przechowywanie danych, lepiej mieć ich więcej niż mniej. Konwencjonalne systemy zarządzania plikami lub dokumentami opierają się na rozwiązaniach do przechowywania w chmurze, ponieważ można je łatwo skalować w celu spełnienia potrzeb konkretnej firmy. Rekomendujemy również skorzystanie z tego podejścia, ale z małym dodatkiem - trzeba dodać możliwość pracy z dokumentami w trybie offline. Ta niewielka poprawa może znacznie poprawić komfort użytkowania.

Ustawienia bezpieczeństwa i prywatności . Dokumenty przesyłane do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami muszą być chronione na wszystkich poziomach, od uwierzytelniania użytkownika i odporności na zagrożenia zewnętrzne i klasy dostępu do dokumentów. Oprócz tego ważna jest również możliwość określenia poziomu poufności dokumentów oraz skonfigurowania dostępu do nich dla swoich pracowników, partnerów, klientów, zwykłych użytkowników i innych ról.

Automatyczne generowanie plików . Możesz również dodać do swojej usługi możliwość generowania dokumentów, np. tworzenia umów, raportów, tabel i wykresów na gotowych szablonach. Uprości to wiele rutynowych procedur i zmniejszy liczbę ludzkich błędów. Bardzo przydatna funkcja.

Optyczny czytnik znaków . Rozważ dodanie do swojego produktu optycznego czytnika znaków (OCR). Umożliwi to użytkownikom czytanie tekstu drukowanego i pisanego odręcznie oraz automatyczne przesyłanie go na platformę. Jest to bardzo rozbudowana funkcja, dlatego lepiej nie rozwijać jej od podstaw, tylko znaleźć dostawcę tego typu rozwiązania i zintegrować go ze swoim elektronicznym systemem zarządzania dokumentami online.

Archiwizacja dokumentów . Następną funkcją, której mogą chcieć Twoi użytkownicy, jest archiwizacja nieaktualnych plików i dokumentów związanych z zakończonymi projektami. Będzie to bardzo przydatne, jeśli partnerstwa Twoich klientów trwają przez dziesięciolecia. Ponadto może to być również wymóg branżowy dla niektórych nisz.

Konwersja typu pliku . Zintegrowanie konwertera dokumentów z platformą zarządzania dokumentami poprawi wydajność przepływu pracy użytkowników, na przykład jeśli będą musieli przekonwertować dokument tekstowy Word lub arkusz kalkulacyjny Excel na format PDF. Wdrażając tę funkcjonalność, nie zapomnij dodać możliwości konwersji wsadowej. Pomimo oczywistych zalet tej opcji, z jakiegoś powodu wiele firm często po prostu zapomina o jej dodaniu.

Podpis elektroniczny . Kolejna opcja, bez której nie sposób wyobrazić sobie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Umożliwi Twoim użytkownikom (firmom, ich pracownikom) legalne podpisywanie dokumentów. Podobnie jak w przypadku OCR, lepiej nie tworzyć tej funkcji od podstaw, tylko skorzystać z odpowiedniego API.

Dostęp offline . Upewnij się, że Twoja platforma elektronicznego zarządzania dokumentami umożliwia użytkownikom przeglądanie, edytowanie i przesyłanie plików w razie potrzeby. Przyda się to w przypadkach, gdy nie ma możliwości zapewnienia stabilnego połączenia z Internetem lub gdy Twoi klienci potrzebują rozwiązania zapewniającego maksymalną oszczędność energii.

2.3. Model biznesowy i monetyzacja projektu

Ukraińska Dia to rządowa aplikacja i portal internetowy, które udostępniają swoje usługi użytkownikom bezpłatnie. Nie oznacza to, że wszystko na stronie jest bezpłatne. Istnieją płatne usługi, np. przywrócenie lub wymiana prawa jazdy w Diya kosztuje 219 UAH (około 6 USD), ale jest to domyślny koszt usługi, a jej wielkość nie zależy od tego, czy korzystasz z Diya, czy nie.

Jeśli tworzysz swój odpowiednik Diya, ale w innym kraju, najprawdopodobniej będziesz korzystać z podobnego modelu biznesowego. Jeśli jednak chcesz uruchomić rozwiązanie komercyjne, musisz wybrać model monetyzacji:

• Abonament . Jest to prawdopodobnie najczęstszy sposób zarabiania na usługach zarządzania dokumentami elektronicznymi. Zgodnie z nią, aby uzyskać dostęp do Twojej witryny, użytkownicy muszą uiścić miesięczną lub roczną opłatę . Cena takiego abonamentu zazwyczaj zależy od dostępnych funkcji, ilości dokumentów dostępnych do pracy itp.
• Prowizje i opłaty . Jeśli użytkownicy będą dokonywać transakcji finansowych za pośrednictwem Twojej platformy, takich jak płatności w ramach umowy, możesz pobierać niewielką prowizję od każdej takiej transakcji.
• freemium . Ten model monetyzacji zakłada, że udostępnisz użytkownikom główną funkcjonalność systemu za darmo i jednocześnie skłonisz ich do zakupu dodatkowych funkcji. Takimi płatnymi funkcjami mogą być: brak reklam, większy wpis itp.
• Reklama . To najłatwiejszy sposób zarabiania pieniędzy na oprogramowaniu. Możesz zintegrować z nim przestrzeń, aby wyświetlać reklamy kontekstowe innych usług internetowych, banków, firm prawniczych, marek i innych.

Architektura techniczna projektu

Architektura usługi zarządzania dokumentami elektronicznymi obejmuje warstwę prezentacji, warstwę aplikacji biznesowych, warstwę obsługi wtyczek usług, warstwę infrastruktury i standardową warstwę obsługi.

• Warstwa prezentacji . Jest to system do odbierania i wysyłania dokumentów, zarządzania dokumentami, wyszukiwania, uwierzytelniania, logowania itp.
• Warstwa aplikacji biznesowych . Są to różne mikroprocesy i elementy odpowiedzialne za przechwytywanie dokumentów i plików, schemat klasyfikacji, przetwarzanie uwierzytelniania, pobieranie plików, przechowywanie danych, zarządzanie danymi, zarządzanie prawami, zarządzanie dziennikami, zarządzanie użytkownikami, raportowanie statystyczne, zarządzanie interfejsem i inne.
• Poziom wtyczki . Zapewnia różnorodne narzędzia bezpieczeństwa systemu dla systemów aplikacji, w tym drukowanie elektroniczne, uwierzytelnianie tożsamości, podpis cyfrowy, enkapsulację danych, arkusze kalkulacyjne, ochronę praw autorskich, rolę uprzywilejowaną i wiele innych.
• Warstwa infrastruktury . Ta część platformy obejmuje sprzęt IAAS (Infrastructure as a service) do przetwarzania w chmurze oraz usługi IAAS.
• Poziom wsparcia . Są to standardowe specyfikacje branżowe.

Backend, frontend i API

Interfejs . Opracowanie projektu interfejsu użytkownika składa się z kilku etapów. Najpierw tworzone są Warframe, nisko szczegółowe reprezentacje projektu, realizowane jako proste schematy blokowe, pokazujące kluczowe elementy i funkcje interfejsu. Następnie tworzone są makiety i prototypy – odwzorowanie projektu w takiej formie, w jakiej zobaczą go użytkownicy końcowi. I w końcu są one implementowane w kodzie programu przy użyciu następujących technologii:

Zaplecze. Do wdrożenia oprogramowania i sprzętu Twojej platformy zarządzania dokumentami elektronicznymi wykorzystywane są następujące technologie:

• Serwery WWW: nginx, Apache.
• Frameworki webowe: Ruby On Rails, Phoenix.
• Język programowania: Ruby, Elixir, Python, PHP, Java.
• Serwery bazodanowe: PostgreSQL, MySQL.
• Hosting: AWS, Google Cloud Platform, Microsoft Azure.

API (interfejs programowania aplikacji). Jeśli planujesz podłączyć oprogramowanie zewnętrzne do swojego odpowiednika Diya, oto interfejsy API, których możesz użyć:

Testowanie i uruchamianie

Ostatnim etapem rozwoju jest kompleksowe testowanie tworzonego oprogramowania pod kątem błędów i zgodności z zakresem zadań, które obejmuje między innymi testowanie użyteczności, bezpieczeństwa, przepustowości, funkcjonalności itp. Po zakończeniu testów aplikacja jest publikowana na listach Apple App Store i Google Play, a także działa serwis wsparcia i zbieranie opinii dla dalszego rozwoju usługi.

Koszt uruchomienia analogu Diia / Diya

Średni koszt takiej aplikacji mobilnej do elektronicznego zarządzania dokumentami jak ukraińska Diya, w zależności od jej złożoności i lokalizacji dewelopera