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Cómo Desarrollar un Servicio de Documentos Electrónicos como el Ucraniano Diia/Diya

Table des matières

#1. Aplicación "Diya"
#2. Cómo desarrollar un análogo de Diya
#3. Nicho y público objetivo
#4. Funcionalidad
#5. Modelo de negocio y monetización del proyecto
#6. Arquitectura técnica del proyecto
#7. Backend, frontend y API
#8. Prueba y lanzamiento
#9. El costo de lanzar un análogo de Diia / Diya

Diia (Diya o Diya) es una aplicación móvil y un portal web ucranianos lanzados por el Ministerio de Transformación Digital de Ucrania el 20 de febrero de 2020. La aplicación móvil le permite utilizar documentos digitales en sus teléfonos inteligentes en lugar de documentos físicos para la identificación personal y el intercambio de valor. Considerando que el portal web brinda acceso a más de 70 servicios gubernamentales a través de Internet. Durante 2 años de operación, la plataforma se ha vuelto muy popular entre los ciudadanos de Ucrania (cada segundo ucraniano ha utilizado al menos un servicio electrónico de la plataforma) y ha recibido reconocimiento mundial como un producto estatal innovador.

A continuación, te contamos cómo funciona este proyecto, gracias al cual se ha hecho tan popular, y cómo desarrollar un servicio de gestión de documentos electrónicos (EDS) y la prestación de servicios públicos como el Diya ucraniano y cuánto cuesta.

Aplicación "Diya"

Diya (acrónimo de "Derzhava i Ya", en ucraniano para "Estado y yo") es un servicio de servicios públicos electrónicos de Ucrania lanzado por el Ministerio de Transformación Digital de Ucrania como parte del proyecto "Estado en Smartphone". Inicialmente, era solo una aplicación móvil, diseñada principalmente para almacenar en un solo lugar y en forma electrónica todos los documentos necesarios que pueden usarse como documentos físicos ordinarios (papel, plástico). Los primeros documentos de este tipo fueron: un pasaporte, un pasaporte extranjero, una licencia de conducir y un certificado de registro del vehículo.If you need to show a document to an employee of a bank, the hotel, a transport company or the police, you just launch " Diya" and open the necessary document in the application - it has the same legal effect as demonstrating a paper document

Si necesita mostrar algún documento a un empleado de un banco, hotel, empresa de transporte o la policía, simplemente inicie "Diya" y abra el documento requerido en la aplicación; esto tiene la misma fuerza legal que mostrar un documento en papel. Fuente

Algún tiempo después del lanzamiento de la aplicación móvil, el territorio del "estado en un teléfono inteligente" comenzó a expandirse gradualmente. El 2 de abril se llevó a cabo el lanzamiento oficial del portal web de servicios públicos Diya, donde fue posible recibir 27 servicios públicos, entre ellos convertirse en emprendedor, cambiar el tipo de actividad o detenerla. También fue posible obtener un certificado de no condena; solicitar un subsidio de nacimiento o el reembolso mensual del costo del cuidado de niños hasta tres años; presentar una demanda; matricular un coche o recibir servicios relacionados con los documentos del conductor: emitir una serie de licencias, permisos u obtener extractos de los registros.

Hoy, "Diya" incluye las siguientes seis áreas de actividad:

  • portal web El servicio en línea ofrece 70 servicios públicos: registro de una empresa, obtención de asistencia social, certificados, permisos, etc. Todos los servicios se brindan de manera rápida, sencilla, segura y “en una sola ventana”.
  • Aplicación móvil . Una aplicación para teléfonos inteligentes con documentos electrónicos y datos sobre una persona de los registros estatales. En particular, están disponibles pasaportes biométricos (tarjeta de identificación, pasaporte de un ciudadano de Ucrania para viajar al extranjero); número de registro de tarjetas y contribuyente (RNOKPP); certificado de IDP (persona desplazada internamente); certificado de nacimiento del niño; certificado interno de COVID; certificado externo de COVID .
  • Educación Digital . Portal con cursos en línea: un curso básico de alfabetización digital para docentes, trabajadores de la salud, funcionarios, padres de familia ; cursos de negocios, emprendimiento, tecnologías de la información , ciberseguridad , psicología, educación y muchos otros .
  • Portal para empresas . Una plataforma en línea para apoyar a los empresarios ucranianos, donde pueden obtener consejos sobre cómo iniciar un negocio, expandirlo, pagar impuestos y más. También en este portal, puede participar en varios programas de apoyo financiero a empresas locales, por ejemplo, asistencia financiera experta a empresas .
  • "Diya. Centro" . Centros de servicios administrativos en línea. Los ciudadanos pueden usarlos para obtener todos los servicios gubernamentales que necesitan en una sola visita. Al momento de escribir este artículo (5 de noviembre de 2022 ), esta funcionalidad solo se está probando y aún no está disponible para los ciudadanos. Tras el lanzamiento en esta plataforma, será posible solicitar una subvención ; celebrar un acuerdo con proveedores de servicios estatales y comunales ; recibir apoyo financiero como migrante y mucho, mucho más.
  • Ciudad de Diya . Espacio legal y fiscal especial para empresas de TI internacionales y ucranianas. A través de este servicio en línea, puede hacer negocios tan fácilmente como en Estonia y Singapur. Ha creado condiciones fiscales cómodas y herramientas en línea efectivas para negocios rentables, simples y convenientes en Ucrania.

Cómo desarrollar un análogo de Diya

Dado que la aplicación móvil y el portal web de Diya funcionan con muchos servicios gubernamentales y datos confidenciales, esta solución no solo debe ser conveniente, comprensible y tener un diseño agradable, sino que también debe proporcionar un alto nivel máximo de seguridad. Además, dicho software debe tener un alto ancho de banda, que será suficiente para atender a millones de usuarios comunes y decenas de miles de empresas.

Todo esto se puede lograr solo con la ayuda del desarrollo personalizado, ya que las soluciones listas para usar siempre presentan riesgos de seguridad, diseño de plantillas, limitaciones en la funcionalidad y el rendimiento de la aplicación. Además, una solución de software tan compleja debe ser desarrollada por un equipo de desarrollo altamente profesional con experiencia en el lanzamiento de este tipo de soluciones, como Merehead. Solo un equipo de este tipo podrá tener en cuenta todos los matices del desarrollo de dichos proyectos.

Nicho y público objetivo

El proyecto Diya se centra en brindar servicios públicos y trabajar con varios documentos, certificados y licencias que el estado proporciona a personas y empresas. Al lanzar su análogo Diya, puede elegir la misma dirección, pero solo con la condición de que represente al estado o tenga suficiente influencia para atraerlo a su proyecto comercial. Sin esto, es imposible crear una aplicación, "imágenes" a partir de las cuales tendrán los mismos derechos legales que los documentos en papel (físicos) ordinarios.

Pero esta no es la única opción. Puedes elegir otro nicho para tu servicio de gestión de documentos electrónicos. Además, puede ser una solución corporativa que funcionará dentro de una empresa o una especie de solución neutral a la que todos puedan unirse, por ejemplo, en el campo de la logística, la medicina, el marketing, la educación o la agricultura.

Lo principal es que el nicho cumple con varios criterios:

  • Los documentos deben ser de valor para los participantes en el mercado, empresa o país seleccionado, por ejemplo, confirmar la identidad de una persona, la propiedad o el derecho a realizar algún tipo de actividad (licencia).
  • Los documentos deben intercambiarse entre varios participantes con sistemas de gestión de documentos heterogéneos. Por ejemplo, no necesita un sistema de gestión de documentos electrónicos si solo funcionará dentro de un restaurante. Pero será necesario si los documentos se mueven entre varios restaurantes, un restaurante y un banco, un restaurante y proveedores de alimentos y equipos, un restaurante y el estado.
  • La velocidad del trabajo con documentos es muy importante para usted. Si necesita el procesamiento (verificación) de documentos más rápido posible, definitivamente debe abandonar los procesos manuales en favor de la gestión electrónica de documentos.
  • Sus documentos pueden ser falsificados. Si los documentos que desea digitalizar son casi imposibles de falsificar, y este es su criterio principal para usarlos, es posible que no necesite un nuevo EDS.

Funcionalidad

Estructura de archivos coherente . Para crear un servicio de administración de documentos electrónicos en línea, es extremadamente importante desarrollar una estructura de sistema de archivos simple que los usuarios puedan comprender y dominar rápidamente. Por lo general, estos proyectos usan una estructura de árbol, porque es familiar para los usuarios (este es el tipo de estructura de archivos que se usa en Windows, Apple y Android) y es fácil de implementar. Además, la estructura de archivos en forma de árbol distribuye bien los documentos, según su importancia y relación con alguna categoría.

What a tree-like file structure looks like

¿Cómo es la estructura del árbol? Fuente

Reglas personalizables de etiquetado y denominación . La segunda característica importante de los servicios de administración de documentos electrónicos es la capacidad de etiquetar el contenido y sus propietarios de acuerdo con las reglas y los requisitos de una organización en particular. Esto simplifica enormemente el trabajo con documentos. Además, la estandarización de nombres y etiquetas ayudará con la automatización de la búsqueda, procesamiento y edición de documentos.

Disponibilidad entre plataformas y dispositivos . Su solución debería funcionar sin problemas en todos los dispositivos móviles y de escritorio, brindando una experiencia de usuario fluida y sin inconvenientes. Al mismo tiempo, esta regla se aplica no solo al funcionamiento de su plataforma en Windows, Apple o Android, sino también a la adaptación de los tamaños de pantalla y archivos al tamaño y resolución de pantalla del dispositivo que es el usuario de su servicio en línea. usando actualmente.

Motor de búsqueda inteligente simple . Si tiene muchos archivos en su sistema, los usuarios necesitarán una herramienta útil para buscar los documentos que necesitan por título, fecha, tipo, fuente y más. Por lo tanto, debe crear un sistema en el que pueda buscar documentos utilizando tantos criterios como sea posible, incluidos el título, la fecha, la categoría, la etiqueta y el autor.

Control de versiones de los archivos subidos. Si su producto está dirigido al sector corporativo o privado, entonces no solo debe almacenar el último archivo descargado, sino también poder rastrear el historial de cambios en un archivo de la competencia. Esto es importante, por ejemplo, para el trabajo conjunto en un documento, estados financieros, documentos legales, etc. Además, esta característica le permite crear copias de seguridad de los documentos.

Colaboración en archivos, edición . Esta función permite que varios usuarios vean y editen documentos, como se implementó, por ejemplo, en Google Docs. Además de editar documentos, esta funcionalidad también debe incluir la capacidad de establecer y configurar diferentes tipos de acceso a archivos y la capacidad de cambiar entre ellos.

Integración con software y servicios de terceros . Las investigaciones muestran que, en promedio, las pequeñas empresas usan más de 100 productos de software diferentes, mientras que las grandes empresas usan más de 280. Su solución de administración de documentos electrónicos debe integrarse con el software más popular. Esto mejorará la experiencia del usuario de su plataforma y lo ayudará a destacarse de la competencia. La lista específica de integraciones depende del nicho, el público objetivo y el país. Suelen ser bancos, servicios fiscales, chats, correo electrónico, redes sociales, herramientas de marketing, etc.Software usage statistics for companies with 101 to 1,000 employees

Estadísticas de uso de software para empresas de 101 a 1000 empleados Fuente

Almacenamiento de archivos escalable . Cuando se trata de almacenar sus datos, es mejor tener más que menos. Los sistemas de gestión de documentos o archivos convencionales se basan en soluciones de almacenamiento en la nube, ya que se pueden escalar fácilmente para satisfacer las necesidades de una empresa en particular. También recomendamos usar este enfoque, pero con una pequeña adición: debe agregar la capacidad de trabajar con documentos sin conexión. Esta pequeña mejora puede mejorar mucho la experiencia del usuario.

Configuración de seguridad y privacidad . Los documentos cargados en su sistema de gestión de documentos electrónicos deben estar protegidos en todos los niveles, desde la autenticación y resiliencia del usuario hasta las amenazas externas y las clases de acceso a documentos. Además, también es importante poder especificar el nivel de confidencialidad de los documentos y configurar el acceso a ellos para sus empleados, socios, clientes, usuarios comunes y otros roles.

Generación automática de archivos . También puede agregar la capacidad de generar documentos a su servicio, por ejemplo, para crear contratos, informes, tablas y gráficos en plantillas creadas previamente. Esto simplificará muchos procedimientos de rutina y reducirá el número de errores humanos. Una característica muy útil.

Lector óptico de caracteres . Considere agregar un lector óptico de caracteres (OCR) a su producto. Esto permitirá a tus usuarios leer textos impresos y escritos a mano y subirlos a tu plataforma automáticamente. Esta es una función muy compleja, por lo que es mejor no desarrollarla desde cero, sino encontrar un proveedor de este tipo de solución e integrarla en su sistema de gestión de documentos electrónicos en línea.

Archivo de documentos . La siguiente característica que sus usuarios pueden desear es archivar archivos y documentos obsoletos asociados con proyectos completados. Esto será muy útil si las sociedades de sus clientes duran décadas. Además, también puede ser un requisito de la industria para algunos nichos.

Conversión de tipo de archivo . La integración de un convertidor de documentos en su plataforma de gestión de documentos mejorará la eficiencia del flujo de trabajo de sus usuarios, por ejemplo, si necesitan convertir un documento de texto de Word o una hoja de cálculo de Excel a PDF. Al implementar esta funcionalidad, no olvide agregar la capacidad de conversión por lotes. A pesar de los beneficios obvios de esta opción, por alguna razón, muchas empresas simplemente se olvidan de agregarla.

Firma electrónica . Otra opción, sin la cual es imposible imaginar un sistema de gestión de documentos electrónicos. Permitirá a sus usuarios (empresas, sus empleados) firmar documentos legalmente. Como en el caso del OCR, es mejor no crear esta función desde cero, sino utilizar la API adecuada.

Acceso sin conexión . Asegúrese de que su plataforma de administración de documentos electrónicos permita a los usuarios ver, editar y cargar archivos cuando sea necesario. Esto será útil en los casos en los que no sea posible proporcionar una conexión a Internet estable o cuando sus clientes necesiten una solución que proporcione el máximo ahorro de energía.

Modelo de negocio y monetización del proyecto

Ucrania Dia es una aplicación gubernamental y un portal web que brinda sus servicios a los usuarios de forma gratuita. Esto no significa que todo en el sitio sea gratuito. Hay servicios pagos, por ejemplo, restaurar o cambiar una licencia de conducir en Diya cuesta 219 UAH (alrededor de $ 6), pero este es el costo predeterminado del servicio y su tamaño no depende de si usa Diya o no.

Si está creando su análogo de Diya, pero en un país diferente, lo más probable es que utilice un modelo de negocio similar. Sin embargo, si desea lanzar una solución comercial, deberá elegir un modelo de monetización:

  • suscripción _ Esta es quizás la forma más común de monetizar los servicios de gestión de documentos electrónicos. Según él, para poder acceder a su sitio, los usuarios deben pagar una cuota mensual o anual . El precio de dicha suscripción generalmente depende de las funciones disponibles, la cantidad de documentos disponibles para trabajar, etc.
  • Comisiones y honorarios . Si los usuarios realizarán transacciones financieras a través de su plataforma, como pagos en virtud de un acuerdo, puede cobrar una pequeña comisión por cada transacción de este tipo.
  • freemium _ Este modelo de monetización asume que proporcionará la funcionalidad principal del sistema a los usuarios de forma gratuita y, al mismo tiempo, los impulsará a comprar funciones adicionales. Tales características pagas pueden ser: sin anuncios, lista más grande , etc.
  • publicidad _ Esta es la forma más fácil de ganar dinero con su software. Puede integrar un espacio en él para mostrar publicidad contextual de otros servicios de Internet, bancos, firmas de abogados, marcas y más.

Arquitectura técnica del proyecto

Technical architecture of the electronic document management platform
Arquitectura técnica de la plataforma de gestión de documentos electrónicos. Fuente
La arquitectura del servicio de gestión de documentos electrónicos incluye una capa de presentación, una capa de aplicación comercial, una capa de soporte de complemento de servicio, una capa de infraestructura y una capa de soporte estándar.
  • Capa de presentación . Es un sistema de recepción y envío de documentos, gestión documental, búsqueda, autenticación, login, etc.
  • Capa de aplicación empresarial . Estos son varios microprocesos y elementos responsables de la captura de documentos y archivos, el esquema de clasificación, el procesamiento de autenticación, la recuperación de archivos, el almacenamiento de datos, la gestión de datos, la gestión de derechos, la gestión de registros, la gestión de usuarios, los informes estadísticos, la gestión de interfaces y más.
  • Nivel de complemento . Proporciona una variedad de herramientas de seguridad del sistema para sistemas de aplicaciones, que incluyen impresión electrónica, autenticación de identidad, firma digital, encapsulación de datos, hojas de cálculo, protección de derechos de autor, rol privilegiado y más.
  • Capa de infraestructura . Esta parte de la plataforma incluye equipos IAAS (Infraestructura como servicio) para computación en la nube y servicios IAAS.
  • Nivel de soporte . Estas son especificaciones estándar de la industria.

Backend, frontend y API

Frontend _ El desarrollo del diseño de la interfaz de usuario consta de varias etapas. Los warframes se crean primero, representaciones poco detalladas del diseño, implementadas como diagramas de flujo simples, que muestran los elementos y funciones clave de la interfaz. A continuación, se crean maquetas y prototipos: una representación del diseño en la forma en que lo verán los usuarios finales. Y al final se implementan en código de programa utilizando las siguientes tecnologías:Tecnologías frontales

Back-end. Para implementar el software y hardware de su plataforma de gestión de documentos electrónicos se utilizan las siguientes tecnologías:

  • Servidores web: nginx, apache.
  • Frameworks web: Ruby On Rails, Phoenix.
  • Lenguaje de programación: Ruby, Elixir, Python, PHP, Java.
  • Servidores de base de datos: PostgreSQL, MySQL.
  • Alojamiento: AWS, Google Cloud Platform, Microsoft Azure.
API (interfaz de programación de aplicaciones). Si planea conectar un software externo a su contraparte de Diya, estas son las API que puede usar: API para bricolaje analógico

Prueba y lanzamiento

La última etapa de desarrollo es una prueba exhaustiva del producto de software creado para detectar errores y el cumplimiento de los términos de referencia, que, entre otras cosas, incluye pruebas de usabilidad, seguridad, rendimiento, funcionalidad, etc. Una vez completadas las pruebas, la aplicación se publica en las listas de Apple App Store y Google Play, así como el trabajo del servicio de soporte y la recopilación de comentarios para el desarrollo posterior del servicio.

El costo de lanzar un análogo de Diia / Diya

El costo promedio de una aplicación móvil para la gestión de documentos electrónicos como la ucraniana Diya, según su complejidad y la ubicación del desarrollador.

El costo de lanzar un análogo de Diia

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