Як Розробити Сервіс Електронного Документообігу Подібного до Дія?

Зміст

#1. Додаток "Дія"
#2. Як розробити аналог Дія
#3. Ніша та цільова аудиторія
#4. Функціональні можливості
#5. Бізнес-модель і монетизація проекту
#6. Технічна архітектура проекту
#7. Бекенд, фронтенд і API
#8. Тестування та запуск
#9. Вартість запуску аналога Diia/Diya

Дія (Diia, або Diya) - це український мобільний додаток і веб-портал, запущені Міністерством цифрової трансформації України 20 лютого 2020 року. Мобільний додаток дає змогу використовувати цифрові документи у своїх смартфонах замість фізичних для ідентифікації особи та обміну цінностями. Тоді як вебпортал надає доступ до більш ніж 70 державних послуг через інтернет. За 2 роки роботи платформа стала дуже популярною серед громадян України (кожен другий українець скористався щонайменше однією е-послугою платформи) та здобула світове визнання як інноваційний держпродукт.

Далі ми розповімо, як працює цей проект, завдяки чому він став настільки популярним, а як розробити сервіс електронного документообігу (EDS) і надання держпослуг подібно до української Дія і скільки це коштує.

Додаток "Дія"

Дія (акронім від "Держава і я", з рос. - "Держава і я") - це український електронний сервіс державних послуг, запущений Міністерством цифрової трансформації України в рамках проекту "Держава в смартфоні". Спочатку це був лише мобільний додаток, розроблений насамперед для зберігання в одному місці та в електронному вигляді всіх необхідних документів, які можна буде використовувати як звичайні фізичні (паперові, пластикові) документи. Першими такими документами стали: паспорт закордонний паспорт, водійські права та свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу.

Через деякий час після запуску мобільного додатку територія "держави в смартфоні" почала поступово розширюватися. 2 квітня відбувся офіційний запуск веб-порталу державних послуг "Дія", на якому можна було отримати 27 державних послуг, зокрема стати підприємцем, змінити вид діяльності або припинити її. Також була доступна можливість отримати довідку про несудимість; оформити допомогу в разі народження дитини або щомісячне відшкодування вартості послуг із догляду за дитиною до трьох років; подати позов до суду; зареєструвати авто або отримати послуги, пов'язані з документами водія: оформити низку ліцензій, дозволів або отримати виписки з реєстрів.

Сьогодні "Дія" включає в себе шість наступних напрямків діяльності:

• Веб-портал. Онлайн-сервіс пропонує 70 державних послуг: реєстрація бізнесу, отримання соціальної допомоги, довідок, дозволів тощо. Усі послуги надаються швидко, просто, безпечно та "в одному вікні".
• Мобільний додаток. Додаток для смартфонів з електронними документами та даними про людину з держреєстрів. Зокрема, доступні біометричні паспорти (ID-картка, паспорт громадянина України для виїзду за кордон); реєстраційний номер картки платника податків (РНОКПП); довідка ВПО (внутрішньо переміщеної особи); свідоцтво про народження дитини; внутрішній COVID-сертифікат; зовнішній COVID-сертифікат.
• Цифрова освіта. Портал з онлайн-курсами: базовий курс із цифрової грамотності для вчителів, медпрацівників, чиновників, батьків; курси з бізнесу, підприємництва, інформаційних технологій, кібербезпеки, психології, освіти та багато інших.
• Портал для бізнесу. Онлайн-майданчик для підтримки українських підприємців, де вони можуть отримати консультації щодо відкриття бізнесу, розширення бізнесу, сплати податків тощо. Також на цьому порталі можна взяти участь у різноманітних програмах з фінансової підтримки місцевого бізнесу, наприклад експертна фінансова допомога бізнесу.
• "Дія. Центри". Онлайн-центри адміністративного обслуговування. Громадяни можуть використовувати їх для отримання всіх необхідних їм державних послуг за одне відвідування. На момент написання статті (5 листопада 2022 року) цей функціонал тільки тестується і поки що не доступний громадянам. Після запуску на цій платформі можна буде оформити субсидію; укласти договір із надавачами державних і комунальних послуг; отримати фінансову підтримку як переселенець і багато-багато іншого.
• Дія.Сіті. Спеціальний правовий і податковий простір для міжнародних та українських IT-компаній. Через цей онлайн-сервіс можна вести бізнес так само просто, як в Естонії та Сінгапурі. Тут створено комфортні податкові умови та ефективні онлайн-інструменти для вигідного, простого і зручного ведення бізнесу в Україні.

Як розробити аналог Дія

Оскільки мобільний додаток і веб-портал Дія працюють з безліччю державних послуг і конфіденційними даними, це рішення повинно бути не тільки зручним, зрозумілим і мати приємний дизайн, а й забезпечувати високий максимальний рівень безпеки. Також подібне програмне забезпечення повинно мати високу пропускну здатність, якої буде достатньо для обслуговування мільйонів звичайних користувачів і десятків тисяч компаній.

Домогтися всього цього можна тільки за допомогою кастомного розроблення, оскільки готові рішення - це завжди ризики безпеки, шаблонний дизайн, обмеження за функціоналом і пропускною спроможністю додатку. Крім цього, розробляти настільки складне програмне рішення повинна високопрофесійна команда розробників з досвідом запуску подібних рішень, така як Merehead. Тільки така команда зможе врахувати всі нюанси розроблення подібних проектів.

Ніша та цільова аудиторія

Проєкт "Дія" орієнтований на надання держпослуг і роботу з різними документами, довідками та ліцензіями, які надаються приватним особам і бізнесу державою. Під час запуску свого аналога "Дія" ви можете обрати такий самий напрямок, але лише за умови, що ви або представляєте державу, або маєте достатньо впливу, щоб залучити її до свого бізнес-проекту. Без цього неможливо створити застосунок, "картинки" з якого матимуть ті самі юридичні права, що й звичайні паперові (фізичні) документи.

Але це не єдиний варіант. Ви можете обрати іншу нішу для вашого сервісу електронного документообігу. Причому це може бути як корпоративне рішення, що працюватиме в рамках однієї компанії, так і якесь нейтральне рішення, до якого зможуть долучитися всі охочі, наприклад, у сфері логістики, медицини, маркетингу, освіти або сільського господарства.

Головне, щоб ніша відповідала кільком критеріям:

• Документи повинні мати цінність для учасників обраного ринку, компанії або країни, наприклад підтверджувати особу людини, право власності або право вести якусь діяльність (ліцензія).
• Документи мають обертатися між кількома учасниками з різнорідними системами документообігу. Наприклад, вам не потрібна система електронного документообігу, якщо вона працюватиме тільки всередині одного ресторану. Але вона буде потрібна, якщо документи рухаються між кількома ресторанами, рестораном і банком, рестораном і постачальниками продуктів і обладнання, рестораном і державою.
• Для вас дуже важлива швидкість роботи з документами. Якщо вам потрібна максимально швидка обробка (перевірка) документів, то вам точно потрібно відмовитися від ручних процесів на користь електронного документообігу.
• Ваші документи можна підробити. Якщо документи, які ви хочете оцифрувати, практично неможливо підробити і для вас це основний критерій їх використання, то, можливо, вам і не потрібна нова EDS.

Функціональні можливості

Узгоджена файлова структура. Для створення онлайн-сервісу електронного документообігу вкрай важливо розробити просту структуру файлової системи, яку користувачі зможуть швидко зрозуміти й освоїти. Зазвичай у подібних проєктах використовують деревоподібну структуру, оскільки вона є звичною для користувачів (саме цей тип файлової структури використовується у Windows, Apple та Android) і її просто реалізувати. Крім того, деревоподібна файлова структура добре розподіляє документи, виходячи з їхньої значущості та відношення до якоїсь категорії.

Настроювані правила тегів та іменування. Друга важлива особливість сервісів електронного документообігу - можливість позначати контент і його власників згідно з правилами і вимогами конкретної організації. Це дуже сильно спрощує роботу з документами. Крім того, стандартизація іменувань і тегів допоможе з автоматизацією пошуку, обробки та редагування документів.

Доступність на різних платформах і пристроях. Ваше рішення має нормально працювати на всіх настільних і мобільних пристроях, забезпечуючи плавний і безперешкодний користувацький досвід. При цьому це правило стосується не тільки роботи вашої платформи на ОС Windows, Apple або Android, а й адаптації розмірів екрана і файлів до розміру і роздільної здатності екрана пристрою, який в даний момент використовує користувач вашого онлайн-сервісу.

Проста інтелектуальна пошукова система. Якщо у вашій системі буде дуже багато файлів, користувачам знадобиться зручний інструмент для пошуку потрібних йому документів за назвою, датою, типом, джерелом та іншими. Тому вам потрібно створити систему, в якій ви зможете шукати документи, використовуючи якомога більше критеріїв, включно із заголовком, датою, категорією, тегом і автором.

Управління версіями завантажених файлів. Якщо ваш продукт буде орієнтований на корпоративний або приватний сектор, то він повинен не просто зберігати останній завантажений файл, а й мати можливість відстеження історії змін конкурентного файлу. Це важливо, наприклад, для спільної роботи над одним документом, бухгалтерської звітності, юридичних документів тощо. Крім того, ця функція дає змогу створювати резервні копії документів.

Спільна робота над файлами, редагування. Ця функція дає змогу кільком користувачам бачити і редагувати документи, як це реалізовано, наприклад, у Google Docs. Крім редагування документів, цей функціонал також має містити можливість встановлювати і налаштовувати різні типи доступу до файлів і можливість перемикатися між ними.

Інтеграція зі стороннім ПЗ і сервісами. Дослідження показують, що в середньому малий бізнес використовує понад 100 різних програмних продуктів, великі підприємства - понад 280. Ваше рішення для управління електронним документообігом має інтегруватися з найбільш популярними ПЗ. Це поліпшить користувацький досвід використання вашої платформи і допоможе виділитися серед конкурентів. Конкретний список інтеграцій залежить від ніші, цільової аудиторії та країни. Зазвичай це банки, фіскальні служби, чати, електронна пошта, соціальні мережі, маркетингові інструменти тощо.

Масштабоване сховище файлів. Коли справа доходить до зберігання ваших даних, краще мати більше, ніж менше. Звичайні системи управління файлами або документами покладаються на хмарні рішення для зберігання даних, оскільки їх легко масштабувати відповідно до потреб конкретної компанії. Ми також рекомендуємо використовувати цей підхід, але з невеликим доповненням - потрібно додати можливість роботи з документами в офлайн-режимі. Це невелике поліпшення здатне сильно підвищити користувацький досвід.

Налаштування безпеки та конфіденційності. Документи, завантажені у вашу систему електронного документообігу, мають бути захищені на всіх рівнях - від перевірки автентичності користувача і стійкості до зовнішніх загроз і класів доступу до документів. Крім того, також важливо мати можливість вказати рівень конфіденційності документів і налаштувати доступ до них для ваших співробітників, партнерів, клієнтів, звичайних користувачів та інших ролей.

Автоматична генерація файлів. Ви також можете додати у ваш сервіс можливість генерації документів, наприклад для створення контрактів, звітів, таблиць і графіків на заздалегідь створених шаблонах. Це спростить багато рутинних процедур і знизить кількість людських помилок. Дуже корисна функція.

Оптичний зчитувач символів. Розгляньте можливість додавання оптичного зчитувача символів (OCR) у свій продукт. Це дасть змогу вашим користувачам зчитувати друкований і рукописний текст і завантажувати його на вашу платформу в автоматичному режимі. Це дуже складна функція, тому її краще не розробляти з нуля, а знайти постачальника такого роду рішення та інтегрувати його у вашу онлайн-систему електронного документообігу.

Архівування документів. Наступна можливість, яка може знадобитися вашим користувачам, - архівування неактуальних файлів і документів, пов'язаних із завершеними проєктами. Це буде дуже корисно, якщо партнерські відносини ваших клієнтів тривають десятиліттями. Крім того, це також може бути обов'язковою галузевою вимогою для деяких ніш.

Перетворення типу файлу. Інтеграція конвертера документів у вашу платформу управління документами підвищить ефективність робочого процесу користувачів, наприклад якщо їм потрібно перетворити текстовий документ Word або таблицю Excel на PDF. Під час реалізації цього функціоналу не забудьте додати можливість пакетного перетворення. Незважаючи на всю очевидність користі цієї опції, багато компаній чомусь часто просто забувають її додати.

Електронний підпис. Ще одна опція, без якої неможливо уявити систему електронного документообігу. Він дасть змогу вашим користувачам (компаніям, їхнім співробітникам) легально підписувати документи. Як і у випадку з OCR, цю функцію краще не створювати з нуля, а використовувати відповідне API.

Офлайн-доступ. Переконайтеся, що ваша платформа для електронного документообігу дозволяє користувачам переглядати, редагувати та завантажувати файли, коли це необхідно. Це буде корисно в тих випадках, коли неможливо забезпечити стабільне інтернет-з'єднання або коли вашим клієнтам потрібне рішення, що забезпечує максимальну економію енергії.

Бізнес-модель і монетизація проекту

Українська Дія - це державний застосунок і веб-портал, які надають свої послуги користувачам на безоплатній основі. Це не означає, що на майданчику все безкоштовно. Платні послуги є, наприклад відновлення або обмін водійського посвідчення в Дії коштує 219 грн (близько $6), але це вартість послуги за замовчуванням, і її розмір не залежить від того, використовуєте ви Дію чи ні.

Якщо ви створюєте свій аналог Дія, але в іншій країні, ви, найімовірніше, будете використовувати аналогічну бізнес-модель. Однак якщо ж ви хочете запустити комерційне рішення, то вам потрібно буде вибрати модель монетизації:

• Підписка. Це, мабуть, найпоширеніший спосіб монетизації сервісів електронного документообігу. Згідно з ним для отримання доступу до вашого майданчика користувачі мають вносити щомісячну або щорічну плату. Ціна такої підписки зазвичай залежить від доступних функцій, кількості доступних для роботи документів тощо.
• Комісії та збори. Якщо користувачі здійснюватимуть через вашу платформу фінансові транзакції, наприклад оплату за договором, то ви можете стягувати невелику комісію з кожної такої транзакції.
• Freemium. Ця модель монетизації передбачає, що основний функціонал системи ви надаватимете користувачам безоплатно і водночас підштовхуватимете їх до купівлі додаткових функцій. Такими платними функціями можуть бути: відсутність реклами, більший лістинг тощо.
• Реклама. Це найпростіший варіант заробити на вашому ПЗ. Ви можете інтегрувати в нього простір для показу контекстної реклами інших інтернет-сервісів, банків, юридичних контор, брендів тощо.

Технічна архітектура проекту

Архітектура сервісу електронного документообігу містить у собі рівень представлення, рівень бізнес-додатків, рівень підтримки модулів служби, що підключаються, рівень інфраструктури та стандартний рівень підтримки.

• Рівень представлення. Це система приймання та відправлення документів, управління документообігом, пошук, автентифікація, вхід тощо.
• Рівень бізнес-додатків. Це різні мікропроцеси та елементи, що відповідають за захоплення документів і файлів, схему класифікації, обробку автентифікації, витяг файлів, зберігання даних, управління даними, управління правами, управління журналами, управління користувачами, статистичні звіти, управління інтерфейсом та інше.
• Рівень підключаємих модулів. Являє собою безліч інструментів для забезпечення системної безпеки для прикладних систем, включно з електронним друком, автентифікацією особистості, цифровим підписом, інкапсуляцією даних, електронними таблицями, захистом авторських прав, привілейованою роллю та багатьом іншим.
• Рівень інфраструктури. Ця частина платформи включає обладнання IAAS (Infrastructure as a service) для хмарних обчислень і послуги IAAS.
• Рівень підтримки. Це специфікації галузевого стандарту.

Бекенд, фронтенд і API

Фронтенд. Розробка дизайну користувацького інтерфейсу складається з декількох етапів. Спочатку створюються варфрейми - низькодеталізоване представлення дизайну, реалізоване у вигляді простих блок-схем, де відображено ключові елементи та функції інтерфейсу. Далі створюються мокапи і прототипи - уявлення дизайну в тому вигляді, в якому його побачать кінцеві користувачі. І врешті вони реалізуються в програмному коді за допомогою таких технологій:

Бекенд. Для реалізації програмно-апаратної частини вашої платформи електронного документообігу використовуються такі технології:

• Веб-сервери: nginx, Apache.
• Веб-фреймворки: Ruby On Rails, Phoenix.
• Мова програмування: Ruby, Elixir, Python, PHP, Java.
• Сервери баз даних: PostgreSQL, MySQL.
• Хостинг: AWS, Google Cloud Platform, Microsoft Azure.

API (Application Programming Interface). Якщо ви плануєте підключити до вашого аналога Дія зовнішні ПЗ, ось APIs, які ви можете використовувати:

Тестування та запуск

Останній етап розробки - це всебічне тестування створеного програмного продукту на наявність помилок і відповідність технічному завданню, що, крім іншого, передбачає тестування юзабіліті, безпеки, пропускної здатності, функціональності тощо. Після завершення тестування застосунок публікують у лістингах Apple App Store і Google Play, а також налагоджують роботу служби підтримки та збору зворотного зв'язку для подальшого розвитку сервісу.

Вартість запуску аналога Diia/Diya

Середня вартість такого мобільного додатку електронного документообігу, як українська Дія, залежно від його складності та місця розташування розробника