// Кодирование

Как использовать Jira (Джиру) для Управления Проектами

Jira – один из самых универсальных инструментов управления проектами в сферах финансов, разработки программного обеспечения, маркетинг, HR-менеджмента....

Содержание

#1. Многие ненавидят конфигурацию Jira
#2. Оптимальный рабочий процесс
#3. Хитрости общего пользования
#4. Несколько трюков для упрощения жизни
#5. Своя поисковая система
#6. Навигационные ссылки
#7. Доступ к базе данных Jira
#8. Станьте частью сообщества
#9. Интеграции расширяют возможности
#10. Скриншоты Usersnap
#11. Чаты и Jira
#12. Github – ключ успешной разработки
#13. Другие инструменты
#14. Заключение

Jira – один из самых универсальных инструментов управления проектами в сферах финансов, разработки программного обеспечения, маркетинг, HR-менеджмента. Этот сервис отлично подходит как для небольших команд, так и для корпоративного использования.

Jira полезен для организации рабочего процесса, набора сотрудников, управления обновлениями политики компании, отслеживания собеседований с кандидатами и брендами, организации мероприятий.

Это отличный инструмент для отслеживания времени и ошибок, а также оценки навыков каждого сотрудника. Он предлагает широкий спектр возможностей для любой команды. Но в этом есть и минус. Во всем функционале легко потеряться, особенно неопытному руководителю. Некачественная организация проекта внутри Jira приводит к запутанному журналу действий, из-за чего даже сотрудники не могут разобраться в целях проекта.

Сегодня речь пойдет не об основах Jira. Они отлично описаны в документации, потому не имеет смысла повторяться. Статья расскажет о некоторых типах рабочего процесса, хитростях использования Jira, частых ошибках и полезных интеграциях.

Многие ненавидят конфигурацию Jira

Одна из главных сложностей Jira заключается в необходимости предварительно настроить сам проект. Создание стандартного рабочего процесса кажется очень простой задачей. Обычно рабочего процесса хватает для небольших проектов. Но через пару месяцев у любого руководителя появиться более масштабный заказ, придется организовывать больше индивидуальных задач.

В такой момент каждый открывает для себя такие вещи, как схемы рабочих процессов, переходы, экраны проблем, разрешения, схемы конфигурации проблем, журнал событий и многое другое, о чем никогда ранее даже не возникало мысли. Это может стать большой трудностью, если руководитель понятия не имеет, как все это связано.

Рабочий процессJira для Управления Проектами

Элементы рабочего процесса, требующие конфигурации. Источник изображения

Обычно, когда компания покупает новый инструмент, они не прилагают дополнительных усилий к настройке. Некоторые даже не думают об обучении своих сотрудников, ошибочно считая, что любой инструмент управления проектами по умолчанию должен быть простым.

Учитывая, что в большинстве случаев руководитель работает над проектами определенного направления, ему не нужно каждый раз создавать уникальные настройки. С этой целью Jira предлагает шаблоны рабочих процессов. Но шаблон не учитывает индивидуальных потребностей.

Как правило, руководитель имеет несколько заготовок для управления проектами. Каждый раз их нужно настраивать. Даже опытному пользователю это может доставить проблем, если он забудет поставить какую-то галочку.

Чтобы избежать такого исхода, достаточно использовать функцию «Create with Shared Configuration». Эта опция полезна, когда проект имеет те же схемы и конфигурации. Важно, что описание, участники и компоненты не копируются. Повторяется лишь основная конфигурация, которая состоит из таких элементов:

  • схема разрешений;
  • схема уведомлений;
  • схема безопасности вопроса;
  • схема типа проблемы (задачи);
  • схема экрана проблемы;
  • схема конфигурации поля.
 

Примечательно, что остается возможность вносить изменения в схему в любом из проектов, который зависит от исходного. Но в таком случае правки будут реализованы во всех связанных конфигурациях. Потому рекомендовано вносить изменения только в том случае, если найден более эффективный вариант.

Оптимальный рабочий процесс

Правильная организация рабочего процесса в Jira – это практически половина успеха управления проектом. Существуют десятки подходов в зависимости от типов задач, сферы работы, размера команды и других факторов. Сообщество Jira разработало оптимальные шаблоны рабочего процесса для большинства проектов.

Каскад

Модель хорошо подходит для команд по разработке сайтов. Она получила широкое применение благодаря тому, что соответствует видению клиента относительно создания сайта.

Так, разработчики оценивают этот процесс модульно. Однако клиент считает, что сайт создают постранично. Убедить его в обратном довольно сложно, поскольку модульная оценка сайта основана на технических знаниях.

Jira для Управления Проектами каскадная модель

Каскадная модель рабочего процесса. Источник изображения

Значительно проще было сделать модульный процесс написания сайта на основе постраничной модели. Таким образом, команда разработчиков не отходит от метода модульного программирования, но в любой момент может предоставить клиенту визуальное отображение страницы.

HR процесс

HR-менеджмент играет все более важную роль в развитии компании. Конкуренция на каждое место растет, потому оценивать потенциальных сотрудников намного сложнее. Соответственно, необходим определенный алгоритм работы.

Jira для Управления Проектами модель

Модель рабочего процесса HR-менеджмента. Источник изображения

Jira предоставляет возможность создать подходящий рабочий процесс. По сути, он чем-то похож на каскад, поскольку имеет последовательность действий. Этот подход позволяет ничего не упустить, получить полную информацию о каждом кандидате, а также детально проанализировать лучших конкурентов.

Трехступенчатый процесс

Этот метод подойдет для большинства мелких проектов. Он является аналогом простой канбан доски и состоит из трех элементов: «Нужно сделать», «В процессе», «Готово».

Идея заключается в решении задач, не требующих сложного планирования или тестирования. Он позволяет быстро определить исполнителей, установить сроки, но обладает низкой гибкостью. В случае каких-то недоработок указать на ошибки можно лишь путем общения, нежели отметок под задачей.

Большой старт-ап

Этот подход хорош для начинающих проектов с широким охватом, а также для решения корпоративных задач. Он включает в себя большинство элементов рабочего процесса Jira (от журнала действий до тестирования, пользовательской оценки и отслеживания ошибок). Рассчитан на большие команды. В то же время требует больше контроля.

Важно! Наведенные примеры – это лишь наиболее используемые шаблоны, но вариантов существует намного больше. Стоит понимать, что даже при выборе одного из этих подходов необязательно строго его придерживаться. Руководитель может реализовать любую идею касательно расширения рабочего процесса, если видит объективные плюсы.

Хитрости общего пользования

Еще раз: Jira – инструмент управления проектами. Прежде всего он создан для руководителей. Но многие пользователи решают, что такие сервисы по умолчанию должны автоматизировать работу. На самом же деле они лишь упрощают организацию.

Не забывать о простоте

Хороший руководитель тот, который учитывает требования подчиненных. Это действительно так. Но в этом контексте нужно правильно толковать понятия. «Учитывать» не значит «всегда удовлетворять». Что это значит?

Многие пользователи хотят иметь определенный статус для своего раздела. К примеру, разделу «To Do» может соответствовать статус «Открыт», «Повторная работа». Иногда это действительно может быть хорошим подходом, поскольку делает разветвленную сеть и позволяет детальнее отслеживать ход работы.

Но в больших проектах это приводит к сложности и множеству переходов, которые в итоге замедляют работу. Во-первых, руководителю необходимо больше времени, чтобы узнать о прогрессе в конкретной задаче. Во-вторых, участникам проекта труднее следить за решением проблем, от которых зависит их задача.

Вместо этого стоит стремиться к простой масштабируемости. Как это сделать? Проверять прогресс каждой задачи и оценивать, необходимо ли создавать для нее подзадачи или добавлять участников.

Собирайте правильную команду

Допустим, у руководителя в постоянном подчинении 100 человек. Но для успешного выполнения проекта необходимо лишь 40. Стоит ли добавлять всех? Нет. Это как готовка: чем больше поваров на одно блюдо, тем оно получится хуже.

Потому нужно следовать двум правилам:

  1. Собирать наиболее эффективных сотрудников в конкретном направлении.
  2. Строго придерживаться необходимого количества сотрудников.
При этом нельзя брать исполнителя под конкретную задачу. Почему? После ее выполнения он не сможет принести пользу проекту.

Разделяйте задачи и делегируйте полномочия

«Хочешь что-то сделать – сделай это сам» один из худших подходов в работе. Также плохо доверять лишь нескольким членам команды. Потому не стоит бояться передать кому-то часть полномочий в большом проекте. Контролировать ход выполнения будет намного проще.

Jira для Управления Проектами принципы

Принципы делегирования полномочий. Источник изображения

Также, в больших проектах рекомендовано разделять сложные задачи на подзадачи. Во-первых, это создаст четкую структуру рабочего процесса. Во-вторых, ускорит работу, поскольку она будет последовательной. В-третьих, упростит оценку каждого сотрудника.

Умелый руководитель использует сервисы вроде Jira как инструмент-помощник. Плохой руководитель использует его как замену себе, пуская работу на самотек. Но важно помнить, что даже при обращении к таким сервисам принципы управления проектами остаются неизменными.

Несколько трюков для упрощения жизни

Длительное и расширенное использование совершенно любого инструмента дает понять, что иногда отклонение от инструкций повышает эффективность. Кроме того, руководитель осознает, что некоторые функции можно использовать не по назначению. Jira имеет огромный функционал, соответственно насыщена разными трюками.

Своя поисковая система

Поисковые движки повышают рейтинг сайта, который уменьшает количество необходимых кликов для достижения цели (к примеру, покупке товара). Повысьте для себя рейтинг своего проекта, уменьшив количество кликов для перехода к определенным разделам или подзадачам. Как это сделать?

Jira для Управления Проектами движок

Создание своего поискового движка. Источник изображения

В Chrome добавьте пользовательскую поисковую систему через «Настройки» > «Управление поисковыми системами». В первые две строки стоит указать поисковый запрос (к примеру, это может быть буква «t»), а в последней – соответствующий адрес (к примеру, ссылка на конкретную подзадачу).

Это полезная возможность для больших проектов, когда нужно контролировать много процессов. По такой аналогии работают продукты Adobe. Вместо выбора конкретного действия через панель навигации можно назначить неограниченное количество горячих клавиш. Запомнив их можно намного быстрее достигать цели.

Навигационные ссылки

Для работы над проектом всегда создаются общие чаты в каких-то мессенджерах. Также, многие проекты требуют постоянного отслеживания положения дел компании-заказчика. Можно сделать вкладки в браузере или сохранить постоянную ссылку на рабочем столе. Но Jira позволяет не занимать такими ссылками свое пространство.

Внутри проекта есть опция «Добавить ссылку» и указать URL-адрес, по которому часто переходят все участники проекта. Также туда можно добавить электронный адрес любого контактного лица. Это значительно повысит продуктивность команды.

Доступ к базе данных Jira

Кто сказал, что базы данных – исключительно конфиденциальная информация? В базе хранится все, что связано с действиями на сайте или его сервисе. Руководителю проекта стоит получить доступ к базам Jira. Как это сделать?

Платная услуга. Компания Jira обеспечивает доступ к проекту, с которым связан руководитель. Уровень доступа – «Только для чтения». Зачем это нужно? Что понимать структуру данных, эффективно очищать схемы и проводить аудит по работе над проектом. Такой доступ раскрывает много загадок и дает руководителю возможность взглянуть на проект под другим углом.

Станьте частью сообщества

Многие забывают, что популярность приложения означает наличие большого и опытного сообщества. А это является одним из лучших и наиболее простых трюков. Почему? Потому что обучение на практике других пользователей дает возможность одним из первых узнавать о трюках, которых даже нет в сети.

Интеграции расширяют возможности

Одна из ключевых хитростей любого инструмента управления проектами – интеграция с другими приложениями. Чем их больше, тем удобнее работать командам. Jira обеспечивает доступ практически ко всем сервисам: Timesheets, Outlook, Adobe, Google, Evernote и т.д. Некоторые из них очень сильно повышают эффективность рабочего процесса.

Скриншоты Usersnap

Один из элементов работы с Jira – создание полноценного отчета о выполнении задачи. Но его оформление может быть не простой задачей. Прежде всего это связанно с необходимостью выполнять сотни простых действий, которые в совокупности занимают много времени. Но эту задачу можно упростить. Один из способов – интеграция с Usersnap.

Jira для Управления Проектами отчет

Отчет о работе с Usersnap. Источник изображения

Для этого необходимо вставить на сайт или его прототип виджет Usersnap. Сделав с его помощью скриншот об ошибке, сотрудник сможет добавлять метаинформацию о сеансе (ОС, версию браузера, используемые технологии и т.д.). Это упростит анализ ошибки. Соответственно, ее исправление также станет легче.

Чаты и Jira

Как руководитель общается с командой при удаленной работе? С помощью чатов. Slack - один из самых известных сервисов для корпоративного использования. Благодаря такой интеграции можно упростить коммуникацию в команде, получать уведомления о всех изменениях непосредственно в Slack, а не на почту, узнавать о новых статусах. Это ускорит решение каждой проблемы.

Hipchat Use Jira for Project Management

Интеграция Jira с Hipchat. Источник изображения

Jira обеспечивает интеграцию с большинством чатов, вроде HipChat. Независимо от того, какой чат ваша команда предпочитает, вы всегда можете связать его с проектом.

Github – ключ успешной разработки

Jira стал очень популярным инструментом среди разработчиков программного обеспечения. Такие специалисты практически неразрывно связанны с Github. Благодаря интеграции с Jira команда проекта сможет видеть созданные ветки и коммиты, благодаря чему будет вовремя использовать лучшие практики в написании кода для какого-то приложения.

Github Jira для Управления Проектами

Интеграция Jira с Github. Источник изображения

Другие инструменты

Jira также можно интегрировать с другими инструментами управления проектами, вроде Trello, или Asana. Если вы работаете над крупным проектом и для выполнения какой-то задачи некоторые сотрудники предпочитают использовать другой инструмент, можно реализовать такую интеграцию. Таким образом, руководитель всегда будет в курсе всех действий, независимо от места их выполнения.

Заключение

Вы недавно узнали о Jira и успели в ней разочароваться? Попробуйте выполнить часть этих трюков и сразу поменяете отношение к сервису. Вы опытный руководитель? Тогда у вас точно есть набор собственных наработок. Как вы используете Jira и какие хитрости вам известны?

Отзывы наших клиентов

Разработка экосистемы, предназначенной для предоставления разнообразных услуг цифровым активам под одной оболочкой на основе технологии блокчейна

Отправить сообщение

Имя *
Email *
Телефон
Сообщение
 

Если у Вас есть вопросы, напишите нам в месенджер.

Telegram

С 2015 года мы помогаем клиентам реализовать идею в лучший способ.

Подпишитесь на свежие статьи

Get more content from top experts.

Продолжая использовать сайт, Вы даете согласие использовать cookie в соответствии с нашей политикой в отношении cookie.
×