Система Управления Проектами Асана

Содержание

#1. Основные черты
#2. Зависимости
#3. Календари
#4. Отчетность
#5. Администрирование
#6. Коммуникация и командная работа
#7. Безопасность
#8. Недостатки
#9. Интеграции
#10. Стоимость
#11. Заключение

Сегодня руководители работают с командами по всему миру. Это создает целый ряд трудностей, с которыми не столкнется офисная команда, среди которых проблемы коммуникации, обсуждения конкретного вопроса, полноты информации.

Также появляются сценарии, в которых руководитель не имеет возможности общаться с определенным сотрудником более одного-двух раз в неделю. Затрудняется постоянный контроль над всеми вопросами, которые задают подчиненные. Особенно если руководитель управляет несколькими командами одновременно.

С этой целью были разработаны сервисы управления проектами. Руководитель ищет в них инструмент, который поможет управлять беседой, систематизировать отчетность, анализировать навыки сотрудников и организовать работу в целом.

Одним из таких сервисов стал Asana. Он довольно популярен среди многих руководителей как малых, так и крупных проектов. Компания может похвастаться такими известными клиентами, как NASA, Redbull и The New York Times, а также партнерством практически с каждым брендом, вроде Slack, Adobe или Dropbox.

Основные черты

Asana – облачный сервис. В основе лежит организация проектов, назначение исполнителей, определение приоритетов и сроков. Функционал позволяет детально отслеживать рабочий процесс, гарантируя четкое и своевременное выполнение поставленных задач.

Сервис предоставляет возможность выбора между двумя основными способами организации процесса (списки или доска Канбан). Однако сегодня невозможно преобразовать проект из доски в список и наоборот. Потому необходимо учесть предпочтения большинства при создании проекта.

Организация проектов разбивается на три элемента: разделы – задачи – подзадачи. Задачи можно классифицировать, отмечая их разными цветами или добавляя определенные теги. В основе каждого проекта лежит название компании, для которой выполняется работа, сроки и описание.

Независимо от того, использует ли руководитель доску или список для организации проекта, он может перетаскивать задачи, чтобы изменить порядок их выполнения.

Задачи и подзадачи назначаются конкретным сотрудникам. Каждый, кто является участником задачи, а также руководитель проекта могут оставлять комментарии. Так реализована быстрая дискуссия о каждой части проекта.

Одна из особенностей Asana заключается в том, что можно быстро начать работу, выбрав шаблон в соответствии с тематикой проекта. Также сервис позволяет создавать собственные шаблоны для разных типов проектов. Потому, если вы аккуратно организовали свою работу, можно сохранить общий вид, чтобы использовать его в будущем.

В платных моделях использования сервиса доступна временная шкала. Внешне она напоминает диаграммы Ганта. Данная шкала связывает все сроки, задачи и членов команды в зависимости от классификаций.

Зависимости

Asana позволяет ставить задачи в зависимости от других. Таким образом можно организовать последовательное выполнение всех целей и более эффективную работу над проектом. Также это позволяет обнаруживать узкие места проекта и убедиться, что каждый сотрудник чем-то занят.

Календари

Сервис обеспечивает несколько способов просмотра задач и их выполнения. Один из них – временная шкала, о которой сказано выше. Также есть календари и график времени, которые доступны в базовом (бесплатном) варианте.

Существует два вида календарей. Первый, «личный», который создается каждым сотрудником с учетом собственных задач. Второй – общий, который позволяет отслеживать ход выполнения проекта. Он полезен, когда необходимо спланировать работу ближайшие дни или отпуск (если проект длительный).

Временная шкала показывает, как задачи переходят друг в друга. Она дает сотруднику представление о том, какова его роль на конкретном этапе работы над проектом.

Отчетность

Основной способ отчета о проделанной работе – комментирование задачи. Примечательно, что сам сервис не позволяет закрыть рабочий день, если есть невыполненная задача с датой текущего дня. При таком сценарии руководитель и ответственный сотрудник получают уведомления. Один из них должен изменить дату выполнения, а также указать причину переноса сроков.

Руководитель может устанавливать статус проекта (зеленый, желтый, красный), чтобы команда знала, насколько хорошо идут дела. Также, каждый сотрудник может писать статус своей задачи во вкладке «Progress». Это особенно важно, если от его задачи зависят многие сотрудники и дальнейший ход работы.

При выполнении задачи руководитель может поставить напротив нее галочку. Таким образом исполнитель узнает, что никаких правок вносить не придется, а остальные сотрудники будут знать о положении дел в проекте.

Администрирование

В первую очередь сервисы, вроде Asana, необходимы руководителям проекта. Потому очень важно знать о возможностях управления проектом и доступом к нему.

Очевидно, что ключевая возможность – добавление участников проекта. Количество зависит от тарифного плана, который выбран руководителем. Команды создаются на основе обязанностей, степени вовлеченности в проект или, как минимум, наибольшей релевантности человека к организации.

Поверх участников проекта, руководитель может добавлять продавцов, подрядчиков или партнеров в качестве гостей. По умолчанию у гостя ограниченный доступ (он не может вносить правки, скачивать файлы без разрешения руководителя, менять сроки и т.д.). Но руководитель может настроить доступ каждого гостя (к примеру, разрешить комментировать задачи).

Если проект слишком большой, руководитель может назначить своих помощников, установив для них соответствующий статус. Они будут иметь больше возможностей внутри проекта (добавление и удаление участников, настройка доступа и т.п.).

Коммуникация и командная работа

Инструменты по управлению проектами созданы с целью организации команды, участники которой могут работать удаленно. При таком сценарии важны возможности коммуникации внутри сервиса. Такие инструменты и получили превосходство над общением через электронную почту или мессенджеры, поскольку предоставляют весь необходимый функционал для обсуждения проекта.

Первый элемент – описание проекта. В нем руководитель указывает сроки, заказчика, основные идеи, направление, нюансы работы, целевую аудиторию и другие вопросы, которые хоть как-то оказывают влияние на бизнес и на сам проект. Таким образом, получив доступ к проекту, каждый участник сразу понимает общую концепцию и может создавать план совей работы.

Основной способ коммуникации – комментарии к задачам. Они позволяют обсудить любые ошибки или нововведения, не выходя за пределы самой задачи. Если бы работа проходила в офисе, то комментарий играл бы роль вызова сотрудника к руководителю в кабинет. Также в Asana доступны заметки, если необходимо уточнить какой-то небольшой элемент без обсуждения.

Обсуждения – еще одна возможность Asana. Когда появляются нововведения или меняются приоритеты, руководитель может создать обсуждение и пригласить в него всех сотрудников, которых касается информация. Это позволяет не засорять проект избытком данных.

Для каждой задачи можно делать вложения или обмениваться файлами внутри всего проекта. На сервисе нет ограничений по использованию памяти хранилища, потому можно добавлять файлы любого размера и в любом количестве.

В качестве повышения командного духа реализована возможность ставить отметку «Мне нравится» под каждой задачей, комментарием или файлом. Таким образом сотрудники могут моментально выразить свое положительное отношение к чьим-то действиям.

Безопасность

Asana имеет сертификат SOC 2 (тип 1 и 2) по контролю системы, обеспечению безопасности и конфиденциальности. Данный сертификат предоставляет гарантии целостности и сохранности данных от несанкционированного доступа. Сертификат SOC 2 предоставляется независимыми экспертами в области безопасности после проведения проверок рабочих процессов компании и ее методов предоставления услуг.

Сервис использует систему контроля git. Так, изменения в кодовой базе проходят ряд автоматических тестов, после чего дополнительно проходят ручное тестирование. Изменения тестируются повторно до достижения возможности их реализации.

Веб-соединения осуществляются через протокол TLS 1.1 и выше. Эти протоколы обеспечивают ассиметричное шифрование и коды аутентичности сообщений, что обеспечивает их надежность, а также целостность во время отправки.

Недостатки

Сервис действительно обеспечивает отличную организацию работы над проектами. В своем роде он один из лучших и альтернативу ищут редко. Тем не менее, существует ряд недостатков, на которые часто жалуются как руководители проектов, так и исполнители:

• невозможно объединить личные и общие календари;
• много автоматических оповещений по почте, которые нельзя отключить;
• для изучения всего потенциала требуется слишком много времени;
• офлайн доступ только через приложение на смартфоне;
• нет возможности преобразовать список в доску и наоборот;
• ограниченность горячих клавиш (к примеру, создание новой задачи комбинацией «Ctrl+N»).

Обширный функционал стал не только преимуществом, но и недостатком Asana. Это замечается в больших проектах, где руководитель постепенно начинает использовать все возможности сервиса. При неправильном обращении с некоторыми функциями проект может стать сложным и запутанным. Иногда дело доходит до необходимости создания проекта заново.

Иными словами, несмотря на качественную и детальную документацию сервиса, его изучение и использование остается сложным. Для постоянной эффективности в сложных проектах необходимо быть опытным пользователем. Это стало причиной выбора более простых альтернатив.

Частая жалоба руководителей заключается в том, что к задаче можно назначить только одного человека. Казалось бы, эта проблема решена на стадии релиза сервиса, путем добавления подзадач. Но иногда проще добавить к задаче несколько человек, нежели разбивать ее на несколько этапов.

Интеграции

Компания Asana сотрудничает с сотнями брендов по всему миру, благодаря чему возможна интеграция их сервиса с другими приложениями. Это сильно упрощает работу, поскольку для каждого проекта используется стороннее ПО (приложения по дизайну - смотрите примеры здесь, коммуникации, таблицы и т.п.). Вместо постоянного вложения разных файлов можно интегрировать проект с приложениями, которые будут часто для него использоваться и выполнять задачи внутри сервиса.

Среди популярных решений можно выделить Dropbox, Evernote, Google Drive, Gannt, Zendesk, Outlook, Slack. В платных версиях становятся доступными интеграции Adobe Creative Cloud, Usersnap, Microsoft Office 365 и другие. Полный список интеграций здесь.

Важно, что помимо приложений другого предназначения, Asana можно интегрировать с аналогичными инструментами управления проектами, вроде Jira или Trello. Потому команда может легко общаться и добиваться быстрого прогресса в выполнении задач, даже если они работают в разных местах.

Интеграция с другими инструментами управления проектами особенно полезна для крупных организаций, в которых априори создаются команды разного размера и направления, или которые просто предпочитают использовать разные сервисы.

Стоимость

Asana имеет четыре бизнес-модели предоставления услуг:

Basic. Бесплатный вариант, предлагающий основной функционал (создание проекта, добавление задач, установление сроков, просмотр календаря и обновление статуса). Позволяет создать проект на 15 человек (1 руководитель плюс 14 приглашенных).

Premium. Стоимость премиум варианта составляет 9.99$ в месяц при оплате на год и 11.99$ при оплате за каждый месяц отдельно. Добавляет доступ к временной шкале, расширенному поиску и отчетности, созданию своих шаблонов, установлению зависимостей, созданию приватных групп.

Business. 19.99$ и 23.99$ соответственно. Этот пакет добавляет возможности создания портфеля проектов, а также расширяет список интеграций.

Enterprise. Эта бизнес модель не имеет фиксированной стоимости, поскольку зависит от набора услуг, которые нужны компании. Потому для покупки необходимо связываться непосредственно с командой Asana. Данный вариант дает доступ ко всему функционалу сервиса и полному списку интеграций, позволяет экспортировать и удалять данные.

Premium и Business варианты доступны для бесплатного использования сроком на 30 дней. Все платные модели не имеют ограничений по количеству приглашенных людей в проект.

Заключение

Asana удалось сделать то, чего многие никогда не ожидали от онлайн сервиса – сделать управление проекта веселым. Пометки «мне нравится», появление анимаций на экране при выполнении задачи в качестве поздравления делают рабочий процесс приятнее.

В общем, сервис довольно прост в использовании и обладает обширным функционалом, который облегчит организацию проекта. Во многом этот инструмент выигрывает за счет практичного, интерактивного дизайна.

Asana ориентирован на широкую аудиторию, поскольку не требует особых знаний для настройки проекта. Руководитель волен выбирать функционал, который ему необходим, потому сервис можно спокойно использовать командой из любого количества человек, не боясь о наличии лишних функций или наоборот – недостатке возможностей.

Важно, что Asana предоставляет достаточно возможностей для отслеживания времени выполнения каждой задачи. Ведь сроки являются одним из ключевых элементов любого проекта. С помощью этого сервиса руководителю удастся сдать проект вовремя или мотивированно объяснить задержку.

Для сложных проектов он требует хорошего опыта в использовании, иначе задачи будут запутанными. Стоимость довольно низкая, учитывая возможности, которые предлагает этот сервис. Остальные недостатки относительно просто устранить.

Стоит ли использовать Asana? Выбор зависит от ваших потребностей. Вполне вероятно, что будет достаточно и более простой альтернативы (к примеру, работа над блогом редко нуждается в половине функционала сервиса). Надеемся, что мы предоставили вам достаточно хорошее представление о возможностях Asana для осуществления выбора.