Содержание

#1. Что такое Информационная система управления (MIS)
#2. Область применения MIS
#3. Преимущества и недостатки MIS
#4. Что такое система Планирования ресурсов предприятия
#5. Область применения ERP
#6. Преимущества и недостатки ERP
#7. Итог: основные различия между MIS и ERP

MIS и ERP широко используются в продажах, маркетинге, финансах, логистике и других отраслях, чтобы отслеживать бизнес-данные и принимать взвешенные операционные и управленческие решения. Разница между ними в том, что MIS — обозначение систем, которые управляют любым видом информации, а ERP — конкретным видом информации. То есть первое является частностью и / или элементом второго.

Что такое MIS и ERP, и как они работают.В статье мы объясним:

1. Где используются эти системы и каковы их преимущества и недостатки.
2. В чем разница между MIS и ERP (подробно).

Что такое Информационная система управления (MIS)

Централизованная база данных, которая собирает и хранит информацию о компании, ее отделах, финансах, операциях, персонале и рабочих процессах. Суть концепции MIS в том, чтобы обрабатывать бизнес-данные и представлять их в форме регулярных отчетов, которые обеспечивают информационную поддержку при принятии управленческих решений.

Основная причина внедрения таких систем — повысить доход и рентабельность бизнеса. Решение по внедрению MIS принимается руководством компании и главными специалистами по технологиям. Ниже приведены основные функции MIS:

1. Сбор данных. Обычно данные собираются из отчетности компании, сайтов электронной коммерции, точек взаимодействия с клиентами, социальных сетей и внешних информационных ресурсов, связанных с деятельностью компании. MIS собирает данные о продажах, финансах, персонале, бухгалтерии, производстве, анализе рынка, рабочих процессах, отношениях с клиентами и тому подобное.
2. Хранение данных. Собранная информация хранится в централизованной базе данных на облачных серверах и / или физических носителях (HDD, SDD, DVD).
3. Обработка данных. Преобразование данных в значимую информацию, которая обычно представлена в форме регулярных отчетов. Каким образом данные обрабатываются, зависит от конкретного программного обеспечения MIS.
4. Распределение данных. Распространение значимой информации в нужное время нужным людям (отделам). Информация может быть в форме отчета, сообщения, изображения, видео, аудио или файла. Для облегчения восприятия данные могут быть представлены ​​в виде диаграмм, таблиц или графиков.
5. Прогнозирование. Программное обеспечение MIS может использовать статистические и исторические данные для прогнозирования бизнес-процессов. Методы зависят от конкретного программного обеспечения и сферы бизнеса.
6. Планирование. Отчеты и прогностические модели могут быть использованы для планирования заданий, например, сколько товаров купить или продать.
7. Контроль. Мониторинг и отслеживание рабочих процессов и операций, отклонений между текущими показателями и операционными планами.

Область применения MIS

Программное обеспечение MIS обычно ориентировано на конкретный бизнес, поскольку каждая сфера предпринимательской деятельности имеет свои задачи и требования к информационным системам. К примеру, если это ресторанный бизнес, то его задачи: планировать бюджет, покупать и доставлять продукты, готовить блюда и подавать их клиентам.

Если ресторан использует MIS, то такая система будет разделена на три уровня:

1. Стратегический контроль. Владельцы ресторана используют систему для определения целевых рынков, маркетинговой политики и целей компании, а также для планирования бюджета, достаточного для достижения этих целей.
2. Управленческий контроль. Персонал на месте составляет меню, анализирует отзывы клиентов о качестве блюд и обслуживания. Если заказ был сделан, а затем возвращен, MIS сохранит эти данные, включая причину отказа. Это поможет оперативно реагировать на ухудшение качества и отслеживать пожелания клиентов.
3. Оперативный контроль. Здесь MIS отвечает за обработку рабочих процессов с помощью соответствующих технологий. Например, когда официант принимает заказ и с помощью терминала отправляет его на кухню или когда шеф-повар использует свой терминал для уведомления «нет продуктов». MIS сводит эти данные воедино, что сильно упрощает и ускоряет эффективность процессов.

Ресторанный бизнес не единственная сфера, которая может извлечь выгоду из внедрения MIS. Эти системы используются там, где нужно упорядочить и/ или ускорить потоки информации: добыча, финансы, продажи, производство, научные исследования, эко-проекты или строительство международной космической станции. Следовательно, любая деятельность, где данные, рабочие процессы и операции можно представить в «цифре» — потенциальная среда для внедрения MIS.

Преимущества и недостатки MIS

К преимуществам информационных систем управления относят следующее:

1. Единая база данных. Рядовые сотрудники, менеджеры среднего звена и руководство имеют доступ к общей базе данных со всей информацией, необходимой для выполнения операционных задач. Благодаря этому рабочие процессы становятся более гладкими. Кроме того, можно стандартизировать методы сбора данных, например, используя типовые опросники или анкеты.
2. Расстановка приоритетов. Благодаря MIS сотрудники могут сосредоточиться на важных задачах и не тратить время на сбор, упорядочивание, анализ и распространение данных вручную. Это экономит рабочую силу и повышает ее продуктивность.
3. Эффективность решений. Большинство программного обеспечения MIS имеет инструменты для обработки данных, которые помогают в управлении данными, финансами, рабочими и материальными ресурсами.
4. Повышенная ответственность. MIS отслеживает действия всех пользователей, благодаря чему можно очень быстро найти ответственного за конкретное решение, действие или изменение. То есть благодаря MIS можно легко узнать, кто совершил ошибку, и наоборот, кто их делает меньше остальных.
5. Меньше бумажных документов. В MIS сотрудники получают доступ к информации из сети компании, не используя бумажные документы. Это не только ускоряет весь процесс, но и помогает сократить расходы на бумагу, принтеры, чернила и т.п., а также оказывает положительное влияние на экологию.
6. Понимание финансового положения. Руководство или соответствующие специалисты могут легко оценить финансовое состояние компании, проверив отчетность MIS о результатах деятельности.

Минусы в MIS также имеются:

1. Дороговизна. Поскольку MIS ориентировано на конкретный бизнес и требует индивидуального подхода, разработка такого программного обеспечения может стоить целое состояние. Таким образом, MIS — выбор средних и крупных компаний, которые могут позволить себе крупные долгосрочные инвестиции.
2. Проблемы с совместимостью. Для того, чтобы использовать MIS, ваш бизнес должен иметь стандартизированные методы сбора, анализа и распределения данных, и эти данные должны быть высокого качества. Бизнес-процессы также должны быть стандартизированы.
3. Нужно обучить персонал. При внедрении MIS нужно потратить некоторое время и деньги на обучение сотрудников тому, как работать с новой системой.

Что произойдет, если не учесть проблемы совместимости и пренебречь обучением персонала, описано в статье «Процесс Разработки Системы ERP: Ключевые Советы»: многомиллионные убытки, судебные иски, потеря рынков и репутации. Используйте негативный опыт Nike, PG&E, HP, Woolworths и Target, чтобы избежать подобного развития событий.

Что такое система Планирования ресурсов предприятия

ERP (Enterprise resource planning) — это компьютерная система, отвечающая за управление производством, продажами, маркетингом, инвентаризацией, учетом, персоналом и финансами. Или, другими словами, это информационная система управления (MIS), которая оперирует данными о ресурсах компании.

Основные функции ERP-систем:

1. Бухгалтерский учет. Сбор данных и управление счетами к получению и оплате, налоговыми платежами, расчетами заработной платы и отслеживанием рабочего времени. Для отслеживания состояния и управления бухгалтерией ERP-системы используют специальные инструменты, которые, как правило, созданы под конкретную юрисдикцию.
2. Производство. Общий централизованный интерфейс для управления производственными процессами: закупки, бюджетирование, прогнозирование и планирование. Это облегчает работу с поставщиками и клиентами.
3. Бизнес-аналитика. Сбор, хранение и анализ данных, которые генерируются при работе предприятия для принятия более эффективных управленческих решений.
4. Коммуникация. Общая база данных способствует ускорению рабочих процессов и повышению дисциплины сотрудников.

Область применения ERP

Исследования Panorama показали, что 80% предприятий либо в процессе внедрения, либо уже используют ERP-системы. В основном это бизнес в сфере ритейла, логистики, производства, дистрибуции, финансов, недвижимости и информационных технологий. В последнее время популярны ERP-решения на основе распределительных реестров: блокчейн, Tangle, Hashgraph.

В зависимости от сферы применения ERP охватывает следующее:

1. Финансы: бухгалтерская книга, основные средства, кредиторская и дебиторская задолженность, платежи, финансовая консолидация, управление денежными средствами и различные сборы.
2. Персонал: набор, составление списков, обучение, начисление зарплаты, пенсионные отчисления, пособие, управление разнообразием, выход на пенсию.
3. Производство: оборудование, ведомость материалов, производственные процессы и помещения, управление операционными процессами, контроль производства и качества продукции, управление жизненным циклом товара и т.п.
4. Продажи: ценообразование, ввод и выполнение заказа, проверка баланса покупателя, возможность общения, отчетность, анализ продаж, ввод в эксплуатацию.
5. Цепочки поставок: планирование, O2C, конфигуратор продукта, закупки, запасы, складирование, обработка претензий, (получение, хранение, комплектация, упаковка).
6. Проекты: планирование проекта и использования ресурсов, калькуляция, разбивка работ, время и затраты, выставление счетов, единицы производительности и управление деятельностью.
7. CRM: маркетинг, продажи, обслуживание, комиссионные, контакты с клиентами, поддержка.
8. Передача данных: интерфейсы «самообслуживания» для сотрудников компании (с разными ролями), поставщиков и клиентов.
9. Учет: управление затратами, бюджетирование, калькуляция.

Преимущества и недостатки ERP

Основными преимуществами ERP-систем считаются:

1. Упрощенная отчетность. У ERP-решений обычно есть встроенный шаблон для создания отчетов или сотрудники могут создавать пользовательские отчеты.
2. Повышенная эффективность. Как и MIS, программное обеспечение ERP уменьшает количество повторяющихся ручных процессов, и команда может сосредоточиться на более важных задачах.
3. Защита данных. Эти системы имеют несколько инструментов для защиты данных: во-первых, разные уровни доступа, во-вторых, данные хранятся в одной базе данных, а не в разных источниках, что упрощает защиту системы, в-третьих, ERP создают резервные копии важных данных.
4. Улучшенные бизнес-процессы. Системы планирования ресурсов обеспечивают своевременный доступ к данным.
5. Улучшенное управление цепочкой поставок. Усовершенствования, которые может предложить ERP, включают в себя минимизацию времени обработки заказов, больше своевременных поставок и автоматизацию значительной части рабочих процессов.
6. Масштабируемость. Если компания планирует открыть новое отделение, расширить клиентскую базу или запустить новый проект, она почти всегда может использовать свою ERP-систему «как есть» или модифицировать ее.

Недостатки ERP-систем таковы:

1. Стоимость ERP-системы. Большинство таких систем распространяются по подписке, которая предполагает оплату как тех функций, которые там нужны, так и всех остальных. Кроме того, если вы не сделаете платеж, то все или почти все функции ERP будут заблокированы, что создаст массу проблем.
2. Синхронизация. Любая ERP требует, чтобы ваши бизнес-процессы и отчетность были стандартизированы, достоверны и не генерировали ложных данных.

Итог: основные различия между MIS и ERP

Как говорилось в самом начале, система для планирования ресурсов предприятия (ERP) является частным случаем и / или элементом информационной системы управления (MIS). Основное различие между ними:

1. MIS — это в основном отчетность. Такое программное обеспечение собирает, хранит и обрабатывает информацию из разных источников.
2. ERP отвечает за автоматизацию бизнес-процессов и учета, связанных с управлением ресурсами компании. Кроме того, ERP отслеживает текущее состояние бизнеса, анализирует его и помогает составить прогнозы по дальнейшей деятельности и развитию.

Или, грубо говоря, MIS — это информация в общем понимании, а ERP – информация о ресурсах. По аналогии с тем, как есть автомобили, а есть спортивные автомобили.