Содержание

#1. Что такое Management Information System?
#2. Преимущества и недостатки MIS
#3. Сферы применения MIS
#4. Что такое система планирования ресурсов предприятия?
#5. Область применения ERP
#6. Преимущества и недостатки ERP
#7. Особенности внедрения
#8. Итог: основные различия между MIS и ERP

Если верить исследованиям от Panorama, сейчас приблизительно 83% компаний отказываются от устаревших систем продаж, маркетинга, управления штатом и финансами. В этом помогают современные системы MIS и ERP, основной функцией является повышение эффективности управления данными и принятия бизнес-решений.

На сегодняшний день MIS и ERP широко используются в продажах, маркетинге, финансах, логистике и других отраслях для отслеживания бизнес-данных и принятия взвешенных операционных и управленческих решений. Тем не менее, между ними есть очень весомое различие: MIS — обозначение систем, которые управляют любым видом информации, а ERP — конкретным видом информации. То есть второе является частностью и / или элементом первого.

Данная статья ответит на вопросы:

1. Что из себя представляют MIS и ERP и как они работают .
2. Где используются эти системы и каковы их преимущества и недостатки.
3. В чем разница между MIS и ERP (подробно).

Что такое Management Information System?

MIS (Management Information System) - это консолидированная информационная база, в которой хранятся все доступные данные о финансах, операционной деятельности, персонале и рабочих процессах предприятия.

Основная задача MIS состоит в том, чтобы обрабатывать бизнес-данные и представлять их в форме регулярных отчетов или графики, которые обеспечивают информационную поддержку при принятии управленческих решений.

Основная причина внедрения таких систем — повысить доход и рентабельность бизнеса. Решение по внедрению MIS принимается руководством компании и главными специалистами по технологиям. Ниже приведены основные функции MIS:

1. Сбор и хранение данных. Обычно данные собираются из отчетности компании, сайтов электронной коммерции, точек взаимодействия с клиентами, социальных сетей и внешних информационных ресурсов, связанных с деятельностью компании. Данная система аккумулирует всю информацию: документооборот, коммуникация с клиентами, работа всех отделов и более того – каждого конкретного сотрудника, эффективность продаж и маркетинга, бухгалтерия, динамика и объёмы производства. Собранная информация хранится в централизованной базе данных на облачных серверах и / или физических носителях (HDD, SDD, DVD).
2. Обработка данных. Основная задача системы в данном аспекте – структурировать и регулярно предоставлять информацию в удобной форме (тесты, инфографика и т.д.). Каким образом данные обрабатываются, зависит от конкретного программного обеспечения MIS.
3. Распределение и распространение данных. Распространение значимой информации в нужное время нужным людям (отделам). Информация может быть в форме отчета, сообщения, изображения, видео, аудио или файла. Для облегчения восприятия данные могут быть представлены ​​в виде диаграмм, таблиц или графиков.
4. Прогнозирование. Программное обеспечение MIS может использовать статистические и исторические данные для анализа и последующего прогнозирования бизнес-процессов. Методы зависят от конкретного программного обеспечения и сферы бизнеса.
5. Планирование. Отчеты и прогностические модели могут быть использованы для планов по закупкам, производству и пр.
6. Контроль. Мониторинг и отслеживание рабочих процессов и операций, отклонений между текущими показателями и операционными планами.

Преимущества и недостатки MIS

К преимуществам информационных систем управления относят следующее:

1. Централизованная информационная база. Абсолютно все: от рядовых сотрудников до руководителей обладают доступом к общей базе данных, в которой содержится вся необходимая для выполнения повседневных и стратегических задач информация. Благодаря этому рабочие процессы становятся более гладкими, ведь любые нужные данные всегда находятся под рукой.. Кроме того, присутствует также возможность стандартизации методов сбора данных при помощи типовых шаблонов, например, используя типовые опросники или анкеты.
2. Расстановка приоритетов. Благодаря MIS сотрудники могут сосредоточиться на важных задачах и не тратить время на сбор, упорядочивание, анализ и распространение данных вручную. В результате компания экономит на трудозатратах, а сотрудники получают больше места для продуктивной работы.
3. Развитый алгоритм принятия решений. Большая часть программного обеспечения MIS имеет инструменты для обработки данных, которые создают отчеты на основе данных, введенных из нескольких источников, что существенно упрощает управление материальными потоками, рабочими нагрузками и т. д.
4. Повышенная личная ответственность. MIS обладает набором инструментом для мониторинга действий всех пользователей, благодаря чему можно очень быстро найти ответственного за конкретное решение, действие или изменение, проанализировать эффективность действий сотрудников с точки зрения временных затрат и принятия конкретных решений. То есть благодаря MIS можно легко узнать, кто совершил ошибку, и наоборот, чья производительность выше, чем у остальных.
5. Минимизация количества бумажной документации. В MIS сотрудники получают доступ к информации из сети компании, не используя бумажные документы. Это не только ускоряет весь процесс, но и помогает сократить расходы на бумагу, принтеры, чернила и т.п., а также оказывает положительное влияние на экологию, что безусловно работает не только на внутреннее благоустройство компании, но и на её положительный образ в глазах клиентов и контролирующих органов.
6. Верное финансовое позиционирование. Руководство или соответствующие специалисты могут легко оценить финансовое состояние компании, проверив отчетность MIS о результатах деятельности.
7. Повышение конкурентоспособности. Хранение и обработка данных с помощью MIS намного быстрее и проще, нежели при помощи более традиционных решений. Обработка запросов клиентов проиходит быстрее, что помогает лучше удерживать пользователей.  Сотрудники избавляются от рутинных задач и получают большую мотивацию к работе.  Таким образом компании достигают лучших результатов сразу в двух важнейших областях работы.

Минусы в MIS также имеются:

1. Дороговизна. Поскольку MIS ориентировано на конкретный бизнес и требует индивидуального подхода, разработка такого программного обеспечения может стоить целое состояние. Таким образом, MIS — выбор средних и крупных компаний, которые могут позволить себе крупные долгосрочные инвестиции.
2. Ограниченная функциональность. Готовые решения не всегда содержат все нужные функции и могут включать в себя множество лишних, то есть неиспользуемых функций. Возможность платить исключительно за нужный и полезный функционал нет. MIS будет оцифровать и стандартизировать бизнес-процессы именно в вашей компании, со всей ее спецификой и нюансами.  Для разработки же и внедрения уникального программного обеспечения требуются высококвалифицированные специалисты, работа которых стоит весьма и весьма недёшево.
3. Необходимость профильного обучения персонала. При внедрении MIS нужно потратить некоторое время и деньги на обучение сотрудников тому, как работать с новой системой, поскольку она требует специфических знаний и навыков, но по итогу все вложения окупятся, поэтому данный недостаток достаточно спорный.

Что произойдет, если не учесть проблемы совместимости и пренебречь обучением персонала, описано в статье «Процесс Разработки Системы ERP: Ключевые Советы»: многомиллионные убытки, судебные иски, потеря рынков и репутации. Используйте негативный опыт Nike, PG&E, HP, Woolworths и Target, чтобы избежать подобного развития событий.

Сферы применения MIS

Решения MIS чаще всего используют в целях оптимизации и ускорения обмена информацией между отделами бухгалтерского учета, маркетинга, продаж, производства и т. Д. Система с SAP (обработка данных систем, приложений и продуктов) полезна практически для любого предприятия, в котором существует необходимость  оцифровки и систематизации данных в соответствии с производственными потребностями.

Разработка или интеграция MIS адаптируются к потребностям конкретного типа предприятия.  Например, для производства ключевыми функциями являются:

• Расчет объемов производства на основе анализа динамики спроса и фактических продаж.
• Планирование закупок сырья

Такая система предоставляет три основных сегмента управления:

• Стратегический ─ высший уровень управления. Сбор и анализ данных об основных рынках сбыта, маркетинговых инструментах и каналах продаж;  бюджетное планирование.
• Управленческий ─ средний управленческий уровень. Эффективный контроль рабочего процесса персонала, объемов производства и брака.
• Оперативные ─ сотрудники низшего звена. Сбор и анализ данных на всех этапах производства позволяет оптимизировать рабочие процессы низкого уровня и автоматизировать управление.

Обширный функционал стал причиной появления отдельных решения, которые чётко ориентированы на определённые возможности, в частности, ERP (системы планирования ресурсов предприятия), о которой далее пойдёт речь, а также менее известных DSS (система поддержки принятия решений), OAS (платформа автоматизации делопроизводства), SCM (система управления цепочками поставок), CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами), KMS (система управления знаниями).

Что такое система планирования ресурсов предприятия?

ERP (Enterprise resource planning) — это особое программное решение для планирования операций с наличествующими и перспективными ресурсами, а говоря точнее – операционная система управления процессами, оперирующая информацией о ресурсах компании. Как правило, ERP

- это часть более крупной системы управленческой информации, которая находится на переднем крае упрощения рутинных операций, предоставляя менеджерам аналитическую информацию и инструменты для облегчения критически важных внутренних бизнес-процессов.

На данный момент данный компонент имеет в среде крупных и малых предприятий даже большую популярность,чем классические MIS, поскольку заточен под более профильные задачи.

Основные функции ERP-систем:

1. Бухгалтерский учет. Сбор данных и управление счетами к получению и оплате, налоговыми платежами, расчетами заработной платы и отслеживанием рабочего времени. Для отслеживания состояния и управления бухгалтерией ERP-системы используют специальные инструменты, которые, как правило, созданы под конкретную юрисдикцию.
2. Производство. Общий централизованный интерфейс для управления производственными процессами: закупки, бюджетирование, прогнозирование и планирование. Это облегчает работу с поставщиками и клиентами.
3. Бизнес-аналитика. Сбор, хранение и анализ данных, которые генерируются при работе предприятия для принятия более эффективных управленческих решений.
4. Коммуникация. Общая база данных способствует ускорению рабочих процессов и повышению дисциплины сотрудников.

Область применения ERP

Кто использует ERP-системы?

Исследования Panorama показали, что большая часть предприятий (более 80%) либо в процессе внедрения, либо уже используют ERP-системы, поскольку профильное решение всегда находится в приоритете относительно общего. В основном это бизнес в сфере ритейла, логистики, производства, дистрибуции, финансов, недвижимости и информационных технологий. В последнее время популярны ERP-решения на основе распределительных реестров: блокчейн, Tangle, Hashgraph.

В зависимости от сферы применения ERP охватывает следующее:

1. Финансы: бухгалтерская книга, основные средства, кредиторская и дебиторская задолженность, платежи, финансовая консолидация, управление денежными средствами и различные сборы.
2. Персонал: набор, составление списков, обучение, начисление зарплаты, пенсионные отчисления, пособие, управление разнообразием, выход на пенсию.
3. Производство: оборудование, ведомость материалов, производственные процессы и помещения, управление операционными процессами, контроль производства и качества продукции, управление жизненным циклом товара и т.п.
4. Продажи: ценообразование, ввод и выполнение заказа, проверка баланса покупателя, возможность общения, отчетность, анализ продаж, ввод в эксплуатацию.
5. Цепочки поставок: планирование, O2C, конфигуратор продукта, закупки, запасы, складирование, обработка претензий, (получение, хранение, комплектация, упаковка).
6. Проекты: планирование проекта и использования ресурсов, калькуляция, разбивка работ, время и затраты, выставление счетов, единицы производительности и управление деятельностью.
7. CRM: маркетинг, продажи, обслуживание, комиссионные, контакты с клиентами, поддержка.
8. Передача данных: интерфейсы «самообслуживания» для сотрудников компании (с разными ролями), поставщиков и клиентов.
9. Учет: управление затратами, бюджетирование, калькуляция.

Преимущества и недостатки ERP

Преимуществами ERP-систем на фоне им подобных программных решений принято считать:

1. Упрощенная отчетность. У ERP-решений обычно есть встроенный шаблон для создания отчетов или сотрудники могут создавать пользовательские отчеты.
2. Апгрейд планирования: программное обеспечение обладает возможностями для подготовки нужных запасов материалов, сырья, контроля наполненности складских помещений.
3. Повышенная эффективность. Как и MIS, программное обеспечение ERP уменьшает количество повторяющихся ручных процессов, и команда может сосредоточиться на более важных задачах.
4. Защита данных. Эти системы имеют несколько инструментов для защиты данных: во-первых, разные уровни доступа, во-вторых, данные хранятся в одной базе данных, а не в разных источниках, что упрощает защиту системы, в-третьих, ERP создают резервные копии важных данных.
5. Улучшенные бизнес-процессы. Системы планирования ресурсов обеспечивают своевременный доступ к данным.
6. Улучшенное управление цепочкой поставок. Усовершенствования, которые может предложить ERP, включают в себя минимизацию времени обработки заказов, больше своевременных поставок и автоматизацию значительной части рабочих процессов.
7. Масштабируемость. Если компания планирует открыть новое отделение, расширить клиентскую базу или запустить новый проект, то почти всегда есть возможность масштабировать ERP-систему для разных размеров организации, гибко подстраивать под определённые нужды.
8. Единая сеть. Платформа контролирует все отделы одновременно. Работоспособность компании не снизится, даже если все сотрудники начнут трудиться над одним файлом.
9. Контроль данных. Система содержит, контролирует и помогает обращаться с информацией касательно кадров компании, поставщиков и клиентов.

Недостатки ERP-систем: 

1. Стоимость ERP-системы. Большинство таких систем распространяются по подписке, которая предполагает оплату как тех функций, которые там нужны, так и всех остальных. Кроме того, если вы не сделаете платеж, то все или почти все функции ERP будут заблокированы, что создаст массу проблем.
2. Сложность. Для введения в эксплуатацию нужны специфические навыки, что сразу подводит руководство к поиску нужных кадров и внедрению в бизнес-план дополнительной статьи расходов.
3. Высокие требования к рабочему оборудованию. Без надёжных серверов и надёжных программ для хранения рассчитывать на качественную работу системы бессмысленно.
4. Необходимость в дополнительной защите данных. Находящаяся в облаке информация подвержена, как и любая другая, похищению, подмене и банальной порче. Варианты «из коробки» ненамного превосходят их по надёжности: если злоумышленник находится на территории организации, он всё равно может взломать системы, что обуславливает потребность в квалифицированной защите от хакерских атак.
5. Энергозависимость. Это проблема всех подобных систем. Любой сбой в системе энергоснабжения и энергопотребления в перспективе может привести к потере данных или откату на предыдущие уровни..

Особенности внедрения

Процесс внедрения систем класса ERP далеко не простой процесс. Сначала идёт интеграция наиболее важных блоков, которые заключают в себе основу деятельности компании. Как правило, это такие части архитектуры, как платформа (база с минимальными возможностями, то есть среда) и «контроль над деньгами», где хранится база данных, учитываются методы хранения и обработки массивов, находятся «рабочие» инструменты, а также программное обеспечение для работы с ними. Далее встраиваются остальные, которые касаются отдельных подразделений, не столь существенных.

Итог: основные различия между MIS и ERP

Подводя итоги, можно выделить следующие различия. Прежде всего, как уже было указано в самом начале, MIS – это более общее понятие информации, выражаясь более точно – целый класс систем управления, частным случаем которых является ERP как информация конкретно о ресурсах.

Следствием этого становится определённое различие в специфике взаимодействия с данными.

Задачей MIS появляется в первую очередь работа с отчётностью, то есть сбор, хранение и обработка информации из определённых источников. ERP же преследует цель автоматизации бизнес-процессов и учёта, которые связаны с управлением ресурсами компании. К тому же в ERP наличествуют функции отслеживания текущего состояния бизнеса, анализа и составления прогнозов по дальнейшей деятельности и развитию.