Разработка или интеграция MIS адаптируются к потребностям конкретного типа предприятия. Например, для производства ключевыми функциями являются:
- Расчет объемов производства на основе анализа динамики спроса и фактических продаж.
- Планирование закупок сырья
Такая система предоставляет три основных сегмента управления:
- Стратегический ─ высший уровень управления. Сбор и анализ данных об основных рынках сбыта, маркетинговых инструментах и каналах продаж; бюджетное планирование.
- Управленческий ─ средний управленческий уровень. Эффективный контроль рабочего процесса персонала, объемов производства и брака.
- Оперативные ─ сотрудники низшего звена. Сбор и анализ данных на всех этапах производства позволяет оптимизировать рабочие процессы низкого уровня и автоматизировать управление.
Обширный функционал стал причиной появления отдельных решения, которые чётко ориентированы на определённые возможности, в частности, ERP (системы планирования ресурсов предприятия), о которой далее пойдёт речь, а также менее известных DSS (система поддержки принятия решений), OAS (платформа автоматизации делопроизводства), SCM (система управления цепочками поставок),
CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами), KMS (система управления знаниями).
Что такое система планирования ресурсов предприятия?
ERP (Enterprise resource planning) — это особое программное решение для планирования операций с наличествующими и перспективными ресурсами, а говоря точнее – операционная система управления процессами, оперирующая информацией о ресурсах компании. Как правило, ERP
- это часть более крупной системы управленческой информации, которая находится на переднем крае упрощения рутинных операций, предоставляя менеджерам аналитическую информацию и инструменты для облегчения критически важных внутренних бизнес-процессов.
На данный момент данный компонент имеет в среде крупных и малых предприятий даже большую популярность,чем классические MIS, поскольку заточен под более профильные задачи.
Основные функции ERP-систем:
- Бухгалтерский учет. Сбор данных и управление счетами к получению и оплате, налоговыми платежами, расчетами заработной платы и отслеживанием рабочего времени. Для отслеживания состояния и управления бухгалтерией ERP-системы используют специальные инструменты, которые, как правило, созданы под конкретную юрисдикцию.
- Производство. Общий централизованный интерфейс для управления производственными процессами: закупки, бюджетирование, прогнозирование и планирование. Это облегчает работу с поставщиками и клиентами.
- Бизнес-аналитика. Сбор, хранение и анализ данных, которые генерируются при работе предприятия для принятия более эффективных управленческих решений.
- Коммуникация. Общая база данных способствует ускорению рабочих процессов и повышению дисциплины сотрудников.
Область применения ERP
Кто использует ERP-системы?
Исследования Panorama показали, что большая часть предприятий (более 80%) либо в процессе внедрения, либо уже используют ERP-системы, поскольку профильное решение всегда находится в приоритете относительно общего. В основном это бизнес в сфере ритейла, логистики, производства, дистрибуции, финансов, недвижимости и информационных технологий. В последнее время популярны ERP-решения на основе распределительных реестров: блокчейн, Tangle, Hashgraph.
В зависимости от сферы применения ERP охватывает следующее:
- Финансы: бухгалтерская книга, основные средства, кредиторская и дебиторская задолженность, платежи, финансовая консолидация, управление денежными средствами и различные сборы.
- Персонал: набор, составление списков, обучение, начисление зарплаты, пенсионные отчисления, пособие, управление разнообразием, выход на пенсию.
- Производство: оборудование, ведомость материалов, производственные процессы и помещения, управление операционными процессами, контроль производства и качества продукции, управление жизненным циклом товара и т.п.
- Продажи: ценообразование, ввод и выполнение заказа, проверка баланса покупателя, возможность общения, отчетность, анализ продаж, ввод в эксплуатацию.
- Цепочки поставок: планирование, O2C, конфигуратор продукта, закупки, запасы, складирование, обработка претензий, (получение, хранение, комплектация, упаковка).
- Проекты: планирование проекта и использования ресурсов, калькуляция, разбивка работ, время и затраты, выставление счетов, единицы производительности и управление деятельностью.
- CRM: маркетинг, продажи, обслуживание, комиссионные, контакты с клиентами, поддержка.
- Передача данных: интерфейсы «самообслуживания» для сотрудников компании (с разными ролями), поставщиков и клиентов.
- Учет: управление затратами, бюджетирование, калькуляция.
Преимущества и недостатки ERP
Преимуществами ERP-систем на фоне им подобных программных решений принято считать:
- Упрощенная отчетность. У ERP-решений обычно есть встроенный шаблон для создания отчетов или сотрудники могут создавать пользовательские отчеты.
- Апгрейд планирования: программное обеспечение обладает возможностями для подготовки нужных запасов материалов, сырья, контроля наполненности складских помещений.
- Повышенная эффективность. Как и MIS, программное обеспечение ERP уменьшает количество повторяющихся ручных процессов, и команда может сосредоточиться на более важных задачах.
- Защита данных. Эти системы имеют несколько инструментов для защиты данных: во-первых, разные уровни доступа, во-вторых, данные хранятся в одной базе данных, а не в разных источниках, что упрощает защиту системы, в-третьих, ERP создают резервные копии важных данных.
- Улучшенные бизнес-процессы. Системы планирования ресурсов обеспечивают своевременный доступ к данным.
- Улучшенное управление цепочкой поставок. Усовершенствования, которые может предложить ERP, включают в себя минимизацию времени обработки заказов, больше своевременных поставок и автоматизацию значительной части рабочих процессов.
- Масштабируемость. Если компания планирует открыть новое отделение, расширить клиентскую базу или запустить новый проект, то почти всегда есть возможность масштабировать ERP-систему для разных размеров организации, гибко подстраивать под определённые нужды.
- Единая сеть. Платформа контролирует все отделы одновременно. Работоспособность компании не снизится, даже если все сотрудники начнут трудиться над одним файлом.
- Контроль данных. Система содержит, контролирует и помогает обращаться с информацией касательно кадров компании, поставщиков и клиентов.
Недостатки ERP-систем:
- Стоимость ERP-системы. Большинство таких систем распространяются по подписке, которая предполагает оплату как тех функций, которые там нужны, так и всех остальных. Кроме того, если вы не сделаете платеж, то все или почти все функции ERP будут заблокированы, что создаст массу проблем.
- Сложность. Для введения в эксплуатацию нужны специфические навыки, что сразу подводит руководство к поиску нужных кадров и внедрению в бизнес-план дополнительной статьи расходов.
- Высокие требования к рабочему оборудованию. Без надёжных серверов и надёжных программ для хранения рассчитывать на качественную работу системы бессмысленно.
- Необходимость в дополнительной защите данных. Находящаяся в облаке информация подвержена, как и любая другая, похищению, подмене и банальной порче. Варианты «из коробки» ненамного превосходят их по надёжности: если злоумышленник находится на территории организации, он всё равно может взломать системы, что обуславливает потребность в квалифицированной защите от хакерских атак.
- Энергозависимость. Это проблема всех подобных систем. Любой сбой в системе энергоснабжения и энергопотребления в перспективе может привести к потере данных или откату на предыдущие уровни..
Особенности внедрения
Процесс внедрения систем класса ERP далеко не простой процесс. Сначала идёт интеграция наиболее важных блоков, которые заключают в себе основу деятельности компании. Как правило, это такие части архитектуры, как платформа (база с минимальными возможностями, то есть среда) и «контроль над деньгами», где хранится база данных, учитываются методы хранения и обработки массивов, находятся «рабочие» инструменты, а также программное обеспечение для работы с ними. Далее встраиваются остальные, которые касаются отдельных подразделений, не столь существенных.
Итог: основные различия между MIS и ERP
Подводя итоги, можно выделить следующие различия. Прежде всего, как уже было указано в самом начале, MIS – это более общее понятие информации, выражаясь более точно – целый класс систем управления, частным случаем которых является ERP как информация конкретно о ресурсах.
Следствием этого становится определённое различие в специфике взаимодействия с данными.
Задачей MIS появляется в первую очередь работа с отчётностью, то есть сбор, хранение и обработка информации из определённых источников. ERP же преследует цель автоматизации бизнес-процессов и учёта, которые связаны с управлением ресурсами компании. К тому же в ERP наличествуют функции отслеживания текущего состояния бизнеса, анализа и составления прогнозов по дальнейшей деятельности и развитию.