Как Построить ERP-Систему с Нуля

Содержание

#1. Шаг 1: Определите цели и задачи проекта
#2. Шаг 2: Определите и привлеките к участию заинтересованные стороны
#3. Шаг 3: Исследуйте текущее положение дел
#4. Шаг 4: Помогите разработчикам понять ваш бизнес
#5. Шаг 5: Определитесь с ожиданиями
#6. Шаг 6: Определитесь с видением проекта
#7. Управление человеческим капиталом (HCM)
#8. Анализ и планирование процессов
#9. Управление запасами
#10. Составление отчетов
#11. Шаг 7: Разработка и внедрение
#12. Шаг 8: Приучите персонал к новой системе!

Согласно отчету Panorama Consulting Solutions 2018, около 23% ERP-внедрений оказались неудачными. Главные причины провала — покупка ненужной готовой системы и неадекватное планирование. Сегодня мы рассмотрим, как избежать этих проблем с помощью правильного подхода к разработке и внедрению ERP-платформы с нуля.

Шаг 1: Определите цели и задачи проекта

Многие бизнесмены упускают этот шаг, считая его очевидным: «Цель ERP-проекта — автоматизировать и оптимизировать процессы, или заставить все работать быстрее и лучше». Вот только это не цели, а пожелания. Цель должна быть определенной и четко очерченной во времени, например:

• сократить время оформления документов на 20% к январю;
• сократить время регистрации на сайте с 15 до 5 минут к сентябрю;
• сократить время ожидания клиента с часа до 15 минут к августу.

Если говорить о разработке и внедрении ERP, то о ERP нужно думать как об инструменте, необходимом для достижения определенных задач, которые стоят перед вашей компанией. Исходя из этого, сначала нужно задуматься над такими задачами и лишь после решать, что и как должна делать ERP-система.

Определить такие задачи вы должны самостоятельно или с помощью профильных специалистов. Если решено делать это самостоятельно, то самый простой подход — это проанализировать конкурентов и сделать как у них, но немного лучше. С этим вам поможет SMART-подход:

Шаг 2: Определите и привлеките к участию заинтересованные стороны

После того как вы определи цели и задачи внедрения ERP, сообщите о них вовлеченным лицам: разработчикам, руководителям отделов, руководству, партнерам и остальным. Это важно по двум причинам:

1. Во-первых, вам нужно собрать мнения и пожелания всех, кто будет работать с системой (это нужно сделать на ранней стадии разработки).
2. Во-вторых, так вы избежите проблем, связанных с несоответствием ERP-системы с внутренними бизнес-процессами вашей компании или компании ваших партнеров.

В статье «Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value» консалтинговой компании McKinsey есть пример того, как несвоевременное оповещение вовлеченных лиц привело к большим проблемам. Там сказано, что руководство некого банка не посчитало нужным привлечь финансовый отдел к процессу модернизации IT-платформы, и когда дело дошло до развертывания, оказалось, что новая система не соответствовала их потребностям. В итоге проект нужно было доделывать, что привело к 3-месячной задержке и увеличению стоимости разработки на 8 миллионов долларов.

Шаг 3: Исследуйте текущее положение дел

ERP-система ничего не даст, если бизнес-процессы хаотичны или недостаточно стандартизированы. Например, если вы занимаетесь розничными продажами и у вас нет четкого алгоритма приема и отправки товаров или у вас неоптимальный алгоритм диспетчеризации, то внедрение ERP внесет еще больше беспорядка.

Таким образом, прежде чем приступать к планированию разработки ERP-системы с нуля, сначала проведите аудит бизнес-процессов вашей компании. Если что-то нужно стандартизировать и/или модернизировать, сделайте это перед началом работы над ERP.

Не сделав этого, вы можете повторить судьбу американского ритейлера Target (SuperTarget), который в 2016 году вынужден был уйти с канадского рынка после того, как внедрение ERP-системы погрузило их цепочку поставок в хаос. В Target были проблемы с беспорядочностью данных от поставщиков (обычное дело в розничной торговле), но вместо того, чтобы решить эту проблему, они провели агрессивное внедрение ERP в кратчайшие сроки.

Шаг 4: Помогите разработчикам понять ваш бизнес

Разработка ERP-системы с нуля предполагает, что она будет создана с учетом всех особенностей и потребностей конкретного бизнеса. Это означает, что вы должны рассказать все нюансы своего бизнеса проект-менеджеру или, что еще лучше, показать, как работает ваша компания изнутри. Если для вы привлекли сторонних разработчиков создания ERP, то это обязательное условие.

Другими словами, нужно провести разработчиков по сценариям:

1. Клиента. Продемонстрировать, как компания взаимодействует с клиентами.
2. Сотрудника. Показать, что происходит за кулисами вашего бизнеса: кто, что, как и когда делает.
3. Партнера. Продемонстрировать, как банки, ритейлеры, подрядчики и другие партнеры взаимодействуют с экосистемой вашей компании.

Всестороннее изучение бизнес-процессов поможет разработчикам ERP-системы понять особенности и специфику вашей компании: структуру управления, потоки информации, инструменты и точки взаимодействия с клиентами и партнерами.

Без этого невозможно создать действительно эффективную и полезную платформу. Как это, например, не удалось сделать Avon в 2013 году во время внедрения ERP/CRM/eCommerce-системы, на которую было потрачено более 125 миллионов долларов. Гигант прямых продаж не учел потребности клиентов и партнеров и фактически усложнил им работу, создав дополнительные бюрократические процедуры.

Шаг 5: Определитесь с ожиданиями

После того как команда разработчиков изучила компанию, пригласите всех заинтересованных лиц за круглый стол и обозначьте, чего вы ждете от внедрения ERP. Затем попросите всех высказаться по этому поводу, чтобы каждый участник также обозначил свои ожидания и опасения. В ходе такого совещания вам нужно будет принять все это, отфильтровать и расставить приоритеты.

На этом этапе важно помнить, что невозможно удовлетворить потребности всех участников, поэтому придется выстроить баланс между пожеланиями различных сторон и выполнением проекта в срок и в рамках бюджета. С построением такого баланса должна помочь команда разработчиков, которая подскажет, насколько сложно реализовать те или другие функции и инструменты.

На выходе после такого совещания у вас должны быть:

• список функций, которыми будет обладать разрабатываемая ERP-система;
• перечень ролей для различных участников системы, например продавец, кладовщик, маркетолог, глава отдела, клиент и торговый партнер;
• фазы реализации проекта и приоритетные цели.

Шаг 6: Определитесь с видением проекта

Когда у вас на руках будет предварительный список функций, вы и ваша команда разработчиков получите представление о том, как будет выглядеть ERP-система. Теперь важно объединить все эти видения в одно целое, что лучше всего делать с помощью визуализации — wireframes.

Wireframes дают представление об интерфейсе и потоках данных. Реализуют их в виде схемы блоков и описания того, для чего они нужны и что делают. Таким способом нужно визуализировать все пользовательские сценарии использования ERP, что обычно включает описание четырех направлений реализации системы.

Управление человеческим капиталом (HCM)

Создавая ERP-платформу с нуля, вы можете помочь отделу кадров автоматизировать и улучшить ряд трудоемких процессов, таких как управление производительностью и компенсациями, оценка эффективности работы сотрудников или расчет заработной платы.

Анализ и планирование процессов

ERP предназначены для управления потоками информации и их автоматизации, что позволяет использовать такие системы для анализа и планирования. Чтобы это делать, нужно добавить в систему соответствующий модуль, который будет собирать и обрабатывать данные, а затем визуализировать их в виде таблиц, графиков и диаграмм. Кроме того, в систему можно встроить календарь для создания и отслеживания различных событий и задач.

Управление запасами

Внедрение ERP-системы позволит оптимизировать процесс управления запасами. Многие элементы этого процесса можно будет автоматизировать, а информация о состоянии запасов станет доступной для всех отделов компании. Благодаря этому можно стабилизировать уровень запасов или, например, оперативно создавать специальные предложения (акции, скидки, распродажи) для товара, у которого истекает срок годности.

Кроме того, хорошая система по управлению запасами даст возможность собирать большие данные, что поможет понять, что и когда лучше продавать. Такие связи не всегда очевидны. Например, Walmart, используя данные всех своих магазинов, проанализировали, какой товар пользуется спросом до и после ураганов. Оказалось, что больше всего ураганы способствовали продажам клубничного печенья Pop-Tarts (+700%). Почему? Никто не знает.

На основе этого анализа Walmart провели эксперимент: в супермаркеты вдоль шоссе 95 (по пути урагана Фрэнсис 2004 года) завезли дополнительные партии Pop-Tarts (раньше запасы быстро исчерпывались). И действительно, в эти дни печенье продавалось особенно хорошо. Теперь Walmart используют эту схему постоянно.

Составление отчетов

Если предприятие не использует какую-либо ERP-систему, составление отчетности может занимать довольно много времени. Так, некоторые компании даже выделяют сотрудникам дополнительное время специально для составления отчетов, чтобы те успевали это делать в течение рабочего дня. В современном мире это архаичный способ ведения бизнеса, так как даже с помощью самых простых ERP можно составить все нужные отчеты за несколько минут.

В продвинутых пользовательских ERP-системах, созданных с нуля, также можно реализовать возможность составления релевантной отчетности. Например, можно с помощью настраиваемых фильтров и статистических инструментов составить отчет эффективности отдельного сотрудника или отчет о сроке годности молочных продуктов, хранящихся на конкретном складе.

Шаг 7: Разработка и внедрение

Когда завершены все подготовительные этапы и вы определились с видением ERP-проекта, можно приступать к кодированию. Но делать это нужно поэтапно, то есть сначала создать MVP и внедрить его в ограниченном масштабе. Таким образом вы протестируете концепцию с минимальными рисками и за минимальные деньги.

Общие рекомендации здесь таковы:

1. Разработку нужно начинать с самых важных функций или даже с одной функции, поскольку сначала необходимо проверить концепцию и только после этого приступать к дополнительным возможностям и улучшениям.
2. В качестве испытательного полигона выберите отдел, где ошибки будут иметь меньше всего последствий. Обычно с этой целью выбирают небольшой филиал или, например, создают параллельную систему обработки заказов и открыто говорят клиентам, что она работает в тестовом режиме. Чтобы клиенты пользовались тестовой версией, им предлагают бонусы и скидки.
3. Во время тестирования собирайте обратную связь из всех возможных источников — от отзывов сотрудников и клиентов до статистики скорости выполнения заказов и графиков стабильности запасов.

Шаг 8: Приучите персонал к новой системе!

При внедрении ERP руководство, как правило, забывает объяснить персоналу важность использования новой системы, полагая, что те автоматически откажутся от старых практик. А зря. Практика показывает, что если людей не заставить, они будут забывать вводить данные в новую систему и не будут ее использовать для общения, планирования и составления отчетности.

Это происходит потому, что мозг не любит новое, даже если это новое намного лучше старого. И чем старше человек, тем сильнее в нем стремление следовать ранее наработанным привычкам. Дабы понять, насколько сильно это стремление, достаточно вспомнить пожилых людей, которые буквально боятся компьютеров.

Чтобы заставить сотрудников использовать новую ERP-систему, следуйте этим рекомендациям:

1. Покажите на конкретных примерах, почему новая система лучше старой. Например, с ее помощью вы составите отчет за минуты или получите информацию о запасах в два клика.
2. Во время обучения проводите не только лекции, но и практические занятия. Чтобы сформировался новый навык, действия нужно повторять несколько десятков раз — сначала под присмотром учителя и затем самостоятельно.
3. Установите штрафы за несвоевременное введение данных и использование сторонних сервисов, дублирующих функции ERP-системы. Финансово поощряйте людей, которые поняли важность новой системы и стали использовать ее всегда и везде, где только возможно.

Помимо обучения персонала, также нужно потратить время и деньги на пропаганду новой технологии среди партнеров. Как минимум для того, чтобы они начали использовать нужные вам стандарты ввода и хранения данных, а в идеале — перешли на вашу ERP-систему.