O cliente nos procurou com a solicitação de desenvolver um sistema CRM personalizado para sua plataforma de negociação. O principal objetivo era criar uma solução que permitisse o gerenciamento eficaz de leads, a construção de funis de vendas e a personalização flexível para diferentes perfis de administrador.
- Domínio
- CRM
- Local
- EUA
- Cronograma
- Junho de 2024 - Dezembro de 2024
- Serviços
- Figma, Youtrack, CommPeak (provedores de Contact Center na Nuvem), NowPayments.
- Equipe
- 1 Gerente de Projeto, 1 Designer de UI/UX, 1 Engenheiro Full Stack, 1 Líder Técnico Full Stack, 1 DevOps, 1 Engenheiro de QA.
- Tecnologias
- PHP (Laravel), jQuery, Hetzner, CI/CD, GitLab.
Durante a análise de requisitos, ficou claro que o sistema deveria ser integrado diretamente à plataforma de negociação, além de interagir com provedores externos — serviços de telefonia e sistemas ERP. Ademais, o CRM deveria suportar a integração com landing pages externas para a captura automática de clientes potenciais.
Assim, desenvolvemos não apenas um CRM, mas uma solução avançada e profundamente personalizada que combina as funcionalidades de gestão de vendas, comunicação e análise. Como praticamente não existem sistemas similares no mercado, o cliente optou por criar seu próprio software para aumentar a eficiência dos processos de negócios e o controle sobre todas as etapas de vendas.
Desafios do Projeto
A principal tarefa foi integrar profundamente o sistema CRM com a plataforma de negociação para garantir a transferência ininterrupta de dados em tempo real. O CRM precisava não apenas receber informações da plataforma, mas também atualizar automaticamente os parâmetros do usuário a cada alteração, garantindo a sincronização completa entre os sistemas.
Um desafio adicional foi a integração do serviço de telefonia para realizar chamadas diretamente pelo CRM. Isso exigiu a criação de um canal de comunicação estável entre os operadores e os usuários da plataforma.
Outra dificuldade foi configurar o sistema de direitos de acesso. Cada departamento tinha sua própria área de responsabilidade e nível de acesso aos dados, o que garantia segurança e confidencialidade. Os administradores podiam trabalhar apenas dentro de seus departamentos, sem sobreposição com outros.
O setor financeiro do CRM desempenhou um papel separado – ele tinha direitos ampliados para realizar operações individuais, como depósitos ou saques, dependendo do nível de acesso do administrador.
Arquitetura da Solução
Para construir o sistema CRM, decidimos usar um núcleo pronto com funcionalidades básicas, o que nos permitiu reduzir o tempo de desenvolvimento e focar na criação de módulos personalizados. Essa abordagem nos poupou vários meses de trabalho e forneceu uma base sólida para o escalonamento futuro do projeto.
Optamos por uma pilha de tecnologias moderna e comprovada. O backend utilizou PHP (Laravel) — um framework confiável que oferece alto desempenho, segurança e flexibilidade no desenvolvimento. O JavaScript foi utilizado para o frontend, o que possibilitou a criação de uma interface de usuário dinâmica e rápida. Ambas as tecnologias possuem uma grande comunidade, são bem documentadas e não exigem custos significativos de suporte, tornando-as a escolha ideal para o desenvolvimento de sistemas a longo prazo.
Implantamos a infraestrutura em um servidor dedicado para garantir estabilidade e segurança. Nosso engenheiro de DevOps foi responsável por configurar o ambiente, assegurando a configuração ideal do servidor, balanceamento de carga e backups. Para hospedagem, escolhemos a Hetzner, um provedor confiável com excelente custo-benefício, garantindo alto desempenho e estabilidade do sistema.
Utilizamos uma arquitetura semelhante em nossos outros projetos.
Principais Recursos da Plataforma
O sistema de CRM recebeu um conjunto de recursos voltados para automação de vendas, gerenciamento de clientes e análise de negócios.
O conjunto básico inclui os módulos “Clientes”, “Finanças” e “Tarefas”. Eles permitem rastrear toda a base de usuários, controlar seus saldos, criar depósitos ou saques manualmente e definir tarefas para leads e funcionários, formando um cronograma de trabalho eficaz.
Uma das implementações mais interessantes foi a integração com a telefonia, que possibilitou fazer chamadas diretamente do CRM. Direitos de acesso individuais foram definidos para cada usuário, permitindo que os administradores trabalhassem exclusivamente com seus leads, sem interferir com outros departamentos.
Também implementamos uma integração profunda com a plataforma de negociação, garantindo o recebimento e a atualização de dados em tempo real — desde transações financeiras até a atividade do usuário.
Para facilitar o monitoramento de indicadores-chave, foi criado um painel de controle que reúne dados de todos os departamentos — vendas, finanças e atividade do usuário. Isso permitiu que a gerência tivesse uma visão completa dos processos de negócios e tomasse decisões rapidamente.
Para o superadministrador, disponibilizamos um módulo específico para o gerenciamento de direitos de acesso: adição, exclusão de usuários, controle de suas ações e configuração de funções. Todas as ações são registradas sistematicamente no log, o que garante transparência e segurança do trabalho.
Como resultado, a plataforma se tornou uma ferramenta flexível e prática que combina gestão de clientes, finanças, comunicação e análise em uma única solução.
UI/UX e experiência do usuário
Durante o desenvolvimento do design, focamos na máxima conveniência e facilidade de uso. O principal objetivo era criar uma interface que não sobrecarregasse o usuário com elementos, botões ou informações desnecessárias, mas que permitisse a execução rápida de ações básicas.
Nos concentramos no design de UX — uma estrutura clara, navegação lógica e uma abordagem minimalista para as soluções visuais. A interface foi construída para que o usuário possa navegar facilmente mesmo sem treinamento prévio.
A parte visual do sistema foi criada com cores suaves e elementos leves para garantir um trabalho confortável ao longo do dia. Essa abordagem ajudou a criar uma interface com aparência discreta, mas ao mesmo tempo moderna e funcional.
Resultados
O desenvolvimento do sistema CRM levou cerca de dois meses de trabalho intenso. Durante esse período, criamos um CRM completo e profundamente integrado, baseado em uma solução pronta, complementando-a com diversos módulos personalizados, totalmente adaptados aos processos de negócios do cliente.
O sistema nos permitiu gerenciar com eficiência os usuários da plataforma de negociação, processar depósitos e saques de forma personalizada, atribuir funções para diferentes departamentos e até mesmo administradores internos. Essa abordagem proporcionou uma gestão flexível dos processos dentro da empresa e aumentou significativamente a produtividade da equipe.
Graças à implementação do CRM, a eficiência dos departamentos aumentou em aproximadamente 50%. Cerca de 50 administradores utilizavam o sistema diariamente, e a principal plataforma de negociação contava com mais de 2.000 usuários ativos por dia.
O gerenciamento simplificado da base de clientes, do status dos leads, das tarefas e das transações financeiras permitiu à empresa otimizar processos internos, reduzir o trabalho manual e aumentar a transparência da gestão.
O investimento no desenvolvimento de um CRM personalizado se pagou integralmente em poucos meses, confirmando a alta eficiência da solução e seu valor estratégico para o negócio.
Lições e insights
O desenvolvimento de um sistema CRM é um processo complexo e multifacetado que exige um profundo conhecimento dos processos de negócio do cliente. Os principais desafios surgiram na fase de planejamento, quando foi necessário detalhar cada módulo e a lógica de interação entre os elementos do sistema. Cada detalhe, por menor que fosse, poderia afetar significativamente a eficácia de toda a plataforma — por isso, o preparo cuidadoso e a coordenação dos requisitos desde o início são cruciais.
Um sistema CRM não é uma ferramenta universal para todas as empresas, mas uma solução personalizada, criada levando em consideração as especificidades do negócio, pode aumentar significativamente a produtividade, a transparência e o controle dos processos dentro da organização.
Utilizar um núcleo pré-fabricado como base para um CRM personalizado tornou-se a abordagem ideal, permitindo combinar a rapidez de desenvolvimento com a flexibilidade de customização. Esse método comprovou sua eficácia — reduz o custo de tempo e recursos, ao mesmo tempo que garante alta qualidade e estabilidade do produto.
