Klient zwrócił się do nas z prośbą o stworzenie dedykowanego systemu CRM dla swojej platformy handlowej. Głównym celem było stworzenie rozwiązania, które umożliwiłoby efektywne zarządzanie leadami, budowanie lejków sprzedażowych oraz elastyczne dostosowanie do różnych ról administratora.
- Domena
- CRM
- Lokalizacja
- USA
- Harmonogram
- czerwiec 2024 - grudzień 2024
- Usługi
- Figma, Youtrack, CommPeak (dostawcy usług contact center w chmurze), NowPayments.
- Zespół
- 1 kierownik projektu, 1 projektant UI/UX, 1 inżynier full stack, 1 lider techniczny full stack, 1 DevOps, 1 inżynier ds. zapewnienia jakości.
- Stos technologiczny
- PHP (Laravel), jQuery, Hetzner, CI/CD, GitLab.
Podczas analizy wymagań stało się jasne, że system powinien być zintegrowany bezpośrednio z platformą handlową, a także współpracować z dostawcami zewnętrznymi — usługami telefonicznymi i systemami ERP. Dodatkowo, CRM powinien umożliwiać integrację z zewnętrznymi landing page'ami w celu automatycznego gromadzenia potencjalnych klientów.
W ten sposób stworzyliśmy nie tylko system CRM, ale zaawansowane, w pełni spersonalizowane rozwiązanie, łączące w sobie funkcje zarządzania sprzedażą, komunikacji i analityki. Na rynku praktycznie nie ma podobnych systemów, dlatego klient zdecydował się na stworzenie własnego oprogramowania, aby zwiększyć efektywność procesów biznesowych i kontrolować wszystkie etapy sprzedaży.
Wyzwania projektu
Głównym zadaniem była głęboka integracja systemu CRM z platformą transakcyjną, aby zapewnić nieprzerwany transfer danych w czasie rzeczywistym. System CRM musiał nie tylko odbierać informacje z platformy, ale także automatycznie aktualizować parametry użytkownika o wszelkie zmiany, zapewniając pełną synchronizację między systemami.
Dodatkowym wyzwaniem była integracja usługi telefonicznej w celu wykonywania połączeń bezpośrednio przez CRM. Wymagało to stworzenia stabilnego kanału komunikacji między operatorami a użytkownikami platformy.
Kolejnym wyzwaniem było skonfigurowanie systemu uprawnień dostępu. Każdy dział miał własny obszar odpowiedzialności i poziom dostępu do danych, co gwarantowało bezpieczeństwo i poufność. Administratorzy mogli pracować tylko w obrębie swoich działów, bez nakładania się na inne.
Sektor finansowy CRM odgrywał odrębną rolę – posiadał rozszerzone uprawnienia do wykonywania poszczególnych operacji, takich jak uzupełnianie depozytów czy wypłacanie środków, w zależności od poziomu dostępu administratora.
Architektura rozwiązania
Do budowy systemu CRM zdecydowaliśmy się na wykorzystanie gotowego rdzenia z podstawową funkcjonalnością, co pozwoliło nam skrócić czas rozwoju i skupić się na tworzeniu dedykowanych modułów. Takie podejście pozwoliło nam zaoszczędzić kilka miesięcy pracy i zapewniło stabilną podstawę do dalszego skalowania projektu.
Wybraliśmy nowoczesny i sprawdzony zestaw technologii. Backend oparliśmy na PHP (Laravel) – niezawodnym frameworku zapewniającym wysoką wydajność, bezpieczeństwo i elastyczność w rozwoju. Do frontendu wykorzystaliśmy JavaScript, co pozwoliło na stworzenie dynamicznego i szybkiego interfejsu użytkownika. Obie technologie cieszą się dużą społecznością, są dobrze udokumentowane i nie wymagają znacznych kosztów wsparcia, co czyni je optymalnym wyborem do długoterminowego rozwoju systemu.
Infrastrukturę wdrożyliśmy na serwerze osobistym, aby zagwarantować stabilność i bezpieczeństwo. Nasz inżynier DevOps odpowiadał za konfigurację środowiska, zapewnienie optymalnej konfiguracji serwera, równoważenie obciążenia i tworzenie kopii zapasowych. Do hostingu wybraliśmy firmę Hetzner, niezawodnego dostawcę oferującego doskonały stosunek jakości do ceny, gwarantującego wysoką wydajność i stabilność systemu.
Podobną architekturę stosujemy w naszych innych projektach.
Kluczowe funkcje platformy
System CRM otrzymał zestaw funkcji ukierunkowanych na automatyzację sprzedaży, zarządzanie klientami i analitykę biznesową.
Podstawowy zestaw obejmuje moduły „Klienci”, „Finanse” i „Zadania”. Umożliwiają one śledzenie całej bazy użytkowników, kontrolowanie ich sald, ręczne tworzenie wpłat i wypłat oraz wyznaczanie zadań dla potencjalnych klientów i pracowników, tworząc efektywny harmonogram pracy.
Jednym z najciekawszych wdrożeń była integracja z telefonią, która umożliwiła wykonywanie połączeń bezpośrednio z CRM. Każdemu użytkownikowi zdefiniowano indywidualne uprawnienia dostępu, dzięki czemu administratorzy mogli pracować wyłącznie ze swoimi leadami, bez konieczności interakcji z innymi działami.
Wdrożyliśmy również głęboką integrację z platformą handlową, która zapewnia odbiór i aktualizację danych w czasie rzeczywistym — od transakcji finansowych po aktywność użytkowników.
Aby ułatwić monitorowanie kluczowych wskaźników, stworzono Panel, który łączy dane ze wszystkich działów — sprzedaży, finansów i aktywności użytkowników. Pozwoliło to kadrze zarządzającej uzyskać pełny obraz procesów biznesowych i szybko podejmować decyzje.
Dla superadministratora udostępniliśmy osobny moduł do zarządzania uprawnieniami dostępu: dodawania, usuwania użytkowników, kontrolowania ich działań i konfigurowania ról. Wszystkie działania są systematycznie rejestrowane w logu, co zapewnia transparentność i bezpieczeństwo pracy.
Dzięki temu platforma stała się elastycznym i wygodnym narzędziem, łączącym zarządzanie klientami, finanse, komunikację i analitykę w jednym rozwiązaniu.
UI/UX i doświadczenie użytkownika
Podczas projektowania skupiliśmy się na maksymalnej wygodzie i łatwości użytkowania. Głównym celem było stworzenie interfejsu, który nie przeciąża użytkownika zbędnymi elementami, przyciskami czy informacjami, a pozwala na szybkie wykonywanie podstawowych czynności.
Skupiliśmy się na projektowaniu UX — przejrzystej strukturze, logicznej nawigacji i minimalistycznym podejściu do rozwiązań wizualnych. Interfejs został zaprojektowany tak, aby użytkownik mógł z łatwością poruszać się po nim nawet bez wcześniejszego przeszkolenia.
Część wizualna systemu utrzymana jest w stonowanych kolorach i lekkich elementach, aby zapewnić komfortową pracę przez cały dzień. Takie podejście pozwoliło stworzyć interfejs, który wygląda stonowanie, a jednocześnie jest nowoczesny i funkcjonalny.
Rezultaty
Stworzenie systemu CRM zajęło około dwóch miesięcy intensywnej pracy. W tym czasie stworzyliśmy pełnoprawny, głęboko zintegrowany CRM oparty na gotowym rozwiązaniu, uzupełniając go licznymi modułami dedykowanymi, w pełni dostosowanymi do procesów biznesowych klienta.
System pozwolił nam efektywnie zarządzać użytkownikami platformy transakcyjnej, przetwarzać wpłaty i wypłaty w trybie niestandardowym, przypisywać role różnym działom, a nawet administratorom wewnętrznym. Takie podejście zapewniło elastyczne zarządzanie procesami w firmie i znacząco zwiększyło produktywność zespołu.
Dzięki wdrożeniu CRM efektywność działów wzrosła o około 50%. Z systemu korzystało codziennie około 50 administratorów, a główna platforma handlowa miała ponad 2000 aktywnych użytkowników dziennie.
Wygodne zarządzanie bazą klientów, statusami leadów, zadaniami i transakcjami finansowymi pozwoliło firmie zoptymalizować procesy wewnętrzne, ograniczyć pracę ręczną i zwiększyć przejrzystość zarządzania.
Inwestycja w rozwój dedykowanego CRM zwróciła się w pełni w ciągu kilku miesięcy, potwierdzając wysoką efektywność rozwiązania i jego strategiczną wartość dla firmy.
Lekcje i spostrzeżenia
Tworzenie systemu CRM to złożony i wieloetapowy proces, który wymaga dogłębnego zrozumienia procesów biznesowych klienta. Główne wyzwania pojawiły się na etapie planowania, kiedy konieczne było szczegółowe opracowanie każdego modułu i logiki interakcji między elementami systemu. Każdy, nawet najdrobniejszy szczegół, mógł znacząco wpłynąć na efektywność całej platformy — dlatego staranne przygotowanie i koordynacja wymagań na początku są niezwykle istotne.
System CRM nie jest uniwersalnym narzędziem dla każdej firmy, ale indywidualnie dopasowane rozwiązanie, stworzone z uwzględnieniem specyfiki biznesu, może znacząco zwiększyć produktywność, przejrzystość i kontrolę procesów w organizacji.
Wykorzystanie gotowego rdzenia jako podstawy dedykowanego CRM stało się optymalnym podejściem, które pozwoliło połączyć szybkość rozwoju z elastycznością personalizacji. Metoda ta dowiodła swojej skuteczności — redukuje koszty czasu i zasobów, zapewniając jednocześnie wysoką jakość i stabilność produktu.
