Come Sviluppare un Servizio di Documenti Elettronici come Diia/Diya Ucraino?

Sommario

#1. Applicazione "Diya"
#2. Come sviluppare un analogo di Diya
#3. Pubblico di nicchia e target
#4. Funzionalità
#5. Modello di business e monetizzazione del progetto
#6. Architettura tecnica del progetto
#7. Backend, frontend e API
#8. Test e lancio
#9. Il costo del lancio di un analogo di Diia / Diya

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Alexander Safonov
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Merehead è una società di sviluppo leader

Diia (Diya, o Diya) è un'applicazione mobile ucraina e un portale web lanciato dal Ministero della trasformazione digitale dell'Ucraina il 20 febbraio 2020. L'applicazione mobile ti consente di utilizzare documenti digitali nei tuoi smartphone anziché documenti fisici per l'identificazione personale e lo scambio di valore. Considerando che il portale web fornisce l'accesso a più di 70 servizi governativi via Internet. Per 2 anni di attività, la piattaforma è diventata molto popolare tra i cittadini ucraini (un ucraino su due ha utilizzato almeno un servizio elettronico della piattaforma) e ha ricevuto il riconoscimento mondiale come prodotto statale innovativo.

Successivamente, ti diremo come funziona questo progetto, grazie al quale è diventato così popolare, e come sviluppare un servizio di gestione elettronica dei documenti (EDS) e la fornitura di servizi pubblici come il Diya ucraino e quanto costa.

Applicazione "Diya"

Diya (acronimo di “Derzhava i Ya”, ucraino per “State and I”) è un servizio pubblico elettronico ucraino lanciato dal Ministero della trasformazione digitale dell'Ucraina nell'ambito del progetto “State in Smartphone”. Inizialmente era solo un'applicazione mobile, progettata principalmente per archiviare in un unico luogo e in formato elettronico tutti i documenti necessari che possono essere utilizzati come normali documenti fisici (cartacei, plastici). I primi documenti di questo tipo erano: un passaporto, un passaporto straniero, una patente di guida e un certificato di immatricolazione del veicolo.

Documento nell'applicazione

Se devi mostrare un documento a un dipendente di una banca, hotel, compagnia di trasporti o polizia, avvia semplicemente "Diya" e apri il documento richiesto nell'applicazione: ha la stessa forza legale di mostrare un documento cartaceo. Fonte

Qualche tempo dopo il lancio dell'applicazione mobile, il territorio dello "stato in uno smartphone" ha iniziato ad espandersi gradualmente. Il 2 aprile è avvenuto il lancio ufficiale del portale web dei servizi pubblici Diya, dove era possibile ricevere 27 servizi pubblici, tra cui diventare imprenditore, cambiare tipologia di attività o interromperla. Era anche possibile ottenere un certificato di non condanna; chiedere l'assegno di natalità o il rimborso mensile delle spese per la cura dei figli fino a tre anni; intentare una causa; registrare un'auto o ricevere servizi relativi ai documenti del conducente: rilasciare un numero di licenze, permessi o ottenere estratti dai registri.

Oggi, "Diya" comprende le seguenti sei aree di attività:

  • Portale web . Il servizio online offre 70 servizi pubblici: registrazione di un'impresa, ottenimento di assistenza sociale, certificati, permessi, ecc. Tutti i servizi sono forniti in modo rapido, semplice, sicuro e "in un'unica finestra".
  • Applicazione mobile . Un'applicazione per smartphone con documenti elettronici e dati su una persona dai registri statali. In particolare, sono disponibili passaporti biometrici (carta d'identità, passaporto di un cittadino ucraino per viaggiare all'estero); numero di registrazione delle carte e del contribuente (RNOKPP); certificato di IDP (sfollato interno); certificato di nascita del bambino; certificato COVID interno; certificato COVID esterno .
  • Educazione Digitale . Portale con corsi online: un corso base di alfabetizzazione digitale per insegnanti, operatori sanitari, funzionari, genitori ; corsi di economia, imprenditorialità, informatica , sicurezza informatica , psicologia, istruzione e molti altri .
  • Portale per le imprese . Una piattaforma online per supportare gli imprenditori ucraini, dove possono ottenere consigli su come avviare un'impresa, espanderla, pagare le tasse e altro ancora. Sempre su questo portale è possibile partecipare a vari programmi di sostegno finanziario alle imprese locali, ad esempio assistenza finanziaria esperta alle imprese .
  • "Dia. Centro" . Centri di servizi amministrativi online. I cittadini possono utilizzarli per ottenere tutti i servizi governativi di cui hanno bisogno in una sola visita. Al momento in cui scriviamo (5 novembre 2022 ), questa funzionalità è solo in fase di test e non è ancora disponibile per i cittadini. Dopo il lancio su questa piattaforma sarà possibile richiedere un sussidio ; concludere un accordo con i fornitori di servizi statali e comunali ; ricevere sostegno finanziario come migrante e molto altro ancora.
  • Città . Spazio legale e fiscale speciale per società IT internazionali e ucraine. Attraverso questo servizio online, puoi fare affari facilmente come in Estonia e Singapore. Ha creato condizioni fiscali confortevoli e strumenti online efficaci per affari redditizi, semplici e convenienti in Ucraina.

Come sviluppare un analogo di Diya

Poiché l'applicazione mobile e il portale Web Diya funzionano con molti servizi governativi e dati sensibili, questa soluzione non dovrebbe solo essere conveniente, comprensibile e avere un bel design, ma anche fornire un livello massimo di sicurezza elevato. Inoltre, tale software deve avere un'elevata larghezza di banda, che sarà sufficiente per servire milioni di utenti ordinari e decine di migliaia di aziende.

Tutto ciò può essere ottenuto solo con l'aiuto di uno sviluppo personalizzato, poiché le soluzioni già pronte comportano sempre rischi per la sicurezza, progettazione di modelli, limiti alla funzionalità e alla velocità effettiva dell'applicazione. Inoltre, una soluzione software così complessa dovrebbe essere sviluppata da un team di sviluppo altamente professionale con esperienza nel lancio di tali soluzioni, come Merehead. Solo un tale team sarà in grado di tenere conto di tutte le sfumature dello sviluppo di tali progetti.

Pubblico di nicchia e target

Il progetto Diya si concentra sulla fornitura di servizi pubblici e sul lavoro con vari documenti, certificati e licenze che vengono forniti a privati e imprese dallo stato. Quando lanci il tuo Diya analogico, puoi scegliere la stessa direzione, ma solo a condizione che tu rappresenti lo stato o abbia abbastanza influenza per attirarlo nel tuo progetto imprenditoriale. Senza questo, è impossibile creare un'applicazione, "immagini" da cui avranno gli stessi diritti legali dei normali documenti cartacei (fisici).

Ma questa non è l'unica opzione. Puoi scegliere un'altra nicchia per il tuo servizio di gestione dei documenti elettronici. Inoltre, può essere sia una soluzione aziendale che funzionerà all'interno di un'azienda, sia una sorta di soluzione neutra a cui tutti possono aderire, ad esempio, nel campo della logistica, della medicina, del marketing, dell'istruzione o dell'agricoltura.

La cosa principale è che la nicchia soddisfa diversi criteri:

  • I documenti devono avere valore per i partecipanti al mercato, alla società o al paese selezionati, ad esempio confermare l'identità di una persona, la proprietà o il diritto di svolgere un qualche tipo di attività (licenza).
  • I documenti devono essere scambiati tra più partecipanti con sistemi di gestione dei documenti eterogenei. Ad esempio, non è necessario un sistema elettronico di gestione dei documenti se funzionerà solo all'interno di un ristorante. Ma sarà necessario se i documenti si spostano tra diversi ristoranti, un ristorante e una banca, un ristorante e fornitori di cibo e attrezzature, un ristorante e lo stato.
  • La velocità di lavoro con i documenti è molto importante per te. Se hai bisogno dell'elaborazione (verifica) dei documenti più veloce possibile, devi assolutamente abbandonare i processi manuali a favore della gestione elettronica dei documenti.
  • I tuoi documenti possono essere falsificati. Se i documenti che desideri digitalizzare sono quasi impossibili da falsificare e questo è il tuo criterio principale per utilizzarli, potresti non aver bisogno di un nuovo EDS.

Funzionalità

Struttura dei file coerente . Per creare un servizio di gestione dei documenti elettronici online, è estremamente importante sviluppare una struttura di file system semplice che gli utenti possano comprendere e padroneggiare rapidamente. In genere, tali progetti utilizzano una struttura ad albero, perché è familiare agli utenti (questo è il tipo di struttura dei file utilizzata in Windows, Apple e Android) ed è facile da implementare. Inoltre, la struttura dei file ad albero distribuisce bene i documenti, in base alla loro importanza e alla relazione con alcune categorie.

Che aspetto ha la struttura ad albero

Che aspetto ha la struttura ad albero? Fonte

Regole di etichettatura e denominazione personalizzabili . La seconda caratteristica importante dei servizi di gestione dei documenti elettronici è la capacità di contrassegnare i contenuti ei relativi proprietari in base alle regole e ai requisiti di una particolare organizzazione. Ciò semplifica notevolmente il lavoro con i documenti. Inoltre, la standardizzazione di nomi e tag contribuirà all'automazione della ricerca, elaborazione e modifica dei documenti.

Disponibilità su piattaforme e dispositivi . La tua soluzione dovrebbe funzionare senza problemi su tutti i dispositivi desktop e mobili, fornendo un'esperienza utente fluida e senza interruzioni. Allo stesso tempo, questa regola si applica non solo al funzionamento della tua piattaforma su Windows, Apple o Android, ma anche all'adattamento delle dimensioni dello schermo e dei file alle dimensioni e alla risoluzione dello schermo del dispositivo che l'utente del tuo servizio online è attualmente in uso.

Semplice motore di ricerca intelligente . Se hai molti file sul tuo sistema, gli utenti avranno bisogno di uno strumento utile per cercare i documenti di cui hanno bisogno per titolo, data, tipo, fonte e altro. Quindi è necessario creare un sistema in cui è possibile cercare i documenti utilizzando quanti più criteri possibili, tra cui titolo, data, categoria, tag e autore.

Controllo della versione dei file caricati. Se il tuo prodotto è destinato al settore aziendale o privato, non dovrebbe solo archiviare l'ultimo file scaricato, ma anche essere in grado di tenere traccia della cronologia delle modifiche a un file concorrente. Ciò è importante, ad esempio, per il lavoro congiunto su un documento, rendiconti finanziari, documenti legali, ecc. Inoltre, questa funzione consente di creare copie di backup dei documenti.

Collaborazione su file, editing . Questa funzione consente a più utenti di visualizzare e modificare i documenti, come implementato, ad esempio, in Google Docs. Oltre alla modifica dei documenti, questa funzionalità dovrebbe includere anche la possibilità di impostare e configurare diversi tipi di accesso ai file e la possibilità di passare da uno all'altro.

Integrazione con software e servizi di terze parti . La ricerca mostra che, in media, le piccole imprese utilizzano oltre 100 diversi prodotti software, mentre le grandi imprese ne utilizzano oltre 280. La tua soluzione di gestione dei documenti elettronici dovrebbe integrarsi con il software più diffuso. Ciò migliorerà l'esperienza utente della tua piattaforma e ti aiuterà a distinguerti dalla concorrenza. L'elenco specifico delle integrazioni dipende dalla nicchia, dal pubblico di destinazione e dal paese. Di solito si tratta di banche, servizi fiscali, chat, email, social network, strumenti di marketing, ecc.Statistiche sull'utilizzo del software per aziende con un numero di dipendenti compreso tra 101 e 1000

Statistiche sull'utilizzo del software per aziende con un numero di dipendenti compreso tra 101 e 1000. Fonte

Archiviazione di file scalabile . Quando si tratta di archiviare i dati, è meglio averne di più che di meno. I sistemi convenzionali di gestione di file o documenti si basano su soluzioni di archiviazione cloud in quanto possono essere facilmente ridimensionate per soddisfare le esigenze di una determinata azienda. Ti consigliamo anche di utilizzare questo approccio, ma con una piccola aggiunta: devi aggiungere la possibilità di lavorare con i documenti offline. Questo piccolo miglioramento può migliorare notevolmente l'esperienza dell'utente.

Impostazioni di sicurezza e privacy . I documenti caricati nel sistema di gestione dei documenti elettronici devono essere protetti a tutti i livelli, dall'autenticazione e dalla resilienza degli utenti alle minacce esterne e alle classi di accesso ai documenti. Inoltre, è anche importante poter specificare il livello di riservatezza dei documenti e configurarne l'accesso per dipendenti, partner, clienti, utenti ordinari e altri ruoli.

Generazione automatica dei file . Puoi anche aggiungere la possibilità di generare documenti al tuo servizio, ad esempio per creare contratti, report, tabelle e grafici su modelli pre-creati. Ciò semplificherà molte procedure di routine e ridurrà il numero di errori umani. Una caratteristica molto utile.

Lettore ottico di caratteri . Prendi in considerazione l'aggiunta di un lettore ottico di caratteri (OCR) al tuo prodotto. Ciò consentirà ai tuoi utenti di leggere il testo stampato e scritto a mano e di caricarlo automaticamente sulla tua piattaforma. Questa è una funzione molto complessa, quindi è meglio non svilupparla da zero, ma trovare un fornitore di questo tipo di soluzione e integrarla nel tuo sistema di gestione dei documenti elettronici online.

Archiviazione documenti . La prossima funzionalità che i tuoi utenti potrebbero desiderare è l'archiviazione di file e documenti obsoleti associati a progetti completati. Questo sarà molto utile se le partnership dei tuoi clienti durano per decenni. Inoltre, potrebbe anche essere un requisito del settore per alcune nicchie.

Conversione del tipo di file . L'integrazione di un convertitore di documenti nella tua piattaforma di gestione dei documenti migliorerà l'efficienza del flusso di lavoro dei tuoi utenti, ad esempio se devono convertire un documento di testo Word o un foglio di calcolo Excel in PDF. Quando si implementa questa funzionalità, non dimenticare di aggiungere funzionalità di conversione batch. Nonostante gli evidenti vantaggi di questa opzione, per qualche motivo molte aziende spesso dimenticano semplicemente di aggiungerla.

Firma elettronica . Un'altra opzione, senza la quale è impossibile immaginare un sistema elettronico di gestione dei documenti. Permetterà ai tuoi utenti (aziende, i loro dipendenti) di firmare legalmente i documenti. Come nel caso dell'OCR, è meglio non creare questa funzione da zero, ma utilizzare l'apposita API.

Accesso offline . Assicurati che la tua piattaforma di gestione dei documenti elettronici consenta agli utenti di visualizzare, modificare e caricare i file quando necessario. Ciò sarà utile nei casi in cui non è possibile fornire una connessione Internet stabile o quando i tuoi clienti necessitano di una soluzione che offra il massimo risparmio energetico.

Modello di business e monetizzazione del progetto

Il Dia ucraino è un'applicazione governativa e un portale web che fornisce i propri servizi agli utenti gratuitamente. Ciò non significa che tutto sul sito sia gratuito. Ci sono servizi a pagamento, ad esempio, il ripristino o lo scambio di una patente di guida in Diya costa 219 UAH (circa $ 6), ma questo è il costo predefinito del servizio e la sua dimensione non dipende dal fatto che tu usi Diya o meno.

Se stai creando il tuo analogo di Diya, ma in un paese diverso, molto probabilmente utilizzerai un modello di business simile. Tuttavia, se desideri lanciare una soluzione commerciale, dovrai scegliere un modello di monetizzazione:

  • Abbonamento . Questo è forse il modo più comune per monetizzare i servizi di gestione dei documenti elettronici. Secondo esso, per ottenere l'accesso al tuo sito, gli utenti devono pagare un canone mensile o annuale . Il prezzo di tale abbonamento di solito dipende dalle funzioni disponibili, dal numero di documenti disponibili per il lavoro, ecc.
  • Commissioni e compensi . Se gli utenti effettuano transazioni finanziarie tramite la tua piattaforma, come pagamenti in base a un accordo, puoi addebitare una piccola commissione su ciascuna di tali transazioni.
  • freemium . Questo modello di monetizzazione presuppone che fornirai gratuitamente agli utenti le funzionalità principali del sistema e allo stesso tempo li spingerai ad acquistare funzionalità aggiuntive. Tali funzionalità a pagamento possono essere: nessuna pubblicità, elenco più grande , ecc.
  • Pubblicità . Questo è il modo più semplice per guadagnare con il tuo software. Puoi integrare uno spazio al suo interno per visualizzare pubblicità contestuale di altri servizi Internet, banche, studi legali, marchi e altro ancora.

Architettura tecnica del progetto

Technical architecture of the electronic document management platform
Architettura tecnica della piattaforma di gestione elettronica dei documenti. Fonte
L'architettura del servizio di gestione dei documenti elettronici include un livello di presentazione, un livello di applicazione aziendale, un livello di supporto del plug-in del servizio, un livello di infrastruttura e un livello di supporto standard.
  • Strato di presentazione . Questo è un sistema per la ricezione e l'invio di documenti, la gestione dei documenti, la ricerca, l'autenticazione, il login, ecc.
  • Livello di applicazione aziendale . Si tratta di vari microprocessi ed elementi responsabili dell'acquisizione di documenti e file, schema di classificazione, elaborazione dell'autenticazione, recupero di file, archiviazione dei dati, gestione dei dati, gestione dei diritti, gestione dei registri, gestione degli utenti, report statistici, gestione dell'interfaccia e altro ancora.
  • Livello plug-in . Fornisce una varietà di strumenti di sicurezza del sistema per i sistemi applicativi, tra cui stampa elettronica, autenticazione dell'identità, firma digitale, incapsulamento dei dati, fogli di calcolo, protezione del copyright, ruolo privilegiato e altro ancora.
  • Strato infrastrutturale . Questa parte della piattaforma include apparecchiature IAAS (Infrastructure as a service) per il cloud computing e servizi IAAS.
  • Livello di supporto . Queste sono specifiche standard del settore.

Backend, frontend e API

Frontend . Lo sviluppo del design dell'interfaccia utente consiste in diverse fasi. I warframe vengono creati per primi, rappresentazioni poco dettagliate del design, implementate come semplici diagrammi di flusso, che mostrano gli elementi chiave e le funzioni dell'interfaccia. Successivamente, vengono creati prototipi e prototipi, una rappresentazione del design nella forma in cui lo vedranno gli utenti finali. E alla fine vengono implementati nel codice del programma utilizzando le seguenti tecnologie:

Tecnologie front-end

Backend. Per implementare il software e l'hardware della tua piattaforma di gestione elettronica dei documenti, vengono utilizzate le seguenti tecnologie:

  • Server Web: nginx, Apache.
  • Framework Web: Ruby On Rails, Phoenix.
  • Linguaggi di programmazione: Ruby, Elixir, Python, PHP, Java.
  • Server di database: PostgreSQL, MySQL.
  • Hosting: AWS, Google Cloud Platform, Microsoft Azure.
API (interfaccia di programmazione dell'applicazione). Se prevedi di connettere un software esterno alla tua controparte Diya, ecco le API che puoi utilizzare:API per Diya analogico

Test e lancio

L'ultima fase di sviluppo è un test completo del prodotto software creato per errori e conformità con i termini di riferimento, che, tra le altre cose, include test di usabilità, sicurezza, throughput, funzionalità, ecc. Al termine del test, l'applicazione viene pubblicata negli elenchi di Apple App Store e Google Play, nonché il lavoro del servizio di supporto e la raccolta di feedback per l'ulteriore sviluppo del servizio.

Il costo del lancio di un analogo di Diia / Diya

Il costo medio di un'applicazione mobile per la gestione elettronica dei documenti come Diya ucraino, a seconda della sua complessità e della posizione dello sviluppatore:

Il costo del lancio di un analogo di Diia / Diya

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