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Comment Développer un Service de Documents électroniques comme l'Ukrainien Diia/Diya?

Table des matières

#1. Application "Diya"
#2. Comment développer un analogue de Diya
#3. Niche et public cible
#4. Fonctionnalité
#5. Business model et monétisation du projet
#6. Architecture technique du projet
#7. Back-end, front-end et API
#8. Test et lancement
#9. Le coût de lancement d'un analogue de Diia / Diya

Diia (Diya ou Diya) est une application mobile ukrainienne et un portail Web lancé par le ministère ukrainien de la Transformation numérique le 20 février 2020. L'application mobile vous permet d'utiliser des documents numériques dans vos smartphones au lieu de documents physiques pour l'identification personnelle et l'échange de valeur. Tandis que le portail Web donne accès à plus de 70 services gouvernementaux via Internet. Depuis 2 ans de fonctionnement, la plate-forme est devenue très populaire parmi les citoyens ukrainiens (un Ukrainien sur deux a utilisé au moins un service électronique de la plate-forme) et a reçu une reconnaissance mondiale en tant que produit étatique innovant.

Ensuite, nous vous expliquerons comment fonctionne ce projet, grâce auquel il est devenu si populaire, et comment développer un service de gestion électronique de documents (EDS) et la fourniture de services publics comme la Diya ukrainienne et combien cela coûte.

Application "Diya"

Diya (acronyme de « Derzhava i Ya », ukrainien pour « l'État et moi ») est un service public électronique ukrainien lancé par le ministère ukrainien de la Transformation numérique dans le cadre du projet « L'État dans le smartphone ». Au départ, il ne s'agissait que d'une application mobile, conçue principalement pour stocker en un seul endroit et sous forme électronique tous les documents nécessaires pouvant être utilisés comme des documents physiques ordinaires (papier, plastique). Les premiers documents de ce type étaient: un passeport, un passeport étranger, un permis de conduire et un certificat d'immatriculation du véhicule.If you need to show a document to an employee of a bank, the hotel, a transport company or the police, you just launch " Diya" and open the necessary document in the application - it has the same legal effect as demonstrating a paper document

Si vous avez besoin de montrer un document à un employé d'une banque, d'un hôtel, d'une société de transport ou de la police, il vous suffit de lancer "Diya" et d'ouvrir le document requis dans l'application - cela a la même valeur juridique que de montrer un document papier. La source

Quelque temps après le lancement de l'application mobile, le territoire de «l'État dans un smartphone» a commencé à s'étendre progressivement. Le 2 avril a eu lieu le lancement officiel du portail web des services publics Diya, où il était possible de recevoir 27 services publics, y compris devenir entrepreneur, changer de type d'activité ou l'arrêter. Il était également possible d'obtenir un certificat de non-condamnation; demander une allocation de naissance ou le remboursement mensuel des frais de garde jusqu'à trois ans ; déposer une plainte; immatriculer une voiture ou recevoir des services liés aux documents du conducteur : délivrer un certain nombre de licences, de permis ou obtenir des extraits de registres.

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Aujourd'hui, « Diya » comprend les six domaines d'activité suivants :

  • Portail Internet . Le service en ligne propose 70 services publics : enregistrement d'une entreprise, obtention d'aide sociale, certificats, permis, etc. Tous les services sont fournis rapidement, simplement, en toute sécurité et « dans un seul guichet ».
  • Application mobile . Une application pour smartphones avec des documents électroniques et des données sur une personne provenant des registres de l'État. En particulier, des passeports biométriques sont disponibles (carte d'identité, passeport d'un citoyen ukrainien pour voyager à l'étranger); numéro d'immatriculation des cartes et contribuable (RNOKPP) ; certificat d'IDP (personne déplacée à l'intérieur de son propre pays); certificat de naissance de l'enfant; certificat COVID interne ; certificat COVID externe .
  • Éducation numérique . Portail avec des cours en ligne : un cours de base d'alphabétisation numérique pour les enseignants, les agents de santé, les fonctionnaires, les parents ; cours en commerce, entrepreneuriat, technologie de l' information , cybersécurité , psychologie, éducation et bien d'autres .
  • Portail pour les entreprises . Une plate-forme en ligne pour soutenir les entrepreneurs ukrainiens, où ils peuvent obtenir des conseils sur le démarrage d'une entreprise, l'expansion d'une entreprise, le paiement des impôts, etc. Également sur ce portail, vous pouvez participer à divers programmes de soutien financier aux entreprises locales, par exemple, une aide financière experte aux entreprises .
  • "Diya. Centre" . Centres de services administratifs en ligne. Les citoyens peuvent les utiliser pour obtenir tous les services gouvernementaux dont ils ont besoin en une seule visite. Au moment d'écrire ces lignes (5 novembre 2022 ), cette fonctionnalité est seulement en cours de test et n'est pas encore disponible pour les citoyens. Après le lancement sur cette plateforme, il sera possible de demander une subvention ; conclure un accord avec les fournisseurs de services étatiques et communaux ; recevoir un soutien financier en tant que migrant et bien plus encore.
  • Ville . Espace juridique et fiscal spécial pour les entreprises informatiques internationales et ukrainiennes. Grâce à ce service en ligne, vous pouvez faire des affaires aussi facilement qu'en Estonie et à Singapour. Il a créé des conditions fiscales confortables et des outils en ligne efficaces pour des affaires rentables, simples et pratiques en Ukraine.

Comment développer un analogue de Diya

Étant donné que l'application mobile et le portail Web Diya fonctionnent avec de nombreux services gouvernementaux et des données sensibles, cette solution doit non seulement être pratique, compréhensible et avoir un design agréable, mais également fournir un niveau de sécurité maximal élevé. De plus, ces logiciels doivent disposer d'une bande passante élevée, suffisante pour desservir des millions d'utilisateurs ordinaires et des dizaines de milliers d'entreprises.

Tout cela ne peut être réalisé qu'avec l'aide d'un développement personnalisé, car les solutions prêtes à l'emploi comportent toujours des risques de sécurité, la conception de modèles, des limitations sur les fonctionnalités et le débit de l'application. De plus, une solution logicielle aussi complexe devrait être développée par une équipe de développement hautement professionnelle et expérimentée dans le lancement de telles solutions, telles que Merehead. Seule une telle équipe pourra prendre en compte toutes les nuances du développement de tels projets.

Niche et public cible

Le projet Diya est axé sur la fourniture de services publics et le travail avec divers documents, certificats et licences fournis aux particuliers et aux entreprises par l'État. Lors du lancement de votre Diya analogique, vous pouvez choisir la même direction, mais à condition que vous représentiez l'État ou que vous ayez suffisamment d'influence pour l'attirer dans votre projet d'entreprise. Sans cela, il est impossible de créer une application dont les "images" auront les mêmes droits légaux que les documents papier (physiques) ordinaires.

Mais ce n'est pas la seule option. Vous pouvez choisir un autre créneau pour votre service de gestion électronique de documents. De plus, il peut s'agir soit d'une solution d'entreprise qui fonctionnera au sein d'une entreprise, soit d'une sorte de solution neutre à laquelle tout le monde peut adhérer, par exemple dans le domaine de la logistique, de la médecine, du marketing, de l'éducation ou de l'agriculture.

L'essentiel est que la niche réponde à plusieurs critères :

  • Les documents doivent être utiles aux participants du marché, de l'entreprise ou du pays sélectionné, par exemple, confirmer l'identité d'une personne, la propriété ou le droit d'exercer une activité (licence).
  • Les documents doivent être échangés entre plusieurs intervenants avec des systèmes de gestion documentaire hétérogènes. Par exemple, vous n'avez pas besoin d'un système de gestion électronique de documents s'il ne fonctionne que dans un seul restaurant. Mais il sera nécessaire si les documents circulent entre plusieurs restaurants, un restaurant et une banque, un restaurant et des fournisseurs de nourriture et d'équipement, un restaurant et l'État.
  • La vitesse de travail avec les documents est très importante pour vous. Si vous avez besoin du traitement (vérification) des documents le plus rapide possible, vous devez absolument abandonner les processus manuels au profit de la gestion électronique des documents.
  • Vos documents peuvent être falsifiés. Si les documents que vous souhaitez numériser sont presque impossibles à falsifier et que c'est votre principal critère d'utilisation, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un nouvel EDS.

Fonctionnalité

Structure de fichier cohérente . Pour créer un service de gestion électronique de documents en ligne, il est extrêmement important de développer une structure de système de fichiers simple que les utilisateurs peuvent rapidement comprendre et maîtriser. Généralement, de tels projets utilisent une structure arborescente, car elle est familière aux utilisateurs (c'est le type de structure de fichiers utilisée dans Windows, Apple et Android) et elle est facile à mettre en œuvre. De plus, la structure arborescente des fichiers distribue bien les documents, en fonction de leur importance et de leur relation avec une catégorie.What a tree-like file structure looks like
A quoi ressemble l'arborescence ? La source
Règles de marquage et de nommage personnalisables . La deuxième caractéristique importante des services de gestion électronique de documents est la possibilité de baliser le contenu et ses propriétaires conformément aux règles et aux exigences d'une organisation particulière. Cela simplifie grandement le travail avec les documents. De plus, la normalisation des noms et des balises contribuera à l'automatisation de la recherche, du traitement et de l'édition des documents.

Disponibilité sur toutes les plates-formes et tous les appareils . Votre solution doit fonctionner sans problème sur tous les appareils de bureau et mobiles, offrant une expérience utilisateur fluide et transparente. Dans le même temps, cette règle s'applique non seulement au fonctionnement de votre plateforme sous Windows, Apple ou Android, mais également à l'adaptation des tailles d'écran et des fichiers à la taille et à la résolution d'écran de l'appareil que l'utilisateur de votre service en ligne est. utilise actuellement.

Moteur de recherche intelligent simple . Si vous avez beaucoup de fichiers sur votre système, les utilisateurs auront besoin d'un outil pratique pour rechercher les documents dont ils ont besoin par titre, date, type, source, etc. Vous devez donc créer un système dans lequel vous pouvez rechercher des documents en utilisant autant de critères que possible, notamment le titre, la date, la catégorie, la balise et l'auteur.

Contrôle de version des fichiers téléchargés. Si votre produit est destiné aux entreprises ou au secteur privé, il doit non seulement stocker le dernier fichier téléchargé, mais également être en mesure de suivre l'historique des modifications apportées à un fichier concurrent. Ceci est important, par exemple, pour un travail conjoint sur un document, des états financiers, des documents juridiques, etc. De plus, cette fonctionnalité vous permet de créer des copies de sauvegarde des documents.

Collaboration sur fichiers, montage . Cette fonctionnalité permet à plusieurs utilisateurs d'afficher et de modifier des documents, comme implémenté, par exemple, dans Google Docs. Outre l'édition de documents, cette fonctionnalité doit également inclure la possibilité de définir et de configurer différents types d'accès aux fichiers et la possibilité de basculer entre eux.

Intégration avec des logiciels et services tiers . Les recherches montrent qu'en moyenne, les petites entreprises utilisent plus de 100 produits logiciels différents, tandis que les grandes entreprises en utilisent plus de 280. Votre solution de gestion électronique de documents doit s'intégrer aux logiciels les plus populaires. Cela améliorera l'expérience utilisateur de votre plateforme et vous aidera à vous démarquer de la concurrence. La liste spécifique des intégrations dépend du créneau, du public cible et du pays. Il s'agit généralement des banques, des services fiscaux, des chats, des e-mails, des réseaux sociaux, des outils de marketing, etc.Software usage statistics for companies with 101 to 1,000 employees

Statistiques d'utilisation des logiciels pour les entreprises de 101 à 1000 employés

Stockage de fichiers évolutif . Lorsqu'il s'agit de stocker vos données, mieux vaut en avoir plus que moins. Les systèmes de gestion de fichiers ou de documents conventionnels s'appuient sur des solutions de stockage en nuage, car ils peuvent être facilement adaptés pour répondre aux besoins d'une entreprise particulière. Nous vous recommandons également d'utiliser cette approche, mais avec un petit ajout - vous devez ajouter la possibilité de travailler avec des documents hors ligne. Cette petite amélioration peut grandement améliorer l'expérience utilisateur.

Paramètres de sécurité et de confidentialité . Les documents téléchargés sur votre système de gestion électronique de documents doivent être protégés à tous les niveaux, de l'authentification et de la résilience des utilisateurs aux menaces externes et aux classes d'accès aux documents. De plus, il est également important de pouvoir spécifier le niveau de confidentialité des documents et d'en configurer l'accès pour vos employés, partenaires, clients, utilisateurs ordinaires et autres rôles.

Génération automatique de fichiers . Vous pouvez également ajouter la possibilité de générer des documents à votre service, par exemple, pour créer des contrats, des rapports, des tableaux et des graphiques sur des modèles pré-créés. Cela simplifiera de nombreuses procédures de routine et réduira le nombre d'erreurs humaines. Une fonctionnalité très utile.

Lecteur optique de caractères . Envisagez d'ajouter un lecteur optique de caractères (OCR) à votre produit. Cela permettra à vos utilisateurs de lire du texte imprimé et manuscrit et de le télécharger automatiquement sur votre plateforme. Il s'agit d'une fonction très complexe, il est donc préférable de ne pas la développer à partir de zéro, mais de trouver un fournisseur de ce type de solution et de l'intégrer dans votre système de gestion électronique de documents en ligne.

Archivage des documents . La prochaine fonctionnalité que vos utilisateurs pourraient souhaiter est l'archivage des fichiers et documents obsolètes associés aux projets terminés. Cela sera très utile si les partenariats de vos clients durent des décennies. En outre, il peut également s'agir d'une exigence de l'industrie pour certaines niches.

Conversion de type de fichier . L'intégration d'un convertisseur de documents dans votre plateforme de gestion de documents améliorera l'efficacité du flux de travail de vos utilisateurs, par exemple s'ils ont besoin de convertir un document texte Word ou une feuille de calcul Excel en PDF. Lors de la mise en œuvre de cette fonctionnalité, n'oubliez pas d'ajouter la capacité de conversion par lots. Malgré les avantages évidents de cette option, pour une raison quelconque, de nombreuses entreprises oublient souvent de l'ajouter.

Signature électronique . Une autre option, sans laquelle il est impossible d'imaginer un système de gestion électronique de documents. Il permettra à vos utilisateurs (entreprises, leurs employés) de signer légalement des documents. Comme dans le cas de l'OCR, il est préférable de ne pas créer cette fonction de toutes pièces, mais d'utiliser l'API appropriée.

Accès hors ligne . Assurez-vous que votre plate-forme de gestion de documents électroniques permet aux utilisateurs de visualiser, de modifier et de télécharger des fichiers en cas de besoin. Cela sera utile dans les cas où il n'est pas possible de fournir une connexion Internet stable ou lorsque vos clients ont besoin d'une solution qui offre un maximum d'économies d'énergie.

Business model et monétisation du projet

Ukrainian Dia est une application gouvernementale et un portail Web qui fournissent gratuitement leurs services aux utilisateurs. Cela ne signifie pas que tout sur le site est gratuit. Il existe des services payants, par exemple, la restauration ou l'échange d'un permis de conduire à Diya coûte 219 UAH (environ 6 $), mais c'est le coût par défaut du service, et sa taille ne dépend pas du fait que vous utilisiez Diya ou non.

Si vous créez votre analogue de Diya, mais dans un autre pays, vous utiliserez très probablement un modèle commercial similaire. Cependant, si vous souhaitez lancer une solution commerciale, il vous faudra alors choisir un modèle de monétisation :

  • Abonnement . C'est peut-être le moyen le plus courant de monétiser les services de gestion électronique de documents. Selon celle-ci, pour accéder à votre site, les utilisateurs doivent s'acquitter d'une redevance mensuelle ou annuelle . Le prix d'un tel abonnement dépend généralement des fonctions disponibles, du nombre de documents disponibles pour le travail, etc.
  • Commissions et frais . Si les utilisateurs effectuent des transactions financières via votre plateforme, telles que des paiements dans le cadre d'un accord, vous pouvez facturer une petite commission sur chacune de ces transactions.
  • freemium . Ce modèle de monétisation suppose que vous fournirez gratuitement la fonctionnalité principale du système aux utilisateurs et que vous les pousserez en même temps à acheter des fonctionnalités supplémentaires. Ces fonctionnalités payantes peuvent être : pas de publicité, une liste plus grande , etc.
Publicité . C'est le moyen le plus simple de gagner de l'argent sur votre logiciel. Vous pouvez y intégrer un espace pour afficher des publicités contextuelles d'autres services Internet, banques, cabinets d'avocats, marques, etc.

Architecture technique du projet

Technical architecture of the electronic document management platform
Architecture technique de la plateforme de gestion électronique de documents. La source
L'architecture de service de gestion de documents électroniques comprend une couche de présentation, une couche d'application métier, une couche de support de plug-in de service, une couche d'infrastructure et une couche de support standard.
  • Couche de présentation . Il s'agit d'un système de réception et d'envoi de documents, de gestion de documents, de recherche, d'authentification, de connexion, etc.
  • Couche d'application métier . Il s'agit de divers micro-processus et éléments responsables de la capture de documents et de fichiers, du schéma de classification, du traitement de l'authentification, de la récupération des fichiers, du stockage des données, de la gestion des données, de la gestion des droits, de la gestion des journaux, de la gestion des utilisateurs, des rapports statistiques, de la gestion des interfaces, etc.
  • Niveau plug -in . Fournit une variété d'outils de sécurité système pour les systèmes d'application, y compris l'impression électronique, l'authentification d'identité, la signature numérique, l'encapsulation des données, les feuilles de calcul, la protection des droits d'auteur, le rôle privilégié, etc.
  • Couche infrastructure . Cette partie de la plateforme comprend des équipements IAAS (Infrastructure as a service) pour le cloud computing et les services IAAS.
  • Niveau d'assistance . Ce sont des spécifications standard de l'industrie.

Back-end, front-end et API

Frontend . Le développement de la conception de l'interface utilisateur comprend plusieurs étapes. Les warframes sont d'abord créées, des représentations peu détaillées de la conception, implémentées sous forme d'organigrammes simples, montrant les éléments et fonctions clés de l'interface. Ensuite, des maquettes et des prototypes sont créés - une représentation de la conception sous la forme dans laquelle les utilisateurs finaux la verront. Et au final, ils sont implémentés dans le code du programme en utilisant les technologies suivantes :Technologies frontales

Backend. Pour mettre en œuvre les logiciels et le matériel de votre plateforme de gestion électronique de documents, les technologies suivantes sont utilisées :

  • Serveurs Web : nginx, apache.
  • Frameworks Web : Ruby On Rails, Phoenix.
  • Langage de programmation : Ruby, Elixir, Python, PHP, Java.
  • Serveurs de bases de données : PostgreSQL, MySQL.
  • Hébergement : AWS, Google Cloud Platform, Microsoft Azure.
API (interface de programmation d'applications). Si vous envisagez de connecter un logiciel externe à votre homologue Diya, voici les API que vous pouvez utiliser : API pour Diy analogique

Test et lancement

La dernière étape du développement est un test complet du produit logiciel créé pour détecter les erreurs et la conformité aux termes de référence, qui comprend, entre autres, des tests d'utilisabilité, de sécurité, de débit, de fonctionnalité, etc. Une fois les tests terminés, l'application est publiée dans les listes de l' App Store d'Apple et de Google Play, ainsi que le travail du service d'assistance et la collecte de commentaires pour le développement ultérieur du service.

Le coût de lancement d'un analogue de Diia / Diya

Le coût moyen d'une telle application mobile de gestion électronique de documents comme l'ukrainien Diya, en fonction de sa complexité et de l'emplacement du développeur.

Le coût de lancement d'un analogue de Diia / Diya

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