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Wie Entwickelt man einen Elektronischen Dokumentendienst wie das Ukrainische Diia/Diya?

Inhaltsverzeichnis

#1. Anwendung "Diya"
#2. Wie man ein Analogon von Diya entwickelt
#3. Nische und Zielgruppe
#4. Funktionalität
#5. Geschäftsmodell und Monetarisierung des Projekts
#6. Technische Architektur des Projekts
#7. Backend, Frontend und API
#8. Testen und starten
#9. Die Kosten für die Einführung eines Analogons von Diia / Diya

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Alexander Safonov
Der Autor des Artikels

Diia (Diya oder Diya) ist eine ukrainische mobile Anwendung und ein Webportal, das am 20. Februar 2020 vom Ministerium für digitale Transformation der Ukraine gestartet wurde. Die mobile Anwendung ermöglicht es Ihnen, digitale Dokumente in Ihrem Smartphone anstelle von physischen Dokumenten zur persönlichen Identifizierung und zum Austausch von Werten zu verwenden. Das Webportal hingegen bietet Zugang zu mehr als 70 Behördendiensten über das Internet. Seit 2 Jahren ist die Plattform bei den Bürgern der Ukraine sehr beliebt (jeder zweite Ukrainer hat mindestens einen E-Service der Plattform genutzt) und hat weltweite Anerkennung als innovatives Staatsprodukt erhalten.

Als nächstes erzählen wir Ihnen, wie dieses Projekt funktioniert, dank dem es so beliebt geworden ist, und wie man einen elektronischen Dokumentenverwaltungsdienst (EDS) und die Bereitstellung öffentlicher Dienste wie der ukrainischen Diya entwickelt und wie viel es kostet.

Anwendung "Diya"

Diya (ein Akronym für „Derzhava i Ya“, ukrainisch für „Staat und ich“) ist ein ukrainischer elektronischer öffentlicher Dienst, der vom Ministerium für digitale Transformation der Ukraine im Rahmen des Projekts „Staat im Smartphone“ ins Leben gerufen wurde. Ursprünglich war es nur eine mobile Anwendung, die hauptsächlich dazu diente, an einem Ort und in elektronischer Form alle notwendigen Dokumente zu speichern, die als gewöhnliche physische (Papier, Plastik) Dokumente verwendet werden können. Die ersten dieser Dokumente waren: ein Reisepass, ein ausländischer Reisepass, ein Führerschein und eine Fahrzeugzulassungsbescheinigung.If you need to show a document to an employee of a bank, the hotel, a transport company or the police, you just launch " Diya" and open the necessary document in the application - it has the same legal effect as demonstrating a paper document

Wenn Sie einem Mitarbeiter einer Bank, eines Hotels, eines Transportunternehmens oder der Polizei ein Dokument zeigen müssen, starten Sie einfach „Diya“ und öffnen das erforderliche Dokument in der Anwendung – dies hat die gleiche Rechtskraft wie das Vorzeigen eines Papierdokuments. Quelle

Einige Zeit nach dem Start der mobilen Anwendung begann das Territorium des „Staates in einem Smartphone“ allmählich zu expandieren. Am 2. April fand der offizielle Start des Diya-Webportals für öffentliche Dienste statt, wo es möglich war, 27 öffentliche Dienste zu erhalten, darunter Unternehmer zu werden, die Art der Aktivität zu ändern oder sie einzustellen. Es war auch möglich, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung zu erhalten; ein Entbindungsgeld oder eine monatliche Erstattung der Kinderbetreuungskosten bis zu drei Jahren beantragen; eine Klage einreichen; ein Auto anmelden oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Fahrerdokumenten in Anspruch nehmen: eine Reihe von Lizenzen, Genehmigungen ausstellen oder Registerauszüge einholen.

Heute umfasst „Diya“ die folgenden sechs Tätigkeitsbereiche:

  • Webportal . Der Online-Service bietet 70 öffentliche Dienstleistungen an: Gewerbeanmeldung, Sozialhilfe, Bescheinigungen, Genehmigungen etc. Alle Dienstleistungen werden schnell, einfach, sicher und „in einem Fenster“ erbracht.
  • Mobile Anwendung . Eine Anwendung für Smartphones mit elektronischen Dokumenten und Daten über eine Person aus staatlichen Registern. Insbesondere sind biometrische Reisepässe erhältlich (Personalausweis, Reisepass eines Bürgers der Ukraine für Reisen ins Ausland); Registrierungsnummer von Karten und Steuerzahler (RNOKPP); Zertifikat des Binnenvertriebenen (Binnenvertriebene); Geburtsurkunde des Kindes; internes COVID-Zertifikat; externes COVID-Zertifikat .
  • Digitale Bildung . Portal mit Online-Kursen: ein digitaler Grundkurs für Lehrer, Gesundheitspersonal, Beamte, Eltern ; Kurse in Wirtschaft, Unternehmertum, Informationstechnologie , Cybersicherheit , Psychologie , Bildung und vielen anderen .
  • Portal für Unternehmen . Eine Online-Plattform zur Unterstützung ukrainischer Unternehmer, auf der sie Ratschläge zur Unternehmensgründung, Unternehmenserweiterung, Steuerzahlung und mehr erhalten. Außerdem können Sie auf diesem Portal an verschiedenen Programmen zur finanziellen Unterstützung lokaler Unternehmen teilnehmen , zum Beispiel an der Expertenfinanzierung für Unternehmen .
  • „Diya. Mitte“ . Online-Verwaltungsdienstzentren. Die Bürger können sie nutzen, um alle benötigten staatlichen Dienstleistungen bei einem Besuch zu erhalten. Zum Zeitpunkt dieses Schreibens (5. November 2022 ) wird diese Funktionalität nur getestet und steht den Bürgern noch nicht zur Verfügung. Nach dem Start auf dieser Plattform wird es möglich sein, einen Zuschuss zu beantragen ; eine Vereinbarung mit Anbietern staatlicher und kommunaler Dienstleistungen schließen ; als Migrantin finanzielle Unterstützung erhalten und vieles mehr.
  • City . Spezieller rechtlicher und steuerlicher Raum für internationale und ukrainische IT-Unternehmen. Über diesen Online-Service können Sie so einfach Geschäfte machen wie in Estland und Singapur. Es hat komfortable Steuerbedingungen und effektive Online-Tools für profitable, einfache und bequeme Geschäfte in der Ukraine geschaffen.

Wie man ein Analogon von Diya entwickelt

Da die mobile Anwendung und das Webportal von Diya mit vielen Behördendiensten und sensiblen Daten arbeiten, sollte diese Lösung nicht nur bequem, verständlich und ansprechend gestaltet sein, sondern auch ein Höchstmaß an Sicherheit bieten. Außerdem muss eine solche Software eine hohe Bandbreite haben, die ausreicht, um Millionen normaler Benutzer und Zehntausende von Unternehmen zu bedienen.

All dies kann nur mit Hilfe einer kundenspezifischen Entwicklung erreicht werden, da vorgefertigte Lösungen immer Sicherheitsrisiken, Vorlagendesign, Einschränkungen der Funktionalität und des Durchsatzes der Anwendung sind. Darüber hinaus sollte eine solch komplexe Softwarelösung von einem hochprofessionellen Entwicklungsteam mit Erfahrung in der Einführung solcher Lösungen wie Merehead entwickelt werden. Nur ein solches Team kann alle Nuancen der Entwicklung solcher Projekte berücksichtigen.

Nische und Zielgruppe

Das Diya-Projekt konzentriert sich auf die Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen und die Arbeit mit verschiedenen Dokumenten, Zertifikaten und Lizenzen, die Einzelpersonen und Unternehmen vom Staat zur Verfügung gestellt werden. Beim Start Ihrer analogen Diya können Sie die gleiche Richtung wählen, aber nur unter der Bedingung, dass Sie entweder den Staat repräsentieren oder genug Einfluss haben, um ihn für Ihr Geschäftsprojekt zu gewinnen. Ohne dies ist es unmöglich, eine Anwendung zu erstellen, aus der "Bilder" die gleichen Rechtsansprüche haben wie gewöhnliche (physische) Papierdokumente.

Dies ist jedoch nicht die einzige Option. Sie können eine andere Nische für Ihren elektronischen Dokumentenverwaltungsdienst wählen. Darüber hinaus kann es sich entweder um eine Unternehmenslösung handeln, die innerhalb eines Unternehmens funktioniert, oder um eine Art neutrale Lösung, an der sich alle beteiligen können, beispielsweise aus den Bereichen Logistik, Medizin, Marketing, Bildung oder Landwirtschaft.

Hauptsache, die Nische erfüllt mehrere Kriterien:

  • Dokumente müssen für die Teilnehmer des ausgewählten Marktes, Unternehmens oder Landes von Wert sein, beispielsweise die Identität einer Person, das Eigentum oder das Recht zur Ausübung einer Tätigkeit (Lizenz) bestätigen.
  • Dokumente müssen zwischen mehreren Teilnehmern mit heterogenen Dokumentenmanagementsystemen ausgetauscht werden. Beispielsweise benötigen Sie kein elektronisches Dokumentenmanagementsystem, wenn es nur innerhalb eines Restaurants funktioniert. Es wird jedoch benötigt, wenn Dokumente zwischen mehreren Restaurants, einem Restaurant und einer Bank, einem Restaurant und Lebensmittel- und Ausrüstungslieferanten, einem Restaurant und dem Staat ausgetauscht werden.
  • Die Geschwindigkeit der Arbeit mit Dokumenten ist für Sie sehr wichtig. Wenn es um die schnellstmögliche Bearbeitung (Prüfung) von Dokumenten geht, müssen Sie unbedingt manuelle Prozesse zugunsten eines elektronischen Dokumentenmanagements aufgeben.
  • Ihre Dokumente können gefälscht werden. Wenn die zu digitalisierenden Dokumente nahezu unfälschbar sind und dies Ihr Hauptkriterium für deren Verwendung ist, benötigen Sie möglicherweise kein neues EDS.

Funktionalität

Einheitliche Dateistruktur . Um einen elektronischen Online-Dokumentenverwaltungsdienst zu erstellen, ist es äußerst wichtig, eine einfache Dateisystemstruktur zu entwickeln, die Benutzer schnell verstehen und beherrschen können. Typischerweise verwenden solche Projekte eine Baumstruktur, da sie den Benutzern vertraut ist (dies ist die Art der Dateistruktur, die in Windows, Apple und Android verwendet wird) und einfach zu implementieren ist. Darüber hinaus verteilt die baumartige Dateistruktur Dokumente gut, basierend auf ihrer Wichtigkeit und Beziehung zu einer bestimmten Kategorie.

What a tree-like file structure looks like

Wie sieht die Baumstruktur aus? Quelle

Anpassbare Tagging- und Benennungsregeln . Das zweite wichtige Merkmal elektronischer Dokumentenverwaltungsdienste ist die Fähigkeit, Inhalte und ihre Eigentümer gemäß den Regeln und Anforderungen einer bestimmten Organisation zu markieren. Dies vereinfacht die Arbeit mit Dokumenten erheblich. Darüber hinaus hilft die Standardisierung von Namen und Tags bei der Automatisierung der Suche, Verarbeitung und Bearbeitung von Dokumenten.

Verfügbarkeit über Plattformen und Geräte hinweg . Ihre Lösung sollte auf allen Desktop- und Mobilgeräten reibungslos funktionieren und eine reibungslose und nahtlose Benutzererfahrung bieten. Gleichzeitig gilt diese Regel nicht nur für den Betrieb Ihrer Plattform unter Windows, Apple oder Android, sondern auch für die Anpassung von Bildschirmgrößen und Dateien an die Größe und Bildschirmauflösung des Geräts, das der Nutzer Ihres Online-Angebots ist derzeit verwenden.

Einfache intelligente Suchmaschine . Wenn Sie viele Dateien auf Ihrem System haben, benötigen Benutzer ein praktisches Tool, um nach Titel, Datum, Typ, Quelle und mehr nach den benötigten Dokumenten zu suchen. Sie müssen also ein System erstellen, in dem Sie anhand so vieler Kriterien wie möglich nach Dokumenten suchen können, darunter Titel, Datum, Kategorie, Tag und Autor.

Versionskontrolle hochgeladener Dateien. Wenn Ihr Produkt auf den Unternehmens- oder Privatsektor ausgerichtet ist, sollte es nicht nur die zuletzt heruntergeladene Datei speichern, sondern auch in der Lage sein, den Verlauf der Änderungen an einer konkurrierenden Datei zu verfolgen. Dies ist beispielsweise wichtig für die gemeinsame Arbeit an einem Dokument, Jahresabschlüssen, juristischen Dokumenten usw. Darüber hinaus können Sie mit dieser Funktion Sicherungskopien von Dokumenten erstellen.

Mitarbeit an Dateien, Bearbeitung . Diese Funktion ermöglicht es mehreren Benutzern, Dokumente anzuzeigen und zu bearbeiten, wie dies beispielsweise in Google Docs implementiert ist. Neben der Bearbeitung von Dokumenten sollte diese Funktionalität auch die Möglichkeit beinhalten, verschiedene Arten des Dateizugriffs einzustellen und zu konfigurieren sowie zwischen ihnen wechseln zu können.

Integration mit Software und Diensten von Drittanbietern . Untersuchungen zeigen, dass kleine Unternehmen im Durchschnitt über 100 verschiedene Softwareprodukte verwenden, während große Unternehmen über 280 verwenden. Ihre elektronische Dokumentenverwaltungslösung sollte sich in die gängigste Software integrieren lassen. Dies verbessert die Benutzererfahrung Ihrer Plattform und hilft Ihnen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Die spezifische Liste der Integrationen hängt von der Nische, der Zielgruppe und dem Land ab. Normalerweise sind dies Banken, Finanzdienste, Chats, E-Mail, soziale Netzwerke, Marketing-Tools usw.Software usage statistics for companies with 101 to 1,000 employees

Softwarenutzungsstatistik für Unternehmen mit 101 bis 1000 Mitarbeitern Quelle

Skalierbarer Dateispeicher . Wenn es darum geht, Ihre Daten zu speichern, ist es besser, mehr als weniger zu haben. Herkömmliche Datei- oder Dokumentenverwaltungssysteme verlassen sich auf Cloud-Speicherlösungen, da sie leicht an die Anforderungen eines bestimmten Unternehmens angepasst werden können. Wir empfehlen auch diesen Ansatz, jedoch mit einer kleinen Ergänzung – Sie müssen die Möglichkeit hinzufügen, offline mit Dokumenten zu arbeiten. Diese kleine Verbesserung kann die Benutzererfahrung erheblich verbessern.

Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen . Dokumente, die in Ihr elektronisches Dokumentenmanagementsystem hochgeladen werden, müssen auf allen Ebenen geschützt werden, von der Benutzerauthentifizierung und Widerstandsfähigkeit bis hin zu externen Bedrohungen und Dokumentenzugriffsklassen. Darüber hinaus ist es auch wichtig, die Vertraulichkeitsstufe von Dokumenten festlegen und den Zugriff darauf für Ihre Mitarbeiter, Partner, Kunden, normale Benutzer und andere Rollen konfigurieren zu können.

Automatische Dateigenerierung . Sie können Ihrem Service auch die Möglichkeit hinzufügen, Dokumente zu generieren, um beispielsweise Verträge, Berichte, Tabellen und Diagramme auf vorgefertigten Vorlagen zu erstellen. Dadurch werden viele Routineabläufe vereinfacht und die Zahl menschlicher Fehler reduziert. Eine sehr nützliche Funktion.

Optischer Zeichenleser . Erwägen Sie, Ihrem Produkt einen optischen Zeichenleser (OCR) hinzuzufügen. Auf diese Weise können Ihre Benutzer gedruckten und handgeschriebenen Text lesen und automatisch auf Ihre Plattform hochladen. Dies ist eine sehr komplexe Funktion, daher ist es besser, sie nicht von Grund auf neu zu entwickeln, sondern einen Anbieter für eine solche Lösung zu finden und sie in Ihr elektronisches Online-Dokumentenverwaltungssystem zu integrieren.

Dokumentenarchivierung . Die nächste Funktion, die Ihre Benutzer möglicherweise wünschen, ist die Archivierung veralteter Dateien und Dokumente, die mit abgeschlossenen Projekten verbunden sind. Dies ist sehr nützlich, wenn die Partnerschaften Ihrer Kunden Jahrzehnte andauern. Darüber hinaus kann es für einige Nischen auch eine Branchenanforderung sein.

Dateitypkonvertierung . Die Integration eines Dokumentenkonverters in Ihre Dokumentenverwaltungsplattform verbessert die Effizienz des Arbeitsablaufs Ihrer Benutzer, beispielsweise wenn sie ein Word-Textdokument oder eine Excel-Tabelle in PDF konvertieren müssen. Vergessen Sie bei der Implementierung dieser Funktionalität nicht, die Stapelkonvertierungsfunktion hinzuzufügen. Trotz der offensichtlichen Vorteile dieser Option vergessen viele Unternehmen aus irgendeinem Grund oft einfach, sie hinzuzufügen.

Elektronische Unterschrift . Eine weitere Option, ohne die ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem nicht mehr wegzudenken ist. Damit können Ihre Benutzer (Unternehmen, deren Mitarbeiter) Dokumente rechtsgültig signieren. Wie bei OCR ist es besser, diese Funktion nicht von Grund auf neu zu erstellen, sondern die entsprechende API zu verwenden.

Offline-Zugriff . Stellen Sie sicher, dass Ihre elektronische Dokumentenverwaltungsplattform es Benutzern ermöglicht, Dateien bei Bedarf anzuzeigen, zu bearbeiten und hochzuladen. Dies ist nützlich, wenn keine stabile Internetverbindung bereitgestellt werden kann oder wenn Ihre Kunden eine Lösung benötigen, die maximale Energieeinsparungen bietet.

Geschäftsmodell und Monetarisierung des Projekts

Ukrainian Dia ist eine Regierungsanwendung und ein Webportal, die ihre Dienste den Benutzern kostenlos zur Verfügung stellen. Dies bedeutet nicht, dass alles auf der Website kostenlos ist. Es gibt kostenpflichtige Dienste, zum Beispiel kostet die Wiederherstellung oder der Umtausch eines Führerscheins in Diya 219 UAH (ca. 6 USD), aber dies sind die Standardkosten des Dienstes, und seine Größe hängt nicht davon ab, ob Sie Diya verwenden oder nicht.

Wenn Sie Ihr Analogon von Diya erstellen, aber in einem anderen Land, werden Sie höchstwahrscheinlich ein ähnliches Geschäftsmodell verwenden. Wenn Sie jedoch eine kommerzielle Lösung starten möchten, müssen Sie sich für ein Monetarisierungsmodell entscheiden:

  • Abonnement . Dies ist vielleicht die gebräuchlichste Art, elektronische Dokumentenverwaltungsdienste zu monetarisieren. Demnach müssen Benutzer eine monatliche oder jährliche Gebühr zahlen, um Zugriff auf Ihre Website zu erhalten . Der Preis eines solchen Abonnements hängt normalerweise von den verfügbaren Funktionen, der Anzahl der für die Arbeit verfügbaren Dokumente usw. ab.
  • Provisionen und Gebühren . Wenn Benutzer Finanztransaktionen über Ihre Plattform durchführen, z. B. Zahlungen im Rahmen einer Vereinbarung, können Sie für jede dieser Transaktionen eine kleine Provision erheben.
  • Freemium . Dieses Monetarisierungsmodell geht davon aus, dass Sie den Benutzern die Hauptfunktionalität des Systems kostenlos zur Verfügung stellen und sie gleichzeitig dazu drängen, zusätzliche Funktionen zu erwerben. Solche kostenpflichtigen Funktionen können sein: keine Werbung, größere Auflistung usw.
  • Werbung . Dies ist der einfachste Weg, um mit Ihrer Software Geld zu verdienen. Sie können einen Bereich darin integrieren, um kontextbezogene Werbung anderer Internetdienste, Banken, Anwaltskanzleien, Marken und mehr anzuzeigen.

Technische Architektur des Projekts

Technical architecture of the electronic document management platform
Technische Architektur der elektronischen Dokumentenmanagement-Plattform. Quelle
Die elektronische Dokumentverwaltungsdienstarchitektur umfasst eine Präsentationsschicht, eine Geschäftsanwendungsschicht, eine Dienst-Plug-in-Unterstützungsschicht, eine Infrastrukturschicht und eine Standardunterstützungsschicht.
  • Präsentationsschicht . Dies ist ein System zum Empfangen und Senden von Dokumenten, Dokumentenverwaltung, Suche, Authentifizierung, Anmeldung usw.
  • Geschäftsanwendungsschicht . Dies sind verschiedene Mikroprozesse und Elemente, die für die Dokumenten- und Dateierfassung, das Klassifizierungsschema, die Authentifizierungsverarbeitung, den Dateiabruf, die Datenspeicherung, die Datenverwaltung, die Rechteverwaltung, die Protokollverwaltung, die Benutzerverwaltung, die statistische Berichterstattung, die Schnittstellenverwaltung und mehr verantwortlich sind.
  • Plugin-Ebene . Bietet eine Vielzahl von Systemsicherheitstools für Anwendungssysteme, darunter elektronisches Drucken, Identitätsauthentifizierung, digitale Signatur, Datenkapselung, Tabellenkalkulation, Urheberrechtsschutz, privilegierte Rolle und mehr.
  • Infrastrukturschicht . Dieser Teil der Plattform umfasst IAAS-Ausrüstung (Infrastructure as a Service) für Cloud-Computing und IAAS-Dienste.
  • Unterstützungsstufe . Dies sind branchenübliche Spezifikationen.

Backend, Frontend und API

Vorderseite . Die Entwicklung des User Interface Designs besteht aus mehreren Phasen. Warframes werden zuerst erstellt, wenig detaillierte Darstellungen des Designs, implementiert als einfache Flussdiagramme, die die Schlüsselelemente und Funktionen der Benutzeroberfläche zeigen. Als nächstes werden Mockups und Prototypen erstellt – eine Darstellung des Designs in der Form, in der Endbenutzer es sehen werden. Und am Ende werden sie mit den folgenden Technologien in Programmcode implementiert: Frontend-Technologien

Backend. Um die Soft- und Hardware Ihrer elektronischen Dokumentenmanagement-Plattform zu implementieren, werden die folgenden Technologien verwendet:

  • Webserver: nginx, Apache.
  • Web-Frameworks: Ruby On Rails, Phoenix.
  • Programmiersprache: Ruby, Elixir, Python, PHP, Java.
  • Datenbankserver: PostgreSQL, MySQL.
  • Hosting: AWS, Google Cloud-Plattform, Microsoft Azure.
API (Application Programming Interface). Wenn Sie vorhaben, externe Software mit Ihrem Diya-Gegenstück zu verbinden, können Sie die folgenden APIs verwenden: API für Diy analog

Testen und starten

Die letzte Stufe der Entwicklung ist eine umfassende Prüfung des erstellten Softwareprodukts auf Fehler und Einhaltung der Leistungsbeschreibung, die u. a. die Prüfung der Bedienbarkeit, Sicherheit, Durchsatz, Funktionalität etc. beinhaltet. Nach Abschluss der Tests wird die Anwendung in den Listen von Apple App Store und Google Play veröffentlicht, ebenso wie die Arbeit des Support-Service und die Sammlung von Feedback für die Weiterentwicklung des Dienstes.

Die Kosten für die Einführung eines Analogons von Diia / Diya

Die durchschnittlichen Kosten einer solchen mobilen Anwendung für elektronisches Dokumentenmanagement wie Ukrainisch Diya, abhängig von ihrer Komplexität und dem Standort des Entwicklers

Die Kosten für die Einführung eines Analogons von Diia / Diya

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Entwicklung eines komplexen Ökosystems auf Basis der Blockchain-Technologie.

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