Клієнт звернувся до нас із запитом на розробку кастомної CRM-системи для своєї торгової платформи. Основною метою було створити рішення, яке б дозволяло ефективно керувати лідами, будувати воронку продажів та гнучко налаштовувати під різні ролі адміністратора.
- Домен
- CRM
- Location
- США
- Терміни
- Червень 2024 - грудень 2024
- Сервіси
- Figma, Youtrack, CommPeak (постачальники хмарних контакт-центрів), NowPayments.
- Команда
- 1 менеджер проєкту, 1 UI/UX-дизайнер, 1 Full Stack Розробник, 1 Full Stack Тім Лід, 1 DevOps, 1 Тестувальник.
- Технологічний стек
- PHP (Laravel), jQuery, Hetzner, CI/CD, GitLab.
Під час аналізу вимог стало зрозуміло, що система повинна бути інтегрована безпосередньо в торгову платформу, а також взаємодіяти із зовнішніми постачальниками — послугами телефонії та ERP-системами. Крім того, CRM повинна підтримувати інтеграцію із зовнішніми цільовими сторінками для автоматичного збору потенційних клієнтів.
Таким чином, ми розробили не просто CRM, а просунуте, глибоко налаштоване рішення, яке поєднує функціональність управління продажами, комунікацій та аналітики. Подібних систем на ринку майже немає, тому клієнт обрав шлях створення власного програмного забезпечення для підвищення ефективності бізнес-процесів та контролю над усіма етапами продажів.
Завдання проекту
Основним завданням була глибока інтеграція CRM-системи з торговою платформою для забезпечення безперебійної передачі даних у режимі реального часу. CRM мала не лише отримувати інформацію з платформи, але й автоматично оновлювати параметри користувача при будь-яких змінах, забезпечуючи повну синхронізацію між системами.
Додатковим викликом була інтеграція телефонного сервісу для здійснення дзвінків безпосередньо через CRM. Це вимагало створення стабільного каналу зв'язку між операторами та користувачами платформи.
Ще однією складністю було налаштування системи прав доступу. Кожен відділ мав свою зону відповідальності та рівень доступу до даних, що гарантувало безпеку та конфіденційність. Адміністратори могли працювати лише в межах своїх відділів, не дублюючи роботу з іншими.
Фінансовий сектор CRM відігравав окрему роль – він мав розширені права на виконання окремих операцій, таких як поповнення депозитів або зняття коштів, залежно від рівня доступу адміністратора.
Архітектура рішення
Для побудови CRM-системи ми вирішили використовувати готове ядро з базовим функціоналом, що дозволило нам скоротити час розробки та зосередитися на створенні користувацьких модулів. Такий підхід заощадив нам кілька місяців роботи та забезпечив стабільну основу для подальшого масштабування проекту.
Ми обрали сучасний та перевірений технологічний стек. Для бекенду використовувався PHP (Laravel) — надійний фреймворк, який забезпечує високу продуктивність, безпеку та гнучкість у розробці. Для фронтенду використовувався JavaScript, що дозволило створити динамічний та швидкий користувацький інтерфейс. Обидві технології мають велику спільноту, добре задокументовані та не потребують значних витрат на підтримку, що робить їх оптимальним вибором для довгострокової розробки системи.
Ми розгорнули інфраструктуру на особистому сервері, щоб гарантувати стабільність та безпеку. Наш DevOps-інженер відповідав за налаштування середовища, забезпечення оптимальної конфігурації сервера, балансування навантаження та резервне копіювання. Для хостингу ми обрали Hetzner, надійного постачальника з відмінним співвідношенням ціни та якості, що гарантує високу продуктивність та стабільність системи.
Ми використовуємо подібну архітектуру в інших наших проектах.
Ключові характеристики платформи
CRM-система отримала набір функцій, спрямованих на автоматизацію продажів, управління клієнтами та бізнес-аналітику.
Базовий набір включає модулі «Клієнти», «Фінанси» та «Завдання». Вони дозволяють відстежувати всю базу користувачів, контролювати їхні баланси, створювати депозити або зняття коштів вручну, а також ставити завдання для лідів та співробітників, формуючи ефективний графік роботи.
Однією з найцікавіших реалізацій стала інтеграція з телефонією, яка дозволила здійснювати дзвінки безпосередньо з CRM. Для кожного користувача були визначені індивідуальні права доступу, завдяки чому адміністратори могли працювати лише зі своїми лідами, не перетинаючи їх з іншими відділами.
Також ми реалізували глибоку інтеграцію з торговою платформою, яка забезпечує отримання та оновлення даних у режимі реального часу — від фінансових транзакцій до активності користувачів.
Для зручного моніторингу ключових показників було створено Панель інструментів, яка об'єднує дані з усіх відділів — продажів, фінансів та активності користувачів. Це дозволило керівництву отримати повну картину бізнес-процесів та швидко приймати рішення.
Для суперадміністратора ми передбачили окремий модуль для управління правами доступу: додавання, видалення користувачів, контроль їх дій та налаштування ролей. Всі дії систематично фіксуються в журналі, що забезпечує прозорість та безпеку роботи.
В результаті платформа стала гнучким та зручним інструментом, що поєднує управління клієнтами, фінанси, комунікації та аналітику в одному рішенні.
UI/UX та користувацький досвід
Під час розробки дизайну ми зосередилися на максимальній зручності та простоті використання. Головною метою було створити інтерфейс, який не перевантажує користувача зайвими елементами, кнопками чи інформацією, але дозволяє швидко виконувати основні дії.
Ми зосередилися на UX-дизайні — чіткій структурі, логічній навігації та мінімалістичному підході до візуальних рішень. Інтерфейс побудований таким чином, щоб користувач міг легко орієнтуватися навіть без попереднього навчання.
Візуальна частина системи виконана в спокійних кольорах та світлих елементах для забезпечення комфортної роботи протягом робочого дня. Такий підхід допоміг створити інтерфейс, який виглядає стримано, але водночас сучасно та функціонально.
Результати
Розробка CRM-системи зайняла близько двох місяців інтенсивної роботи. За цей час ми створили повноцінну, глибоко інтегровану CRM на основі готового рішення, доповнивши її численними користувацькими модулями, повністю адаптованими до бізнес-процесів клієнта.
Система дозволила нам ефективно керувати користувачами торгової платформи, обробляти депозити та виведення коштів у налаштованому режимі, призначати ролі для різних відділів і навіть внутрішніх адміністраторів. Такий підхід забезпечив гнучке управління процесами всередині компанії та значно підвищив продуктивність команди.
Завдяки впровадженню CRM ефективність роботи відділів зросла приблизно на 50%. Щодня системою користувалися близько 50 адміністраторів, а основна торгова платформа мала понад 2000 активних користувачів на день.
Зручне керування клієнтською базою, статусами лідів, завданнями та фінансовими операціями дозволило компанії оптимізувати внутрішні процеси, зменшити ручну роботу та підвищити прозорість управління.
Інвестиції в розробку кастомної CRM повністю окупилися протягом кількох місяців, що підтвердило високу ефективність рішення та його стратегічну цінність для бізнесу.
Уроки та висновки
Розробка CRM-системи – це складний та багаторівневий процес, який вимагає глибокого розуміння бізнес-процесів клієнта. Основні виклики виникли на етапі планування, коли потрібно було детально опрацювати кожен модуль та логіку взаємодії між елементами системи. Кожна, навіть найменша деталь, могла суттєво вплинути на ефективність усієї платформи – саме тому ретельна підготовка та узгодження вимог на початку є критично важливими.
CRM-система не є універсальним інструментом для всіх компаній, але індивідуально адаптоване рішення, створене з урахуванням специфіки бізнесу, може значно підвищити продуктивність, прозорість та контроль процесів всередині організації.
Використання готового ядра як основи для кастомної CRM стало оптимальним підходом, який дозволив поєднати швидкість розробки з гнучкістю налаштування. Цей метод довів свою ефективність — він зменшує витрати часу та ресурсів, забезпечуючи при цьому високу якість та стабільність продукту.
