doświadczenie: rozwój CRM

Klient zwrócił się do nas z prośbą o stworzenie dedykowanego systemu CRM dla swojej platformy handlowej. Głównym celem było stworzenie rozwiązania, które umożliwiłoby efektywne zarządzanie leadami, budowanie lejków sprzedażowych oraz elastyczne dostosowanie do różnych ról administratora.

Podczas analizy wymagań stało się jasne, że system powinien być zintegrowany bezpośrednio z platformą handlową, a także współpracować z dostawcami zewnętrznymi — usługami telefonicznymi i systemami ERP. Dodatkowo, CRM powinien umożliwiać integrację z zewnętrznymi landing page'ami w celu automatycznego gromadzenia potencjalnych klientów.

W ten sposób stworzyliśmy nie tylko system CRM, ale zaawansowane, w pełni spersonalizowane rozwiązanie, łączące w sobie funkcje zarządzania sprzedażą, komunikacji i analityki. Na rynku praktycznie nie ma podobnych systemów, dlatego klient zdecydował się na stworzenie własnego oprogramowania, aby zwiększyć efektywność procesów biznesowych i kontrolować wszystkie etapy sprzedaży.

Wyzwania projektu

Głównym zadaniem była głęboka integracja systemu CRM z platformą transakcyjną, aby zapewnić nieprzerwany transfer danych w czasie rzeczywistym. System CRM musiał nie tylko odbierać informacje z platformy, ale także automatycznie aktualizować parametry użytkownika o wszelkie zmiany, zapewniając pełną synchronizację między systemami.

Dodatkowym wyzwaniem była integracja usługi telefonicznej w celu wykonywania połączeń bezpośrednio przez CRM. Wymagało to stworzenia stabilnego kanału komunikacji między operatorami a użytkownikami platformy.

Kolejnym wyzwaniem było skonfigurowanie systemu uprawnień dostępu. Każdy dział miał własny obszar odpowiedzialności i poziom dostępu do danych, co gwarantowało bezpieczeństwo i poufność. Administratorzy mogli pracować tylko w obrębie swoich działów, bez nakładania się na inne.

Sektor finansowy CRM odgrywał odrębną rolę – posiadał rozszerzone uprawnienia do wykonywania poszczególnych operacji, takich jak uzupełnianie depozytów czy wypłacanie środków, w zależności od poziomu dostępu administratora.

Architektura rozwiązania

Do budowy systemu CRM zdecydowaliśmy się na wykorzystanie gotowego rdzenia z podstawową funkcjonalnością, co pozwoliło nam skrócić czas rozwoju i skupić się na tworzeniu dedykowanych modułów. Takie podejście pozwoliło nam zaoszczędzić kilka miesięcy pracy i zapewniło stabilną podstawę do dalszego skalowania projektu.

Wybraliśmy nowoczesny i sprawdzony zestaw technologii. Backend oparliśmy na PHP (Laravel) – niezawodnym frameworku zapewniającym wysoką wydajność, bezpieczeństwo i elastyczność w rozwoju. Do frontendu wykorzystaliśmy JavaScript, co pozwoliło na stworzenie dynamicznego i szybkiego interfejsu użytkownika. Obie technologie cieszą się dużą społecznością, są dobrze udokumentowane i nie wymagają znacznych kosztów wsparcia, co czyni je optymalnym wyborem do długoterminowego rozwoju systemu.

Infrastrukturę wdrożyliśmy na serwerze osobistym, aby zagwarantować stabilność i bezpieczeństwo. Nasz inżynier DevOps odpowiadał za konfigurację środowiska, zapewnienie optymalnej konfiguracji serwera, równoważenie obciążenia i tworzenie kopii zapasowych. Do hostingu wybraliśmy firmę Hetzner, niezawodnego dostawcę oferującego doskonały stosunek jakości do ceny, gwarantującego wysoką wydajność i stabilność systemu.

Podobną architekturę stosujemy w naszych innych projektach.

Kluczowe funkcje platformy

System CRM otrzymał zestaw funkcji ukierunkowanych na automatyzację sprzedaży, zarządzanie klientami i analitykę biznesową.

Podstawowy zestaw obejmuje moduły „Klienci”, „Finanse” i „Zadania”. Umożliwiają one śledzenie całej bazy użytkowników, kontrolowanie ich sald, ręczne tworzenie wpłat i wypłat oraz wyznaczanie zadań dla potencjalnych klientów i pracowników, tworząc efektywny harmonogram pracy.

Jednym z najciekawszych wdrożeń była integracja z telefonią, która umożliwiła wykonywanie połączeń bezpośrednio z CRM. Każdemu użytkownikowi zdefiniowano indywidualne uprawnienia dostępu, dzięki czemu administratorzy mogli pracować wyłącznie ze swoimi leadami, bez konieczności interakcji z innymi działami.

Wdrożyliśmy również głęboką integrację z platformą handlową, która zapewnia odbiór i aktualizację danych w czasie rzeczywistym — od transakcji finansowych po aktywność użytkowników.

Aby ułatwić monitorowanie kluczowych wskaźników, stworzono Panel, który łączy dane ze wszystkich działów — sprzedaży, finansów i aktywności użytkowników. Pozwoliło to kadrze zarządzającej uzyskać pełny obraz procesów biznesowych i szybko podejmować decyzje.

Dla superadministratora udostępniliśmy osobny moduł do zarządzania uprawnieniami dostępu: dodawania, usuwania użytkowników, kontrolowania ich działań i konfigurowania ról. Wszystkie działania są systematycznie rejestrowane w logu, co zapewnia transparentność i bezpieczeństwo pracy.

Dzięki temu platforma stała się elastycznym i wygodnym narzędziem, łączącym zarządzanie klientami, finanse, komunikację i analitykę w jednym rozwiązaniu.

UI/UX i doświadczenie użytkownika

Podczas projektowania skupiliśmy się na maksymalnej wygodzie i łatwości użytkowania. Głównym celem było stworzenie interfejsu, który nie przeciąża użytkownika zbędnymi elementami, przyciskami czy informacjami, a pozwala na szybkie wykonywanie podstawowych czynności.

Skupiliśmy się na projektowaniu UX — przejrzystej strukturze, logicznej nawigacji i minimalistycznym podejściu do rozwiązań wizualnych. Interfejs został zaprojektowany tak, aby użytkownik mógł z łatwością poruszać się po nim nawet bez wcześniejszego przeszkolenia.

Część wizualna systemu utrzymana jest w stonowanych kolorach i lekkich elementach, aby zapewnić komfortową pracę przez cały dzień. Takie podejście pozwoliło stworzyć interfejs, który wygląda stonowanie, a jednocześnie jest nowoczesny i funkcjonalny.

Rezultaty

Stworzenie systemu CRM zajęło około dwóch miesięcy intensywnej pracy. W tym czasie stworzyliśmy pełnoprawny, głęboko zintegrowany CRM oparty na gotowym rozwiązaniu, uzupełniając go licznymi modułami dedykowanymi, w pełni dostosowanymi do procesów biznesowych klienta.

System pozwolił nam efektywnie zarządzać użytkownikami platformy transakcyjnej, przetwarzać wpłaty i wypłaty w trybie niestandardowym, przypisywać role różnym działom, a nawet administratorom wewnętrznym. Takie podejście zapewniło elastyczne zarządzanie procesami w firmie i znacząco zwiększyło produktywność zespołu.

Dzięki wdrożeniu CRM efektywność działów wzrosła o około 50%. Z systemu korzystało codziennie około 50 administratorów, a główna platforma handlowa miała ponad 2000 aktywnych użytkowników dziennie.

Wygodne zarządzanie bazą klientów, statusami leadów, zadaniami i transakcjami finansowymi pozwoliło firmie zoptymalizować procesy wewnętrzne, ograniczyć pracę ręczną i zwiększyć przejrzystość zarządzania.

Inwestycja w rozwój dedykowanego CRM zwróciła się w pełni w ciągu kilku miesięcy, potwierdzając wysoką efektywność rozwiązania i jego strategiczną wartość dla firmy.

Lekcje i spostrzeżenia

Tworzenie systemu CRM to złożony i wieloetapowy proces, który wymaga dogłębnego zrozumienia procesów biznesowych klienta. Główne wyzwania pojawiły się na etapie planowania, kiedy konieczne było szczegółowe opracowanie każdego modułu i logiki interakcji między elementami systemu. Każdy, nawet najdrobniejszy szczegół, mógł znacząco wpłynąć na efektywność całej platformy — dlatego staranne przygotowanie i koordynacja wymagań na początku są niezwykle istotne.

System CRM nie jest uniwersalnym narzędziem dla każdej firmy, ale indywidualnie dopasowane rozwiązanie, stworzone z uwzględnieniem specyfiki biznesu, może znacząco zwiększyć produktywność, przejrzystość i kontrolę procesów w organizacji.

Wykorzystanie gotowego rdzenia jako podstawy dedykowanego CRM stało się optymalnym podejściem, które pozwoliło połączyć szybkość rozwoju z elastycznością personalizacji. Metoda ta dowiodła swojej skuteczności — redukuje koszty czasu i zasobów, zapewniając jednocześnie wysoką jakość i stabilność produktu.