Software de Gerenciamento de Projetos e Tendências em 2024

Com o software de gerenciamento de projetos, as empresas podem simplificar o planejamento, atribuindo tarefas e criando equipes separadas. Isso contribui para o cumprimento de prazos e tarefas e metas específicas. Atualmente, existem muitos sistemas de gerenciamento de projetos diferentes no mercado, por isso é vital entender as principais tendências e tendências para encontrar a melhor solução para necessidades específicas. Para simplificar a análise de mercado e a seleção de software, o artigo apresenta opções dos principais fornecedores e software de gerenciamento de projetos em 2024 com base em preços, funcionalidade, suporte ao cliente etc. O artigo foi criado após extensa pesquisa de mercado e análise completa e apresenta as principais tendências para 2024.

Melhor software para gerenciamento de projetos em 2024

Antes de criar um software ou buscar soluções prontas, focando no melhor software de gerenciamento de projetos, você precisa entender o que é.

É uma plataforma ou ferramenta pessoal de uma empresa, indivíduos que são necessários para:

• planejamento;
• alocação;
• controle de recursos;
• planejamento de prazos e metas;
• atribuição de tarefas;
• monitorar o progresso;
• coleta e implementação de dados;
• colaboração de toda a equipe.

Com a ajuda de um software adequadamente criado ou selecionado, as organizações podem ser estruturadas, o armazenamento de documentação é simplificado e é mais fácil encontrar a funcionalidade adequada.

É difícil encontrar um software de gerenciamento de projetos único e melhor. Ele é escolhido pessoalmente para necessidades específicas, mas há uma lista de possíveis softwares que serão úteis:

• ClickUp - ótimo para equipes de desenvolvimento Agile.
• Monday.com - adequado para startups com orçamentos pequenos.
• Asana - um kit de ferramentas para tarefas colaborativas.
• Zoho Projects - bom para integração.
• Smartsheet - solução para automatizar tarefas rotineiras de trabalho.
• Notion - uma opção para criadores de conteúdo.
• Airtable - uma solução para quem é orientado a dados.
• Teamwork - adequado para prestadores de serviços com foco no cliente.
• Wrike - software com recursos de IA.
• Jira - recomendado para equipes de desenvolvimento de produtos.

A lista é apresentada após uma avaliação detalhada de mais de 20 plataformas populares de gerenciamento de projetos usadas por pequenas e médias empresas.

Os seguintes parâmetros, especialmente importantes para pequenas empresas, foram levados em consideração para toda a lista:

• Preço e taxas. As opções de gerenciamento de projetos custam menos de US$ 8 por mês.
• Opções e recursos gerais. Leva-se em consideração a capacidade do software em fornecer funcionalidades básicas (gráficos Kanban, gráficos de Gantt) e configurações de experiência de gerenciamento com base nas necessidades de um determinado negócio, incluindo a implementação de ferramentas de automação.
• Ferramentas adicionais. Esta categoria inclui parâmetros um pouco mais amplos do que os softwares de gerenciamento de projetos comuns. Por exemplo, acesso ao cliente, possibilidade de emitir faturas e controlar o orçamento.
• Aplicativo móvel. Qualquer software da lista inclui um aplicativo de smartphone para diferentes sistemas operacionais.
• Serviço e suporte. Disponibilidade de chats ao vivo, bases de conhecimento ou guias para encontrar respostas para perguntas.

Software de qualidade é uma ferramenta para qualquer pessoa da equipe aprender a trabalhar rapidamente, mesmo com treinamento técnico mínimo. Todas as opções da lista possuem recursos para controlar a curva de aprendizado. Ao introduzir um novo software nos fluxos de trabalho, é provável que surjam dúvidas adicionais, portanto, dê preferência a serviços com suporte que possam responder rapidamente.

9 principais tendências em gerenciamento de projetos

Houve mudanças significativas na gestão de projetos ao longo dos anos. Eles evoluíram significativamente e passaram de soluções primitivas para SaaS e outros. Os novos avanços tecnológicos e todas as evoluções do mercado estão provocando mudanças exponenciais na gestão de projetos. As empresas devem acompanhar e conhecer todas as tendências possíveis na gestão de projetos em 2024. Caso contrário, podem falhar. Abaixo estão as principais tendências que dominarão o ambiente de negócios em 2024 e nos próximos anos.

Automatização e IA

Graças à automação e à inteligência artificial, muitos campos de trabalho passaram por grandes mudanças, desde a saúde até a agricultura ou a construção. Eles são necessários para melhorar os resultados de projetos específicos e a eficiência de cada colaborador.

Ao automatizar tarefas rotineiras e sem importância, os gerentes de projeto liberam seu tempo, permitindo que se concentrem mais nas coisas que beneficiam os negócios. Assim, os bots podem agendar reuniões ou coletar dados para posterior análise manual ou automatizada. Tudo isso é exibido como notificações em uma plataforma amigável.

A IA pode melhorar a própria automação adicionando a execução de tarefas complexas de agendamento e visualização. Ao mesmo tempo, haverá dados suficientes para fornecer aos executivos notícias importantes sobre as mudanças do mercado para a tomada de decisões estratégicas. A incorporação de IA ao seu negócio pode melhorar o desempenho do projeto com previsões de custo, risco ou duração da tarefa.

A automação e a IA podem ser usadas para:

• Otimização do fluxo de trabalho.
• Planejamento.
• Controle e análise de riscos.
• Criação de dados de desempenho.
• Apoio à decisão.
• Otimização de recursos.
• Automação de ações simples e complexas.
• Previsão.

RPA (automação robótica de processos) merece destaque nessa tendência. Uma abordagem de automação para executar tarefas repetitivas que podem economizar tempo. Esta solução tem um grande potencial no futuro.

Automação, IA pode simplificar significativamente o trabalho das equipes de projeto, simplificando processos básicos e dando mais tempo para tarefas mais difíceis que robôs e bots ainda não estão disponíveis.

A integração dos recursos de IA dará aos executivos e empresas mais transparência, pois ajudará a identificar riscos e influenciar a tomada de decisões.

Análise de dados e atenção aos números

As ferramentas analíticas ajudam a agregar valor às empresas e são úteis para o gerenciamento de projetos. As organizações criam e trabalham com grandes quantidades de dados diariamente, portanto, aplicá-los a decisões em tempo real é sensato. Isso pode ser planejamento de projeto, risco ou planejamento de qualidade. A análise de dados ajuda a formar uma equipe, considerar o tamanho da equipe e todos os membros, posicionar e atribuir responsabilidades, habilidades etc. Todos os fatores são necessários para melhorar os resultados da tarefa.

O software de análise simplifica o gerenciamento de projetos porque as empresas podem lidar rapidamente com problemas específicos que interferem no trabalho principal. Após a conclusão do projeto, o software ajudará a visualizar os resultados, considerando a estratégia de desenvolvimento.

A análise habilitada para IA ajuda você a ter uma visão geral de projetos individuais e da empresa. O software fornece relatórios com parâmetros personalizáveis. Eles também facilitam a visualização das informações da maneira que um gerente precisa para tomar decisões em tempo real, em vez de usar a intuição usando relatórios gerados manualmente.

A necessidade da inteligência emocional

As tendências de gerenciamento de projetos em 2024 também incluem ter um líder com inteligência emocional. Essa habilidade é essencial na hora de lidar com pessoas, principalmente no setor corporativo.

A implementação bem-sucedida das tarefas do projeto é possível com o gerenciamento adequado dos recursos humanos, mas, inicialmente, você precisa entendê-los. A falta de compreensão de todos os membros da equipe e a falta de contato e comunicação podem levar a problemas.

Ter esse tipo de habilidade social permite que os gerentes executem as seguintes tarefas com eficiência:

• Construa relacionamentos com cada membro da equipe individualmente, melhorando o humor da equipe.
• Assegurar a cooperação prática no projeto.
• Negocie e encontre soluções de compromisso.
• Resolver disputas.
• Melhorar o desempenho dos funcionários.

Dave Birdsall, gerente sênior do The Parker Avery Group, viu uma grande recompensa quando as reuniões diárias deixaram de ser sobre trabalho e se conectaram com a vida pessoal dos membros da equipe. Esse equilíbrio melhorou a eficiência do trabalho e permitiu que os funcionários remotos interagissem uns com os outros. Ao mesmo tempo, o gerente age como um amigo e controla os processos e problemas de trabalho.

Instrumentos avançados e software para gerenciamento de projetos e sua personalização

Uma das tendências de crescimento mais rápido no gerenciamento de projetos é a melhoria de ferramentas e software. De acordo com Wellington, 54% das empresas precisam de acesso a métricas críticas de desempenho de projetos em tempo real e cerca de 30% fazem coleta manual de dados. Isso aponta para a necessidade de novos softwares e ferramentas para o ambiente corporativo. Esses aplicativos de automação podem ajudar a simplificar o trabalho e tarefas complexas.

Aqui estão algumas funções úteis para o software:

• Controles e dados de alocação de saldo.
• Monitore projetos por meio de painéis que você pode personalizar para facilitar a tomada de decisões corretas.
• Determinar quando executar tarefas específicas.

Mudar para o trabalho colaborativo também é um recurso valioso para a formação de equipes. A personalização ajuda você a adaptar o software de forma eficaz às necessidades do projeto e às organizações específicas.

Gestão de Projetos Híbridos

A próxima tendência em 2024 é o conceito de gestão híbrida. A popularidade é porque todos os projetos são diferentes; apenas algumas equipes podem trabalhar de acordo com uma única metodologia. Como resultado, as empresas experimentam diferentes abordagens.

Um modelo de gerenciamento de projeto híbrido é uma forma de incorporar elementos de gerenciamento clássico, Agile e Scrum. Juntos, isso aumenta a flexibilidade, a velocidade e a probabilidade de concluir as tarefas com sucesso. Além disso, as empresas podem aplicar soluções exclusivas ao seu setor.

Demanda de trabalho remoto

A grande popularidade e crescimento do teletrabalho ocorre durante a pandemia do COVID-19. 97% das pessoas nas pesquisas da Forbes querem trabalhar diretamente de casa, em vez de ir ao escritório diariamente em um horário definido. Além disso, 25% de todos os empregos na América do Norte permanecerão em formato remoto.

O gerenciamento remoto de projetos tem muitas vantagens:

• A flexibilidade do horário.
• Tempo de viagem reduzido.
• Custos de projeto reduzidos.
• Acesso a funcionários de qualquer lugar do mundo e uma abordagem diversificada ao banco de talentos.

Claro que existem algumas desvantagens, como falta de comunicação ao vivo, às vezes desmotivação da equipe, falta de informação, etc. Antes de implementar a tendência em sua empresa, preparar e investir em aplicativos em nuvem é essencial. Eles ajudarão a controlar tarefas e projetos individuais de forma rápida e fácil.

O software de trabalho remoto ajudará a coletar as informações necessárias, o que é importante para acompanhar, controlar o gerente de seus funcionários e tomar decisões eficazes com rapidez. O software baseado em nuvem ajudará não apenas os funcionários remotos, mas também com um modelo híbrido de gerenciamento de projetos. Ele pode ser implantado em todo o mundo e o produto coletará todos os dados, independentemente da hora ou local.

Práticas rígidas de segurança cibernética

A segurança é essencial para modelos híbridos de gerenciamento de projetos, trabalho remoto e outros produtos digitais. O planejamento adequado é necessário para garantir que uma empresa não tenha problemas com vazamentos de informações e ataques cibernéticos ao introduzir software.

As estatísticas mostram que mais de 80% dos vazamentos de dados ou uso indevido de informações são causados apenas por erro humano. Para resolver o problema, é fundamental treinar constantemente a equipe para perceber e identificar fraudes e ataques que podem ocorrer ao trabalhar em projetos na Internet.

Integrar os controles e proteções adequados ajudará a evitar consequências negativas. Essa tendência de gerenciamento de projetos ajudará executivos e gerentes a entender quais etapas uma empresa precisa seguir para melhorar a eficiência operacional. Isso é especialmente importante para aqueles na indústria de serviços profissionais.

Habilidades interpessoais

Aspectos técnicos e analíticos podem ser assumidos inteiramente por ferramentas de automação e IA, mas existem várias outras responsabilidades significativas que os gerentes de projeto podem assumir. As habilidades interpessoais, enfatizando as habilidades interpessoais, são essenciais para isso.

Os funcionários eficazes devem se comunicar com os clientes, entender e relatar os clientes, gerenciar uma equipe e eliminar possíveis problemas e obstáculos no caminho dos projetos.

Em 2024, a demanda por habilidades específicas aumentará porque essas pessoas podem resolver conflitos, negociar e trabalhar com as partes interessadas. Além disso, eles podem tomar boas decisões, administrar o tempo e formar equipes eficazes.

O desenvolvimento de habilidades interpessoais fará de um gerente um funcionário procurado e ajudará a agregar valor a qualquer organização. Apesar da digitalização de vários setores da vida e da automatização de diversos processos, as habilidades sociais continuam em alta, principalmente na hora de buscar novos colaboradores.

Os gerentes de projeto com habilidades sociais desenvolvidas são bons em resolver conflitos, gerenciar mudanças e outras tarefas que (ainda) são inacessíveis à tecnologia.

Preocupações com a saúde mental

O homem moderno está sempre com pouco tempo, principalmente quando há um trabalho remoto de casa e prazos a cumprir. Além disso, a falta de deslocamento diário para o trabalho pode levar ao esgotamento. Para manter a motivação e aumentar a produtividade da equipe (no escritório ou remotamente), as empresas precisam desenvolver e estar em métodos para ajudar a lidar com situações difíceis. Em 2024, a tendência de prestar atenção à saúde mental dos funcionários continuará.

A modificação dos horários de trabalho é um excelente ponto de partida, tornando-os mais flexíveis. Isso ajudará a desenvolver a liberdade de escolha dos funcionários. Eventos sociais ou programas esportivos irão melhorar o moral e a saúde.

Considerando a questão em termos de gerenciamento de projetos, os gerentes podem definir prazos e expectativas claras para o trabalho realizado, fornecendo apoio em vez de críticas.

Aqui estão algumas opções para o que as empresas podem fazer em 2024:

• Atualização das regras de pessoal para trabalhadores remotos em tempo integral e meio período.
• Software de controle de tempo para que a organização possa lidar com problemas de produtividade.
• Adicionando ferramentas digitais que facilitam tarefas, agendamento e gerenciamento de projetos.
• Programas dedicados para ajudar a apoiar e tirar as pessoas do esgotamento, estresse ou ansiedade.
• Os relatórios de recursos ajudam a verificar as cargas de trabalho individuais e da equipe. Se tal ferramenta não estiver disponível, verificações verbais podem ser feitas uma vez por semana. A segurança psicológica no local de trabalho é essencial e ajuda você a se sentir normal.

Estas são todas as tendências de gerenciamento de projetos de TI que você precisa conhecer e usar hoje. Avanços em tecnologia como IA, automação, análise de big data, etc., podem melhorar toda a equipe para alcançar melhores resultados.

As outras áreas de gerenciamento de projetos, incluindo inteligência emocional e trabalho de saúde mental, são todos fatores humanos, que também são importantes no trabalho de recursos humanos. Melhorar a métrica fará com que qualquer projeto seja bem-sucedido. A segurança e o gerenciamento híbrido aumentam a flexibilidade e a eficiência das tarefas.

Selecionando o melhor software para gerenciamento de projetos

Antes de escolher o software, muitos fatores devem ser considerados: preço, taxas, funções, relatórios, possíveis integrações e suporte.

O software deve ter ferramentas e recursos essenciais para o gerenciamento de projetos de qualidade. Isso proporcionará sucesso à maioria dos projetos, mas soluções exclusivas podem agregar conveniência para empresas individuais.

Algumas das ferramentas de gerenciamento de projetos mais usadas incluem:

• Funções de orçamento. Dê a você a capacidade de baixar um orçamento específico, controlar custos ainda mais e rastrear faturas. Isso permite que você compare os custos com o valor planejado do investimento. Considerando os desvios, você pode ver os riscos e problemas.
• Ferramentas para controlar recursos. Os recursos ajudarão a planejar, manter registros e acompanhar os recursos usados na execução de um projeto. Você pode perceber problemas de disponibilidade ou esgotamento severo dos membros da equipe e então corrigir o trabalho corretamente, eliminando problemas no futuro.
• Ferramentas de gerenciamento de tarefas. Isso inclui automação de faturas, alterações críticas de projetos e gerenciamento de processos centrais. Pode haver ferramentas para visualizar tarefas e seu progresso, calendários, etc. Funções para trabalhos com riscos. Ajuda a equilibrar e monitorar a execução dos projetos, levando em consideração os riscos. Existem gráficos, listas, ferramentas de planejamento, detalhamento de custos e relatórios de variação.
• Gráficos e relatórios. O software deve incluir imagens digitais para ajustes de planejamento, cronograma e orçamento.
• Um aplicativo para smartphone. Tal software permitirá acompanhar e gerenciar o projeto de qualquer lugar do mundo, e todos os participantes terão conhecimento das etapas da obra. Informações em tempo real melhoram a eficiência da tomada de decisões. O aplicativo é conveniente para trabalhar com conteúdo personalizado para cada membro da equipe, para que eles conheçam as ações e os marcos de cada dia.
• Integrações. Diferentes integrações melhoram o desempenho do software, atendendo às necessidades da empresa.
• Ferramentas de gestão de clientes. Eles permitem que os clientes sejam incluídos no projeto para status oportuno e suporte profissional. Isso pode ser cobrança, comunicação por vídeo ou a capacidade de transformar um cliente em usuário, mas manter o controle sobre suas ações.
• Recursos colaborativos. Facilitar a execução de tarefas colaborativas. Isso inclui salas de bate-papo, calendários, ambientes de compartilhamento de arquivos, etc.
• O software de gerenciamento de projetos deve ser fácil de usar. Portanto, ter modelos, materiais de treinamento e automação será uma boa vantagem.

O conjunto de recursos difere para todos e as necessidades de software diferem para startups e grandes empresas. Organizações corporativas podem precisar de ferramentas onde você possa ver as etapas do trabalho em diferentes países ou no mundo, enquanto uma startup precisa de apenas 1-2 locais. À medida que o projeto cresce, o software pode ser complementado aumentando as ferramentas e adicionando mais automação.