Написать нам
Категория: Разработка
07.12.2022

Как Разработать Сервис Электронного Документооборота по типу Украинской Дии?

Хотите Сервис электронного документаоборота?
Компания Merehead занимается веб разработкой. Свяжитесь с нами и получите бесплатную консультацию! Поговорить с Менеджером
Дія (Diia, или Diya) — это украинское мобильное приложение и веб-портал, запущенные Министерством цифровой трансформации Украины 20 февраля 2020 года. Мобильное приложение позволяет использовать цифровые документы в своих смартфонах вместо физических для идентификации личности и обмена ценностями. Тогда как веб-портал предоставляет доступ к более чем 70 государственным услугам через интернет. За 2 года работы платформа стала очень популярной среди граждан Украины (каждый второй украинец воспользовался как минимум одной е-услугой платформы) и получила мировое признание как инновационный госпродукт.



Дальше мы расскажем, как работает данный проект, благодаря чему он стал настолько популярным, а как разработать сервис электронного документооборота (EDS) и предоставления госуслуг по типу украинской Дія и сколько это стоит.

Приложение «Дія»



Дія (акроним от «Держава і я», с укр. — «Государство и я») — это украинский электронный сервис государственных услуг, запущенный Министерством цифровой трансформации Украины в рамках проекта «Государство в смартфоне». Изначально это было только мобильное приложение, разработанное прежде всего для хранения в одном месте и в электронном виде всех необходимых документов, которые можно будет использовать как обычные физические (бумажные, пластиковые) документы. Первыми такими документами стали: паспорт заграничный паспорт, водительские права и свидетельство о регистрации транспортного средства.





Если вам нужно показать какой-то документ сотруднику банка, гостиницы, транспортной компании или полиции, вы просто запускаете «Дія» и открываете в приложении нужный документ — это имеет такую же юридическую силу, как и демонстрация бумажного документа. Источник


Через некоторое время после запуска мобильного приложения территория «государства в смартфоне» начала постепенно расширяться. 2 апреля состоялся официальный запуск веб-портала государственных услуг «Дія», на котором можно было получить 27 государственных услуг, в том числе стать предпринимателем, изменить вид деятельности или прекратить ее. Также была доступна возможность получить справку о несудимости; оформить пособие при рождении ребенка или ежемесячное возмещение стоимости услуг по уходу за ребенком до трех лет; подать иск в суд; зарегистрировать авто или получить услуги, связанные с документами водителя: оформить ряд лицензий, разрешений или получить выписки из реестров.



Сегодня «Дія» включает в себя шесть следующих направлений деятельности:



Как разработать аналог Дія



Поскольку мобильное приложение и веб-портал Дія работают с множеством государственных услуг и конфиденциальными данными, это решение должно быть не только удобным, понятным и иметь приятный дизайн, но и обеспечивать высокий максимальный уровень безопасности. Также подобное программное обеспечение должно иметь высокую пропускную способность, которой будет достаточно для обслуживания миллионов обычных пользователей и десятков тысяч компаний.



Добиться всего этого можно только с помощью кастомной разработки, поскольку готовые решения — это всегда риски безопасности, шаблонный дизайн, ограничения по функционалу и пропускной способности приложения. Кроме этого, разрабатывать столь сложное программное решение должна высокопрофессиональная команда разработчиков с опытом запуска подобных решений, такая как Merehead. Только такая команда сможет учесть все нюансы разработки подобных проектов.

Ниша и целевая аудитория



Проект «Дія» ориентирован на предоставление госуслуг и работу с различными документами, справками и лицензиями, которые оказываются частным лицам и бизнесу государством. При запуске своего аналога Дія вы можете выбрать такое же направление, но лишь при условии, что вы либо представляете государство, либо имеете достаточно влияния, чтобы привлечь его в своей бизнес-проект. Без этого невозможно создать приложение, «картинки» из которого будут иметь те же юридические права, что и обычные бумажные (физические) документы.



Но это не единственный вариант. Вы можете выбрать другую нишу для вашего сервиса электронного документооборота. Причем это может быть как корпоративное решение, которое будет работать в рамках одной компании, так и некое нейтральное решение, к которому смогут присоединиться все желающие, например в сфере логистики, медицины, маркетинга, образования или сельского хозяйства.



Главное, чтобы ниша соответствовала нескольким критериям:



Функциональные возможности



Согласованная файловая структура. Для создания онлайн-сервиса электронного документооборота крайне важно разработать простую структуру файловой системы, которую пользователи смогут быстро понять и освоить. Обычно в подобных проектах используют древовидную структуру, поскольку она привычна пользователям (именно этот тип файловой структуры используется в Windows, Apple и Android) и ее просто реализовать. Кроме того, древовидная файловая структура хорошо распределяет документы, исходя из их значимости и отношению к какой-то категории.





Как выглядит древовидная файловая структура. Источник


Настраиваемые правила тегов и именования. Вторая важная особенность сервисов электронного документооборота — возможность помечать контент и его владельцев согласно правилам и требованиям конкретной организации. Это очень сильно упрощает работу с документами. Кроме того, стандартизация именований и тегов поможет с автоматизацией поиска, обработки и редактирования документов.



Доступность на разных платформах и устройствах. Ваше решение должно нормально работать на всех настольных и мобильных устройствах, обеспечивая плавный и беспрепятственный пользовательский опыт. При этом данное правило касается не только работы вашей платформы на ОС Windows, Apple или Android, но и адаптации размеров экрана и файлов к размеру и разрешению экрана устройства, которое в данный момент использует пользователь вашего онлайн-сервиса.



Простая интеллектуальная поисковая система. Если в вашей системе будет очень много файлов, пользователям понадобится удобный инструмент для поиска нужных ему документов по названию, дате, типу, источнику и другим. Поэтому вам нужно создать систему, в которой вы сможете искать документы, используя как можно больше критериев, включая заголовок, дату, категорию, тег и автора.



Управление версиями загруженных файлов. Если ваш продукт будет ориентирован на корпоративный или частный сектор, то он должен не просто хранить последний загруженный файл, но и иметь возможность отслеживания истории изменений конкурентного файла. Это важно, например, для совместной работы над одним документом, бухгалтерской отчетности, юридических документов и т.п. Кроме того, эта функция позволяет создавать резервные копии документов.



Совместная работа над файлами, редактирование. Эта функция позволяет нескольким пользователям видеть и редактировать документы, как это реализовано, например, в Google Docs. Помимо редактирования документов, данный функционал также должен включать возможность устанавливать и настраивать различные типы доступа к файлам и возможность переключаться между ними.



Интеграция со сторонним ПО и сервисами. Исследования показывают, что в среднем малый бизнес использует более 100 различных программных продуктов, крупные предприятия — более 280. Ваше решение для управления электронным документооборотом должно интегрироваться с наиболее популярными ПО. Это улучшит пользовательский опыт использования вашей платформы и поможет выделиться среди конкурентов. Конкретный список интеграций зависит от ниши, целевой аудитории и страны. Обычно это банки, фискальные службы, чаты, электронная почта, социальные сети, маркетинговые инструменты и т.п.

Статистика использования ПО компаниями с количеством сотрудников от 101 до 1000. Источник


Масштабируемое хранилище файлов. Когда дело доходит до хранения ваших данных, лучше иметь больше, чем меньше. Обычные системы управления файлами или документами полагаются на облачные решения для хранения данных, так как их легко масштабировать в соответствии с потребностями конкретной компании. Мы также рекомендуем использовать этот подход, но с небольшим дополнением — нужно добавить возможность работы с документами в офлайн-режиме. Данное небольшое улучшение способно сильно повысить пользовательский опыт.



Настройки безопасности и конфиденциальности. Документы, загруженные в вашу систему электронного документооборота, должны быть защищены на всех уровнях — от проверки подлинности пользователя и устойчивости до внешних угроз и классов доступа к документам. Кроме того, также важно иметь возможность указать уровень конфиденциальности документов и настроить доступ к ним для ваших сотрудников, партнеров, клиентов, обычных пользователей и других ролей.



Автоматическая генерация файлов. Вы также можете добавить в ваш сервис возможность генерации документов, например для создания контрактов, отчетов, таблиц и графиков на заранее созданных шаблонах. Это упростит многие рутинные процедуры и снизит количество человеческих ошибок. Очень полезная функция.



Оптический считыватель символов. Рассмотрите возможность добавления оптического считывателя символов (OCR) в свой продукт. Это позволит вашим пользователям считывать печатный и рукописный текст и загружать его на вашу платформу в автоматическом режиме. Это очень сложная функция, поэтому ее лучше не разрабатывать с нуля, а найти поставщика такого рода решения и интегрировать его в вашу онлайн-систему электронного документооборота.
Написать нам
Имя*:
Email*:
Сообщение: