Comment Créer un ERP

Selon le rapport Panorama Consulting Solutions, environ 23% des implémentations ERP ont échoué. Les principales raisons de l'échec sont l'achat d'un système prêt à l'emploi inutile et une planification inadéquate. Aujourd'hui, nous verrons comment éviter ces problèmes en utilisant la bonne approche pour le développement et la mise en œuvre du système ERP à partir de zéro.

Étape1:Définir les buts et objectifs du projet

De nombreux hommes d'affaires manquent cette étape, la considérant comme évidente: "Le but de la construction d'un système ERP est d'automatiser et d'optimiser les processus, ou de faire en sorte que tout fonctionne plus rapidement et mieux." Ce n'est tout simplement pas le but, mais le souhait. L'objectif doit être défini et clairement énoncé dans le temps, par exemple:

● réduire le temps de paperasse de 20% d'ici janvier ;
● réduire le temps d'inscription sur le site de 15 à 5 minutes d'ici septembre ;
● réduire le temps d'attente du client d'une heure à 15 minutes d'ici août.

Si nous parlons du développement et de la mise en œuvre d’un ERP, alors l’ERP doit être considéré comme un outil nécessaire pour accomplir certaines tâches auxquelles votre entreprise est confrontée. Sur cette base, vous devez d'abord réfléchir à ces tâches et seulement après avoir décidé quoi et comment le système ERP doit faire.

Vous devez définir ces tâches de manière indépendante ou avec l'aide de spécialistes spécialisés. Si vous décidez de le faire vous-même, l'approche la plus simple consiste à analyser les concurrents et à faire en sorte qu'ils vous ressemblent, mais un peu mieux. SMART -l'approche vous y aidera:

Étape2: Identifier et impliquer les parties intéressées

Après avoir défini les buts et objectifs de la mise en œuvre d'un ERP personnalisé, informez les personnes impliquées: développeurs, chefs de service, direction, partenaires et autres. Ceci est important pour deux raisons:

• Tout d'abord, vous devez recueillir les opinions et les souhaits de toutes les personnes qui travailleront avec le système (cela doit être fait dès les premiers stades du développement).
• Deuxièmement, vous éviterez ainsi les problèmes liés à l'incompatibilité du système ERP avec les processus métier internes de votre entreprise ou de l'entreprise de vos partenaires.

Dans l'article « Livrer des projets informatiques à grande échelle dans les délais, dans les limites du budget et de la valeur » de la société de conseil McKinsey, on trouve un exemple de la façon dont la notification tardive des personnes impliquées a conduit à de gros problèmes. Il indique que la direction d'une certaine banque n'a pas jugé nécessaire d'impliquer le service financier dans le processus de mise à niveau de la plate-forme informatique et qu'au moment du déploiement, il s'est avéré que le nouveau système ne le faisait pas. ne répondent pas à leurs besoins. En conséquence, le projet devait être achevé, ce qui a entraîné un retard de 3 mois et une augmentation du coût de développement de 8 millions de dollars.

Étape3: Explorer la situation actuelle

Le système ERP ne fera rien si les processus métier sont chaotiques ou insuffisamment standardisés. Par exemple, si vous êtes engagé dans la vente au détail et que vous ne disposez pas d'un algorithme clair pour recevoir et envoyer des marchandises ou que vous disposez d'un algorithme de répartition non optimal, la mise en œuvre d'un ERP créera encore plus de confusion.

Ainsi, avant de commencer à planifier le développement d'un système ERP à partir de zéro, effectuez d'abord un audit des processus métiers de votre entreprise. Si quelque chose doit être standardisé et/ou modernisé, faites-le avant de commencer à travailler sur l'ERP.

Sans cela, vous pourriez subir le même sort que le détaillant américain Target (SuperTarget), qui en 2016 a été contraint de se retirer du marché canadien après l'introduction du système ERP, qui a plongé sa chaîne d'approvisionnement. dans le chaos. Target a eu des problèmes avec la confusion des données des fournisseurs (courant dans le commerce de détail), mais au lieu de résoudre ce problème, ils ont mené une mise en œuvre agressive et ont construit un ERP dès que possible.

Étape4:Aidez les développeurs à comprendre votre entreprise

Développer un système ERP à partir de zéro suppose qu'il sera créé en tenant compte de toutes les fonctionnalités et besoins d'une entreprise particulière. Cela signifie que vous devez raconter toutes les nuances à votre chef de projet d'entreprise ou, mieux encore, montrer comment fonctionne votre entreprise de l'intérieur. Si vous avez attiré des des développeurs d'applications web ou mobiles pour créer un ERP, alors c'est un prérequis.

En d'autres termes, vous devez diriger les développeurs sur les scripts:

• Client. Démontrer comment l'entreprise interagit avec les clients.
• Employé. Montrez ce qui se passe dans les coulisses de votre entreprise: qui, quoi, comment et quand.
• Partenaire. Démontrez comment les banques, les détaillants, les entrepreneurs et autres partenaires interagissent avec l'écosystème de votre entreprise.

Une étude approfondie des processus métier aidera à construire les développeurs de systèmes ERP pour comprendre les caractéristiques et les spécificités de votre entreprise: structure de gestion, flux d'informations, outils et points d'interaction avec les clients et les partenaires.

Sans cela, il est impossible de créer une plateforme véritablement efficace et utile. Comment, par exemple, Avon n'y est pas parvenu en 2013 lors du développement du système CRM / ERP / eCommerce , qui a dépensé plus de 125 millions de dollars. Le géant de la vente directe n'a pas pris en compte les besoins des clients et des partenaires et a en fait compliqué leur travail en créant des procédures bureaucratiques supplémentaires.

Étape5: Déterminez vos attentes

Après que l'équipe de développement a étudié l'entreprise, invitez toutes les parties intéressées à la table ronde et indiquez ce que vous attendez de la mise en œuvre et de la création de l'ERP. Demandez ensuite à chacun de commenter ce point, afin que chaque participant identifie également ses attentes et ses préoccupations. Lors de cette réunion, vous devrez tout assimiler, filtrer et prioriser.

À ce stade, il est important de se rappeler qu'il est impossible de répondre aux besoins de tous les participants. Il est donc nécessaire de trouver un équilibre entre les souhaits des différentes parties et la mise en œuvre du projet dans les délais et dans les limites du budget. L'équipe de développement devrait aider à construire un tel équilibre, qui vous dira à quel point il est difficile de mettre en œuvre certaines fonctions et outils.

A la fin d'une telle réunion, vous devriez avoir:

• une liste de rôles pour les différents participants au système, par exemple un vendeur, un magasinier, un spécialiste du marketing, un chef de service, un client et un partenaire commercial;
• Phases et priorités de mise en œuvre du projet.
• une liste des fonctions que le système ERP en développement aura.

Pour créer une place de marché multi-vendeurs ou un système ERP de toutes pièces, vous avez besoin pour le diviser en modules et attribuer des fonctions spécifiques à chaque module.

Pour simplifier ce processus, nous avons préparé pour vous une liste de modules clés qui devraient figurer dans tout système ERP:

• Module Finances. Automatisez les transactions et garantissez la conformité financière.
• Module de vente. Gérez les commandes, les contrats, la facturation et la communication client.
• Module de gestion des stocks. Base de données d'actifs et système de gestion de l'infrastructure.
• Module de production. Maintenir la production en phase avec la demande actuelle et utiliser les dernières technologies.
• Module d'approvisionnement et d'achat. Opérations liées à l'approvisionnement en produits et matériels.
• Module de service. Contrôle tous les aspects des opérations de l'usine, facilitant ainsi le maintien des actifs en état de fonctionnement.
• Module ressources humaines. Collecte des informations sur les employés et gère des fonctions telles que la comptabilisation du temps, la paie et l'évaluation des performances.

Nous avons décrit les fonctions courantes du système ERP afin que vous n'ayez pas besoin de les intégrer toutes. Partez des processus que vous devez optimiser afin de créer la bonne liste de modules.

Étape6: Décider d'une vision de projet

Lorsque vous disposerez d’une liste préliminaire de fonctions, vous et votre équipe de développement aurez une idée de ce à quoi ressemblera le système ERP. Il est maintenant important de combiner toutes ces visions en un tout, ce qui est mieux réalisé à l'aide de la visualisation - les wireframes.

Les Wireframes fournissent un aperçu de l'interface et du flux de données. Mettez-les en œuvre sous la forme d’un schéma fonctionnel et d’une description de ce à quoi ils sont nécessaires et de ce qu’ils font. De cette manière, vous devez visualiser tous les scénarios d’utilisation ERP personnalisés, qui incluent généralement une description des quatre directions de mise en œuvre du système.

Gestion du capital humain (HCM)

En créant une plate-forme ERP à partir de zéro, vous pouvez aider le service du personnel à automatiser et à améliorer un certain nombre de processus à forte intensité de main-d'œuvre, tels que la gestion des performances et la rémunération, les évaluations des performances des employés ou le traitement de la paie.

Analyse et planification des processus

Les ERP sont conçus pour gérer le flux d'informations et leur automatisation, ce qui permet l'utilisation de tels systèmes à des fins d'analyse et de planification. Pour ce faire, vous devez ajouter le module approprié au système, qui collectera et traitera les données, puis les visualisera sous forme de tableaux, de graphiques et de diagrammes. De plus, un calendrier peut être intégré au système pour créer et suivre divers événements et tâches.

Gestion des stocks

La mise en œuvre du système ERP optimisera le processus de gestion des stocks. De nombreux éléments de ce processus pourront être automatisés et les informations sur l’état des stocks seront disponibles dans tous les services de l’entreprise. Grâce à cela, il est possible de stabiliser les niveaux de stocks ou, par exemple, de créer rapidement des offres spéciales (promotions, remises, soldes) pour un produit ayant une date de péremption.

De plus, un bon système de gestion des stocks offrira la possibilité de collecter des données volumineuses, ce qui vous aidera à comprendre ce qu'il y a de mieux à vendre. De tels liens ne sont pas toujours évidents. Par exemple, Walmart, en utilisant les données de tous ses magasins, a analysé quels produits étaient demandés avant et après les ouragans. Il s'est avéré que ce sont les ouragans qui ont le plus contribué aux ventes de pop-tarts aux fraises (+ 700%). Pourquoi? Personne ne sait.

Sur la base de cette analyse, Walmart a mené une expérience: les Pop-Tarts ont été livrées aux supermarchés le long de l'autoroute 95 (le long du passage de l'ouragan Francis 2004) (les stocks s'épuisaient rapidement). En effet, ces cookies se vendaient particulièrement bien ces jours-ci. Maintenant, Walmart utilise constamment ce système.

Faire un rapport

Si l'entreprise n'utilise aucun système ERP, le reporting peut prendre beaucoup de temps. Par exemple, certaines entreprises allouent même du temps supplémentaire aux employés spécifiquement pour le reporting, afin qu'ils aient le temps de le faire pendant la journée de travail. Dans le monde moderne, il s'agit d'une façon archaïque de faire des affaires, puisque même avec l'aide du ERP le plus simple, vous pouvez compiler tous les rapports nécessaires en quelques minutes.

Dans les systèmes ERP pour utilisateurs avancés créés à partir de zéro, vous pouvez également réaliser la possibilité de compiler des rapports pertinents. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres personnalisés et des outils statistiques pour compiler un rapport sur l'efficacité d'un employé individuel ou un rapport sur la durée de conservation des produits laitiers stockés dans un entrepôt particulier.

Étape7:Conception et mise en œuvre

Lorsque toutes les étapes préparatoires sont terminées et que vous avez décidé de la vision du système ERP, vous pouvez procéder au codage. Mais cela doit être fait étape par étape, c'est-à-dire créer d'abord un MVP et le mettre en œuvre à une échelle limitée. Vous testez donc le concept avec un risque minimal et un minimum d’argent.

Les recommandations générales sont les suivantes:

• Le développement doit commencer avec les fonctions les plus importantes, voire avec une seule fonction, car vous devez d'abord vérifier le concept et ensuite seulement procéder aux fonctionnalités et améliorations supplémentaires.
• En tant que site de test, sélectionnez le service dans lequel les erreurs auront le moins d'impact. Habituellement, une petite succursale est choisie à cet effet ou, par exemple, elle crée un système de traitement des commandes parallèle et indique ouvertement aux clients qu'elle fonctionne en mode test. Pour que les clients utilisent la version de test, des bonus et des réductions leur sont proposés.
• Pendant les tests, collectez les commentaires de toutes les sources possibles: des commentaires des employés et des clients aux statistiques sur la vitesse d'exécution des commandes et aux graphiques de stabilité des stocks.

Le processus de développement technique d’un ERP peut impliquer différents aspects en fonction des fonctions, du coût et du calendrier du projet. Cependant, il y a 3 paramètres clés auxquels vous devez prêter attention.
Conception UI/UX. UI/UX décrit l'apparence et la fonction de votre système ERP. La conception doit être conviviale et compréhensible pour tous ceux qui l’utilisent. Des outils tels que Figma, Axure RP et Adobe Photoshop sont couramment utilisés à ce stade.

Pile technologique. La pile technologique dépend de la plateforme que vous choisissez. Par exemple, si vous souhaitez créer un système ERP à partir de zéro pour PC, les développeurs utiliseront Swift et Objective-C pour macOS ou C++ ou C# pour Windows. Pour la version Web, JavaScript, Bootstrap, Angular et Node.js.

En plus des composants de base de la pile technologique tels que les langages de programmation, les frameworks, les bibliothèques, les API et les bases de données, elle peut inclure:

• Intelligence artificielle
• Internet des objets
• Blockchain

Si vous avez du mal à choisir la bonne pile, contactez une société de développement de logiciels. Des experts analyseront votre entreprise et élaboreront un plan personnalisé pour créer un site de financement participatif ou un ERP. système à partir de zéro.

Intégration de services tiers. Des services tiers tels que gSuite, Office 365, Jira et Salesforce sont utilisés lors du développement du système ERP. L'intégration unifie les outils et évite la duplication des données.

Étape8: Former le personnel au nouveau système!

Lors de la création d'un ERP, la direction oublie généralement d'expliquer au personnel l'importance d'utiliser un nouveau système, en supposant qu'il abandonnera automatiquement les anciennes pratiques. Et en vain. La pratique montre que si les gens n’y sont pas contraints, ils oublieront de saisir les données dans le nouveau système et ne les utiliseront pas pour la communication, la planification et le reporting.

C’est parce que le cerveau n’aime pas le nouveau, même si ce nouveau est bien meilleur que l’ancien. Et plus une personne est âgée, plus son désir de suivre des habitudes précédemment acquises est fort. Pour comprendre à quel point ce désir est fort, il suffit de rappeler les personnes âgées qui ont littéralement peur des ordinateurs.

Pour inciter les employés à utiliser le système ERP intégré, suivez ces directives:

• Montrez à l'aide d'exemples concrets pourquoi le nouveau système est meilleur que l'ancien. Par exemple, avec son aide, vous réaliserez un rapport en quelques minutes ou obtiendrez des informations sur les actions en deux clics.
• Pendant la formation, donnez non seulement des cours magistraux, mais également des exercices pratiques. Pour former une nouvelle compétence, les actions doivent être répétées plusieurs dizaines de fois - d'abord sous la supervision d'un enseignant, puis de manière indépendante.
• Fixer des pénalités en cas de saisie tardive de données et d'utilisation de services tiers dupliquant les fonctions de l'ERP ou Système CRM.
• Encouragez financièrement les personnes qui comprennent l'importance du nouveau système et qui l'utilisent chaque fois que cela est possible.

En plus de la formation du personnel, vous devez également consacrer du temps et de l'argent à la promotion d'une nouvelle technologie auprès des partenaires. Au minimum, pour qu'ils puissent commencer à utiliser les normes de saisie et de stockage de données dont vous avez besoin, et idéalement, pour passer à votre système ERP.

Coût du système ERP

Le temps et le coût du développement de l'ERP dépendent des tâches assignées à l'entreprise par l'entrepreneur. Examinons les demandes les plus courantes qui nous parviennent.

Si votre entreprise nécessite plus de réglage et de gestion, mais que vous comprenez qu'il existe de nombreux processus standard, alors, en règle générale, dans ce cas, nous prenons notre expérience et la personnalisons en fonction de vos besoins. Le coût de ces travaux sera de 15 000 $ à 30 000 $ et prendra jusqu'à 2 mois de développement. Dans le cas où votre entreprise a des processus plus complexes et que vous souhaitez avoir plus de détails dans les rapports, les échantillons, la gestion et la vérification des documents, alors le développement peut devenir plus compliqué et prendre jusqu'à 3-4 mois de travail intensif. Dans ce cas, le coût sera de 30000$ à 60000$. Les systèmes complexes comportant de nombreux modules (rôles d'utilisateur, gestionnaires de fichiers, vérifications, signatures numériques, restrictions d'accès) peuvent nécessiter jusqu'à 6 à 9mois de développement et coûtent entre 60000$ et 150000$.

Comme vous pouvez le constater, le prix de développement d’un système ERP dépend de vos besoins et des fonctions à mettre en œuvre.

Notre expérience en développement ERP

Nous sommes engagés dans le développement d’ERP de complexité variable. Pour respecter les délais et obtenir les meilleurs résultats pour le moins d'argent, nous utilisons notre expérience, des bibliothèques prêtes à l'emploi et des technologies optimales. Cela permet d'obtenir le résultat attendu par le client.

L’avantage de nos solutions est la flexibilité et l’évolutivité. A tout moment, notre équipe peut continuer à travailler et introduire de nouvelles fonctionnalités. Vous trouverez ci-dessous la conception d'un système ERP qui a été mis en œuvre pour l'un des clients.

Un système ERP personnalisé permet de gérer votre entreprise avec plus de précision et ainsi d'obtenir une efficacité maximale de vos processus. Vous pouvez contacter notre responsable pour connaître un coût plus précis pour le développement d'un système ERP.