Разработка ERP Системы: Цена

Согласно отчету Panorama Consulting Solutions, около 23% ERP-внедрений оказались неудачными. Главные причины провала — покупка ненужной готовой системы и неадекватное планирование. Сегодня мы рассмотрим, как избежать этих проблем с помощью правильного подхода к разработке и внедрению ERP-платформы с нуля.

Шаг 1: Определите цели и задачи проекта

Многие бизнесмены упускают этот шаг, считая его очевидным: «Цель ERP системы — автоматизировать и оптимизировать процессы, или заставить все работать быстрее и лучше». Вот только это не цели, а пожелания. Цель должна быть определенной и четко очерченной во времени, например:

• сократить время оформления документов на 20% к январю;
• сократить время регистрации на сайте с 15 до 5 минут к сентябрю;
• сократить время ожидания клиента с часа до 15 минут к августу.

Если говорить о разработке и внедрении ERP, то о ERP нужно думать как об инструменте, необходимом для достижения определенных задач, которые стоят перед вашей компанией. Исходя из этого, сначала нужно задуматься над такими задачами и лишь после решать, что и как должна делать ERP система.

Определить такие задачи вы должны самостоятельно или с помощью профильных специалистов. Если решено делать это самостоятельно, то самый простой подход — это проанализировать конкурентов и сделать как у них, но немного лучше. С этим вам поможет SMART-подход:

Шаг 2: Определите и привлеките к участию заинтересованные стороны

После того как вы определи цели и задачи внедрения ERP, сообщите о них вовлеченным лицам: разработчикам, руководителям отделов, руководству, партнерам и остальным. Это важно по двум причинам:

• Во-первых, вам нужно собрать мнения и пожелания всех, кто будет работать с системой (это нужно сделать на ранней стадии разработки).
• Во-вторых, так вы избежите проблем, связанных с несоответствием ERP системы с внутренними бизнес-процессами вашей компании или компании ваших партнеров.

В статье «Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value» консалтинговой компании McKinsey есть пример того, как несвоевременное оповещение вовлеченных лиц привело к большим проблемам. Там сказано, что руководство некого банка не посчитало нужным привлечь финансовый отдел к процессу модернизации IT-платформы, и когда дело дошло до развертывания, оказалось, что новая система не соответствовала их потребностям. В итоге проект нужно было доделывать, что привело к 3-месячной задержке и увеличению стоимости разработки на 8 миллионов долларов.

Шаг 3: Исследуйте текущее положение дел

Разработка ERP системы ничего не даст, если бизнес-процессы хаотичны или недостаточно стандартизированы. Например, если вы занимаетесь розничными продажами и у вас нет четкого алгоритма приема и отправки товаров или у вас неоптимальный алгоритм диспетчеризации, то внедрение ERP внесет еще больше беспорядка.

Таким образом, прежде чем приступать к планированию разработки ERP системы с нуля, сначала проведите аудит бизнес-процессов вашей компании. Если что-то нужно стандартизировать и/или модернизировать, сделайте это перед началом работы над ERP.

Не сделав этого, вы можете повторить судьбу американского ритейлера Target (SuperTarget), который в 2016 году вынужден был уйти с канадского рынка после того, как внедрение ERP системы погрузило их цепочку поставок в хаос. В Target были проблемы с беспорядочностью данных от поставщиков (обычное дело в розничной торговле), но вместо того, чтобы решить эту проблему, они провели агрессивную разработку ERP и внедрение в кратчайшие сроки.

Шаг 4: Помогите разработчикам понять ваш бизнес

Разработка ERP системы с нуля предполагает, что она будет создана с учетом всех особенностей и потребностей конкретного бизнеса. Это означает, что вы должны рассказать все нюансы своего бизнеса проект-менеджеру или, что еще лучше, показать, как работает ваша компания изнутри. Если для вы привлекли сторонних разработчиков создания ERP, то это обязательное условие.

Другими словами, нужно провести разработчиков по сценариям:

• Клиента. Продемонстрировать, как компания взаимодействует с клиентами.
• Сотрудника. Показать, что происходит за кулисами вашего бизнеса: кто, что, как и когда делает.
• Партнера. Продемонстрировать, как банки, ритейлеры, подрядчики и другие партнеры взаимодействуют с экосистемой вашей компании.

Всестороннее изучение бизнес-процессов поможет разработчикам ERP системы понять особенности и специфику вашей компании: структуру управления, потоки информации, инструменты и точки взаимодействия с клиентами и партнерами.

Без этого невозможно создать действительно эффективную и полезную платформу. Как это, например, не удалось сделать Avon в 2013 году во время внедрения ERP/CRM/eCommerce-системы, на которую было потрачено более 125 миллионов долларов. Гигант прямых продаж не учел потребности клиентов и партнеров и фактически усложнил им работу, создав дополнительные бюрократические процедуры.

Шаг 5: Определитесь с ожиданиями

После того как команда разработчиков изучила компанию, пригласите всех заинтересованных лиц за круглый стол и обозначьте, чего вы ждете от внедрения ERP. Затем попросите всех высказаться по этому поводу, чтобы каждый участник также обозначил свои ожидания и опасения. В ходе такого совещания вам нужно будет принять все это, отфильтровать и расставить приоритеты.

На этом этапе важно помнить, что невозможно удовлетворить потребности всех участников, поэтому придется выстроить баланс между пожеланиями различных сторон и выполнением проекта в срок и в рамках бюджета. С построением такого баланса должна помочь команда разработчиков, которая подскажет, насколько сложно реализовать те или другие функции и инструменты.

На выходе после такого совещания у вас должны быть:

• перечень ролей для различных участников системы, например продавец, кладовщик, маркетолог, глава отдела, клиент и торговый партнер;
• фазы реализации проекта и приоритетные цели;
• список функций, которыми будет обладать разрабатываемая ERP-система.

Чтобы создать ERP-систему с нуля, вам необходимо поделить ее на модули и присвоить каждому определенные функции.

Для того, чтобы упростить этот процесс, мы подготовили для вас список ключевых модулей, которые должны быть в каждой ERP-системе:

• Финансовый модуль. Автоматизация операций и обеспечение соответствия финансовым нормам.
• Модуль продаж. Управление заказами, договорами, выставление счетов, общение с клиентами.
• Модуль управления запасами. База данных активов и система управления инфраструктурой.
• Производственный модуль. Соответствие производства текущему спросу и использование новейших технологий.
• Модуль снабжения и закупок. Операции, связанные с закупкой продукции и материалов.
• Сервисный модуль. Контролирует все аспекты деятельности предприятия, облегчая поддержание активов в рабочем состоянии.
• Модуль управления персоналом. Собирает информацию о сотрудниках и управляет такими функциями, как учет рабочего времени, начисление заработной платы, оценка результатов работы.

Мы рассказали про общие функции ERP-системы, поэтому вы не обязаны интегрировать каждую из них. Исходите из того, какие процессы вам необходимо оптимизировать, чтобы создать нужный список модулей.

Шаг 6: Определитесь с видением проекта

Когда у вас на руках будет предварительный список функций, вы и ваша команда разработчиков получите представление о том, как будет выглядеть ERP система. Теперь важно объединить все эти видения в одно целое, что лучше всего делать с помощью визуализации — wireframes.

Wireframes дают представление об интерфейсе и потоках данных. Реализуют их в виде схемы блоков и описания того, для чего они нужны и что делают. Таким способом нужно визуализировать все пользовательские сценарии использования ERP, что обычно включает описание четырех направлений реализации системы.

Управление человеческим капиталом (HCM)

Разрабатывая ERP или CRM систему с нуля, вы можете помочь отделу кадров автоматизировать и улучшить ряд трудоемких процессов, таких как управление производительностью и компенсациями, оценка эффективности работы сотрудников или расчет заработной платы.

Анализ и планирование процессов

ERP предназначены для управления потоками информации и их автоматизации, что позволяет использовать такие системы для анализа и планирования. Чтобы это делать, нужно добавить в систему соответствующий модуль, который будет собирать и обрабатывать данные, а затем визуализировать их в виде таблиц, графиков и диаграмм. Кроме того, в систему можно встроить календарь для создания и отслеживания различных событий и задач.

Управление запасами

Внедрение ERP системы позволит оптимизировать процесс управления запасами. Многие элементы этого процесса можно будет автоматизировать, а информация о состоянии запасов станет доступной для всех отделов компании. Благодаря этому можно стабилизировать уровень запасов или, например, оперативно создавать специальные предложения (акции, скидки, распродажи) для товара, у которого истекает срок годности.

Кроме того, хорошая система по управлению запасами даст возможность собирать большие данные, что поможет понять, что и когда лучше продавать. Такие связи не всегда очевидны. Например, Walmart, используя данные всех своих магазинов, проанализировали, какой товар пользуется спросом до и после ураганов. Оказалось, что больше всего ураганы способствовали продажам клубничного печенья Pop-Tarts (+700%). Почему? Никто не знает.

На основе этого анализа Walmart провели эксперимент: в супермаркеты вдоль шоссе 95 (по пути урагана Фрэнсис 2004 года) завезли дополнительные партии Pop-Tarts (раньше запасы быстро исчерпывались). И действительно, в эти дни печенье продавалось особенно хорошо. Теперь Walmart используют эту схему постоянно.

Составление отчетов

Если предприятие не использует какую-либо ERP-систему, составление отчетности может занимать довольно много времени. Так, некоторые компании даже выделяют сотрудникам дополнительное время специально для составления отчетов, чтобы те успевали это делать в течение рабочего дня. В современном мире это архаичный способ ведения бизнеса, так как даже с помощью самых простых ERP можно составить все нужные отчеты за несколько минут.

В продвинутых пользовательских ERP системах, созданных с нуля, также можно реализовать возможность составления релевантной отчетности. Например, можно с помощью настраиваемых фильтров и статистических инструментов составить отчет эффективности отдельного сотрудника или отчет о сроке годности молочных продуктов, хранящихся на конкретном складе.

Шаг 7: Разработка и внедрение

Когда завершены все подготовительные этапы и вы определились с видением ERP системы, можно приступать к кодированию. Но делать это нужно поэтапно, то есть сначала создать MVP и внедрить его в ограниченном масштабе. Таким образом вы протестируете концепцию с минимальными рисками и за минимальные деньги.

Общие рекомендации здесь таковы:

• Разработку нужно начинать с самых важных функций или даже с одной функции, поскольку сначала необходимо проверить концепцию и только после этого приступать к дополнительным возможностям и улучшениям.
• В качестве испытательного полигона выберите отдел, где ошибки будут иметь меньше всего последствий. Обычно с этой целью выбирают небольшой филиал или, например, создают параллельную систему обработки заказов и открыто говорят клиентам, что она работает в тестовом режиме. Чтобы клиенты пользовались тестовой версией, им предлагают бонусы и скидки.
• Во время тестирования собирайте обратную связь из всех возможных источников — от отзывов сотрудников и клиентов до статистики скорости выполнения заказов и графиков стабильности запасов.

Процесс технической разработки ERP-системы может включать различные аспекты в зависимости от функций, стоимости и сроков проекта. Тем не менее, существует 3 ключевых параметра, на которые вам стоит обратить внимание.

UI/UX-дизайн. UI/UX описывает внешний вид и функционировать вашей ERP-системы. Дизайн должен быть удобным и понятным для каждого, кто ее использует. На этом этапе обычно применяют такие инструменты, как Figma, Axure RP, Adobe Photoshop.

Технологический стек. Технологический стек зависит от выбранной платформы. Например, если вы хотите создать ERP-систему с нуля для ПК, разработчики будут использовать Swift и Objective-C для macOS или C++ или C# для Windows. Для веб-версии - JavaScript, Bootstrap, Angular и Node.js.

Кроме таких базовых составляющих технологического стека, как языки программирования, фреймворки, библиотеки, API и базы данных, он может включать в себя:

• Искусственный интеллект
• Интернет вещей
• Блокчейн

Если вам трудно выбрать необходимый стек, обратитесь к компании-разработчику ПО. Специалисты проанализируют ваш бизнес и составят индивидуальный план создания ERP-системы с нуля.

Интеграция сторонних сервисов. При разработке ERP-системы используются такие сторонние сервисы, как G Suite, Office 365, Jira, Salesforce. Интеграция объединяет инструменты и предотвращает дублирование данных.

Шаг 8: Приучите персонал к новой системе!

После разработки ERP и уже на этапе внедрения руководство, как правило, забывает объяснить персоналу важность использования новой системы, полагая, что те автоматически откажутся от старых практик. А зря. Практика показывает, что если людей не заставить, они будут забывать вводить данные в новую систему и не будут ее использовать для общения, планирования и составления отчетности.

Это происходит потому, что мозг не любит новое, даже если это новое намного лучше старого. И чем старше человек, тем сильнее в нем стремление следовать ранее наработанным привычкам. Дабы понять, насколько сильно это стремление, достаточно вспомнить пожилых людей, которые буквально боятся компьютеров.

Чтобы заставить сотрудников использовать разработанную ERP систему, следуйте этим рекомендациям:

• Покажите на конкретных примерах, почему новая система лучше старой. Например, с ее помощью вы составите отчет за минуты или получите информацию о запасах в два клика.
• Во время обучения проводите не только лекции, но и практические занятия. Чтобы сформировался новый навык, действия нужно повторять несколько десятков раз — сначала под присмотром учителя и затем самостоятельно.
• Установите штрафы за несвоевременное введение данных и использование сторонних сервисов, дублирующих функции ERP системы. Финансово поощряйте людей, которые поняли важность новой системы и стали использовать ее всегда и везде, где только возможно.

Помимо обучения персонала, также нужно потратить время и деньги на пропаганду новой технологии среди партнеров. Как минимум для того, чтобы они начали использовать нужные вам стандарты ввода и хранения данных, а в идеале — перешли на вашу ERP систему.

Стоимость разработки ERP системы

Время и стоимость разработки ERP зависит от задач, которые поставлены перед компании подрядчиком. Рассмотрим самые распространённые запросы, которые приходят к нам.

Если ваш бизнес требует более тонкой настройки и управления, но вы понимаете, что есть много стандартных процессов, то мы как правило в таком случае берем наши наработки и персонализируем под ваши требования. Стоимость такой работы составит от 15,000 до 30,000 долларов и займет до 2х месяцев разработки. В случае, когда ваш бизнес имеет более сложные процессы и вы хотите иметь больше деталей в отчетах, выборках, управлении и верификации документов то разработка может усложнится и занять до 3-4 месяцев плотной работы. В таком случае, стоимость составит от 30,000 до 60,000 долларов. Сложные системы в которых много модулей (роли пользователей, файл менеджеры, верификации, цифровые подписи, ограничение доступов) может потребоваться до 6-9 месяцев разработки и составит от 60,000 до 150,000 долларов.

Как видите, цена разработки ERP системы зависит от ваших требований и функций, которые необходимо внедрить.

Наш опыт разработки ERP

Мы занимаемся ERP разработкой разной сложности. Чтобы вложится в сроки и получить лучший результат за минимальные средства, мы используем наш опыт, готовые библиотеки и оптимальные технологии. Это дает возможность получить результат, который ожидает клиент.

Преимущество наших решений — это гибкость и масштабируемость. В любой момент наша команда может продолжить работу и внедрить новые функции. Ниже представлен дизайн ERP системы, которая была внедрена одному из клиентов.

Персонализированная ERP система дает возможность управлять бизнесом более точно и тем самым получать максимальную эффективность от процессов. Вы может обратится к нашему менеджеру чтобы узнать более точную стоимость по разработке ERP системы.