Как использовать Jira (Джиру) для Управления Проектами
Jira – один из самых универсальных инструментов управления проектами в сферах финансов, разработки программного обеспечения, маркетинг, HR-менеджмента. Этот сервис отлично подходит как для небольших команд, так и для корпоративного использования.
Jira полезен для организации рабочего процесса, набора сотрудников, управления обновлениями политики компании, отслеживания собеседований с кандидатами и брендами, организации мероприятий.
Это отличный инструмент для отслеживания времени и ошибок, а также оценки навыков каждого сотрудника. Он предлагает широкий спектр возможностей для любой команды. Но в этом есть и минус. Во всем функционале легко потеряться, особенно неопытному руководителю. Некачественная организация проекта внутри Jira приводит к запутанному журналу действий, из-за чего даже сотрудники не могут разобраться в целях проекта.
Сегодня речь пойдет не об основах Jira. Они отлично описаны в документации, потому не имеет смысла повторяться. Статья расскажет о некоторых типах рабочего процесса, хитростях использования Jira, частых ошибках и полезных интеграциях.
Одна из главных сложностей Jira заключается в необходимости предварительно настроить сам проект. Создание стандартного рабочего процесса кажется очень простой задачей. Обычно рабочего процесса хватает для небольших проектов. Но через пару месяцев у любого руководителя появиться более масштабный заказ, придется организовывать больше индивидуальных задач.
В такой момент каждый открывает для себя такие вещи, как схемы рабочих процессов, переходы, экраны проблем, разрешения, схемы конфигурации проблем, журнал событий и многое другое, о чем никогда ранее даже не возникало мысли. Это может стать большой трудностью, если руководитель понятия не имеет, как все это связано.
Учитывая, что в большинстве случаев руководитель работает над проектами определенного направления, ему не нужно каждый раз создавать уникальные настройки. С этой целью Jira предлагает шаблоны рабочих процессов. Но шаблон не учитывает индивидуальных потребностей.
Как правило, руководитель имеет несколько заготовок для управления проектами. Каждый раз их нужно настраивать. Даже опытному пользователю это может доставить проблем, если он забудет поставить какую-то галочку.
Чтобы избежать такого исхода, достаточно использовать функцию «Create with Shared Configuration». Эта опция полезна, когда проект имеет те же схемы и конфигурации. Важно, что описание, участники и компоненты не копируются. Повторяется лишь основная конфигурация, которая состоит из таких элементов:
Каскад
Модель хорошо подходит для команд по разработке сайтов. Она получила широкое применение благодаря тому, что соответствует видению клиента относительно создания сайта.
Так, разработчики оценивают этот процесс модульно. Однако клиент считает, что сайт создают постранично. Убедить его в обратном довольно сложно, поскольку модульная оценка сайта основана на технических знаниях.
HR процесс
HR-менеджмент играет все более важную роль в развитии компании. Конкуренция на каждое место растет, потому оценивать потенциальных сотрудников намного сложнее. Соответственно, необходим определенный алгоритм работы.
Трехступенчатый процесс
Этот метод подойдет для большинства мелких проектов. Он является аналогом простой канбан доски и состоит из трех элементов: «Нужно сделать», «В процессе», «Готово».
Идея заключается в решении задач, не требующих сложного планирования или тестирования. Он позволяет быстро определить исполнителей, установить сроки, но обладает низкой гибкостью. В случае каких-то недоработок указать на ошибки можно лишь путем общения, нежели отметок под задачей.
Большой старт-ап
Этот подход хорош для начинающих проектов с широким охватом, а также для решения корпоративных задач. Он включает в себя большинство элементов рабочего процесса Jira (от журнала действий до тестирования, пользовательской оценки и отслеживания ошибок). Рассчитан на большие команды. В то же время требует больше контроля.
Важно! Наведенные примеры – это лишь наиболее используемые шаблоны, но вариантов существует намного больше. Стоит понимать, что даже при выборе одного из этих подходов необязательно строго его придерживаться. Руководитель может реализовать любую идею касательно расширения рабочего процесса, если видит объективные плюсы.
Еще раз: Jira – инструмент управления проектами. Прежде всего он создан для руководителей. Но многие пользователи решают, что такие сервисы по умолчанию должны автоматизировать работу. На самом же деле они лишь упрощают организацию.
Не забывать о простоте
Хороший руководитель тот, который учитывает требования подчиненных. Это действительно так. Но в этом контексте нужно правильно толковать понятия. «Учитывать» не значит «всегда удовлетворять». Что это значит?
Многие пользователи хотят иметь определенный статус для своего раздела. К примеру, разделу «To Do» может соответствовать статус «Открыт», «Повторная работа». Иногда это действительно может быть хорошим подходом, поскольку делает разветвленную сеть и позволяет детальнее отслеживать ход работы.
Но в больших проектах это приводит к сложности и множеству переходов, которые в итоге замедляют работу. Во-первых, руководителю необходимо больше времени, чтобы узнать о прогрессе в конкретной задаче. Во-вторых, участникам проекта труднее следить за решением проблем, от которых зависит их задача.
Вместо этого стоит стремиться к простой масштабируемости. Как это сделать? Проверять прогресс каждой задачи и оценивать, необходимо ли создавать для нее подзадачи или добавлять участников.
Собирайте правильную команду
Допустим, у руководителя в постоянном подчинении 100 человек. Но для успешного выполнения проекта необходимо лишь 40. Стоит ли добавлять всех? Нет. Это как готовка: чем больше поваров на одно блюдо, тем оно получится хуже.
Потому нужно следовать двум правилам:
Разделяйте задачи и делегируйте полномочия
«Хочешь что-то сделать – сделай это сам» один из худших подходов в работе. Также плохо доверять лишь нескольким членам команды. Потому не стоит бояться передать кому-то часть полномочий в большом проекте. Контролировать ход выполнения будет намного проще.
Умелый руководитель использует сервисы вроде Jira как инструмент-помощник. Плохой руководитель использует его как замену себе, пуская работу на самотек. Но важно помнить, что даже при обращении к таким сервисам принципы управления проектами остаются неизменными.
Длительное и расширенное использование совершенно любого инструмента дает понять, что иногда отклонение от инструкций повышает эффективность. Кроме того, руководитель осознает, что некоторые функции можно использовать не по назначению. Jira имеет огромный функционал, соответственно насыщена разными трюками.
Поисковые движки повышают рейтинг сайта, который уменьшает количество необходимых кликов для достижения цели (к примеру, покупке товара). Повысьте для себя рейтинг своего проекта, уменьшив количество кликов для перехода к определенным разделам или подзадачам. Как это сделать?
Это полезная возможность для больших проектов, когда нужно контролировать много процессов. По такой аналогии работают продукты Adobe. Вместо выбора конкретного действия через панель навигации можно назначить неограниченное количество горячих клавиш. Запомнив их можно намного быстрее достигать цели.
Для работы над проектом всегда создаются общие чаты в каких-то мессенджерах. Также, многие проекты требуют постоянного отслеживания положения дел компании-заказчика. Можно сделать вкладки в браузере или сохранить постоянную ссылку на рабочем столе. Но Jira позволяет не занимать такими ссылками свое пространство.
Внутри проекта есть опция «Добавить ссылку» и указать URL-адрес, по которому часто переходят все участники проекта. Также туда можно добавить электронный адрес любого контактного лица. Это значительно повысит продуктивность команды.
Кто сказал, что базы данных – исключительно конфиденциальная информация? В базе хранится все, что связано с действиями на сайте или его сервисе. Руководителю проекта стоит получить доступ к базам Jira. Как это сделать?
Платная услуга. Компания Jira обеспечивает доступ к проекту, с которым связан руководитель. Уровень доступа – «Только для чтения». Зачем это нужно? Что понимать структуру данных, эффективно очищать схемы и проводить аудит по работе над проектом. Такой доступ раскрывает много загадок и дает руководителю возможность взглянуть на проект под другим углом.
Многие забывают, что популярность приложения означает наличие большого и опытного сообщества. А это является одним из лучших и наиболее простых трюков. Почему? Потому что обучение на практике других пользователей дает возможность одним из первых узнавать о трюках, которых даже нет в сети.
Одна из ключевых хитростей любого инструмента управления проектами – интеграция с другими приложениями. Чем их больше, тем удобнее работать командам. Jira обеспечивает доступ практически ко всем сервисам: Timesheets, Outlook, Adobe, Google, Evernote и т.д. Некоторые из них очень сильно повышают эффективность рабочего процесса.
Один из элементов работы с Jira – создание полноценного отчета о выполнении задачи. Но его оформление может быть не простой задачей. Прежде всего это связанно с необходимостью выполнять сотни простых действий, которые в совокупности занимают много времени. Но эту задачу можно упростить. Один из способов – интеграция с Usersnap.
Как руководитель общается с командой при удаленной работе? С помощью чатов. Slack - один из самых известных сервисов для корпоративного использования. Благодаря такой интеграции можно упростить коммуникацию в команде, получать уведомления о всех изменениях непосредственно в Slack, а не на почту, узнавать о новых статусах. Это ускорит решение каждой проблемы.
Jira стал очень популярным инструментом среди разработчиков программного обеспечения. Такие специалисты практически неразрывно связанны с Github. Благодаря интеграции с Jira команда проекта сможет видеть созданные ветки и коммиты, благодаря чему будет вовремя использовать лучшие практики в написании кода для какого-то приложения.
Jira также можно интегрировать с другими инструментами управления проектами, вроде Trello, или Asana. Если вы работаете над крупным проектом и для выполнения какой-то задачи некоторые сотрудники предпочитают использовать другой инструмент, можно реализовать такую интеграцию. Таким образом, руководитель всегда будет в курсе всех действий, независимо от места их выполнения.
Вы недавно узнали о Jira и успели в ней разочароваться? Попробуйте выполнить часть этих трюков и сразу поменяете отношение к сервису. Вы опытный руководитель? Тогда у вас точно есть набор собственных наработок. Как вы используете Jira и какие хитрости вам известны?
И последние 5 копеек от меня лично - будучи менеджером проектом долгое время, зная тонкости в коммуникации между 2-мя сторонами: разработчиками и клиентами, я могу теперь смело сказать, что менеджер проектов - мастер на все руки. Он должен уметь и немного сверстать (если понадобиться), и графику подделать, и клиентами сделать share скрин. Некоторые из этих вещей довольно тривиальные, но вот с дизайном может быть проблема, особенно если предыдущий опыт был совсем другой. но это не беда - наше 3-ех минутное видео поможет Вас быстро ввести в курс дела, и даже делать upsale на дизайне и графике!
