Лучшие Тренды и Программы для Менеджмента Проектов в 2024

Благодаря ПО для управления проектами компании могут упростить и ускорить планирование, распределяя задачи и создавая отдельные команды. Это способствует выполнению сроков и конкретных задач, целей. В настоящее время на рынке очень много различных систем для управления проектами, поэтому важно понимать основные тренды, тенденции, чтобы найти лучшее решение под конкретные потребности. Чтобы упростить анализ рынка и выбор ПО, в статье представлены варианты от ведущих поставщиков, а также софт для управления проектами в 2024 году на базе цен, функционала, клиентской поддержки и др. Статья создана после длительного изучения рынка, тщательной аналитики и в ней представлены основные тенденции в 2024.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами 2024 года

Прежде, чем создавать ПО или искать готовые решения, ориентируясь на лучшее программное обеспечение для управления проектами нужно понять, что оно из себя представляет. Это платформа или отдельные инструменты компании, частных лиц, которые нужны для:

• планирования;
• распределения;
• контроля ресурсов;
• планирования сроков и целей;
• назначения задач;
• мониторинга прогресса;
• сбора данных и их реализации;
• совместной работы всей команды.

При помощи правильно созданного или подобранного ПО организации могут быть структурированными, упрощается хранение документации и поиск нужного функционала.

Сложно найти единое и лучшее программное обеспечение для управления проектами. Оно выбирается персонально под конкретные запросы, но есть список возможного софта, который придет на помощь:

• ClickUp – отличный вариант для Agile-команд разработки.
• Monday.com – хорошо подходит под стартапы с небольшим бюджетом.
• Asana – набор инструментов для совместного выполнения задач.
• Zoho Projects – подходит для интеграции.
• Smartsheet – решение под автоматизацию рутинных рабочих задач.
• Notion – вариант для создателей контента.
• Airtable – решение для тех, кто ориентирован на данных.
• Teamwork – подойдет для поставщиков услуг с ориентацией на клиетах.
• Wrike – ПО функций ИИ.
• Jira – рекомендуется для команд разработки продуктов.

Перечень представлен после детальной оценки более 20 популярных платформ для управления проектами, которыми пользуются малые и средние компании.

У всего списка в учет брались следующие параметры, которые особенно важны для малого бизнеса:

• Цена и сборы. Опции для управления проектами по цене менее 8 долларов в месяц.
• Общие параметры и функции. Учтены возможности ПО предоставлять базовый функционал (диаграммы Канбан, Ганта) и настройки опыта управления исходя из потребностей конкретного бизнеса, в т.ч. внедрения средств для автоматизации.
• Дополнительные инструменты. В эту категорию входят параметры чуть шире, чем для обычного ПО под управление проектами. К примеру, клиентский доступ, возможность составления счетов и контроль бюджета.
• Мобильное приложение. Любое ПО из списка включает приложение на смартфон под разные операционные системы.
• Сервис и поддержка. Наличие чатов в реальном временно, базы знаний или справочники для поиска ответов на вопросы.

Качественное ПО – это средство для любого человека из команды, с которым он быстро научится работать, даже в случае минимальной технической подготовки. Все варианты из списка обладают функциями для управления кривой обучения. Внедряя новое ПО в рабочие процессы, обязательно будут дополнительные вопросы, поэтому отдавать предпочтение нужно сервисам с поддержкой, которая может быстро отвечать.

ClickUp

ClickUp - это инструмент управления проектами, позволяющий ставить задачи, отчитываться о проделанной работе и отправлять уведомления. Он обеспечивает планирование, мониторинг процесса разработки, а также взаимодействие между отделами.

Преимущества ClickUp:

• Удобный интерфейс
• Обновления, ориентированные на клиента
• Экономически эффективное ПО

ClickUp занимает 14 место среди самых популярных CRM-систем для управления проектами. Давайте рассмотрим главные особенности ClickUp, чтобы понять, чем вызвана такая популярность.

Тайм-менеджмент. Функции управления временем ClickUp оптимизируют рабочие процессы, предоставляют возможность планирования и помогая отслеживать прогресс.

Мобильная совместимость. Мобильная версия ClickUp предоставляет пользователям те же преимущества, что и настольная, сохраняя уровень качества и удобства использования.

Типы представлений. В ClickUp пользователь может выбрать один из девяти типов представления, включая список, доску, таблицу, окно, календарь, вид Ганта, временную шкалу и вид рабочей нагрузки.

Для того, чтобы начать использовать ClickUp, вам необходимо перейти на сайт компании, выбрать тарифный план и зарегистрироваться. В бесплатной версии доступно 100 списков и 5 пространств. Узнать детали каждого плана можно во вкладке “Pricing”.

Monday.com

Monday.com - это облачная платформа для ведения проектов, которую используют для систематизации таких процессов, как:

• Управление взаимоотношениями с клиентами. CRM-функции monday.com отслеживают потенциальных клиентов, систематизируют процесс продаж и способствуют заключению сделок.
• Разработка программного обеспечения. Разработчики планируют и отслеживают спринты, управляют бэклогами, совместно работают над кодом и развертывают приложения.
• Управление персоналом. Monday.com помогает принимать новый персонал, контролировать эффективность работы сотрудников и реализовывать программы обучения.

Компания основана в 2012 году Эраном Зинмено и Роем Мэном. Платформу используют более 150 тыс. пользователей, что делает Monday.com одним из лучших програмных обеспечений для управления проектами в 2024 году.

Возможности monday.com:

• Назначение ролей
• Временные диаграммы
• Диаграммы Ганта
• Интеграция программного обеспечения
• Зависимости

В 2021 году Monday.com провела IPO (NASDAQ: MNDY). На момент написания этой статьи, стоимость одной акции равна 179,03 USD. Таким образом, вы может не только пользоваться преимуществами Monday.com, но и владеть частью акций компании.

Asana

Asana - это настраиваемая система управления контентом рабочего места (CMS), призванная помочь в решении организационных задач компаний. С помощью Asana, сотрудники отслеживают прогресс и решают проблемы в одном месте.

Asana избавляет от необходимости постоянных совещаний, обновлений по электронной почте и служебных записок. Кроме этого, Asana предоставляет такие преимущества, как:

• Привлекательный дизайн интерфейса
• Календарь, синхронизированный с вашими задачами
• Возможность просмотра личных задач в одном месте

Пользователи могут выбрать необходимый способ показа данных. Например, список, календарь, доска, таймлайн. Asana позволяет переключаться между видами, синхронизируя информацию в каждом их них.

Каждый месяц компания публикует видеоотчет, в котором представляет главные обновления прошедшего периода. Таким образом, Asana продолжает развиваться, задавая новые тренды управления проектами в 2024 году.

ТОП-9 Тенденций в Управлении Проектами

За несколько лет в управлении проектами были существенные изменения. Они послужили существенному развитию и привели от примитивных решений к SaaS и др. Новые достижения в сфере технологий и всего рыночного развития вызывают экспоненциальные изменения для управления проектами. Компании должны следить и знать все возможные тренды в управлении проектами, в противном случае могут потерпеть неудачу. Ниже представлен ТОП тенденций, которые смогут доминировать в среде бизнеса в 2024 году и несколько последующих лет.

Автоматизация и ИИ

Благодаря автоматизации и искусственному интеллекту многие сферы деятельности потерпели большие перемены, от здравоохранения до сельского хозяйства или строительства. Они нужны для улучшения результатов конкретных проектов и улучшения эффективности каждого работника.

За счет автоматизации рутинных и маловажных задач руководители проектов освобождают время, что позволяет больше концентрироваться на делах, приносящих существенную пользу бизнесу. Так боты способны запланировать встречи или собрать данные для дальнейшего ручного или автоматизированного анализа. Все это выводится в виде уведомлений на удобной платформе.

ИИ способен улучшить саму автоматизацию, добавляя выполнение сложных задач планирования, визуализации. При этом данных будет достаточно, чтобы руководители получали важные новости об изменениях рынка, чтобы принимать стратегические решения. Внедрение ИИ в свой бизнес позволяет повышать результативность проектов при помощи прогнозов стоимости, рисков или длительности выполнения задач.

Автоматизация и ИИ можно использовать для:

• Оптимизации рабочих процессов.
• Планирования.
• Контроля и анализа рисков.
• Создания данных о производительности.
• Поддержки в принятии решений.
• Оптимизации ресурсов.
• Автоматизации простых и сложных действий.
• Прогнозирования.

В этой тенденции стоит упомянуть о RPA – роботизированная автоматизация процессов. Подход автоматизации для выполнения повторяющихся задач, что может сохранить время. Это решение обладает большим потенциалом в будущем.

Автоматизация, ИИ могут существенно упростить работу проектным командам, оптимизируя основные процессы и давая больше времени для более серьезных задач, которые недоступны пока роботам и ботам.

Руководителям и самим компаниям интеграция возможностей ИИ даст больше прозрачности, ведь это поможет точно определять риски и скажется на принятии решений.

Аналитика данных и внимание числам

Аналитические инструменты помогают добавлять ценности компаниям, полезны для управления проектами. Любая организация из дня в день создает и работает с крупными объемами данных, поэтому разумно будет применять их для решений в реальном времени. Это может быть планирование проекта, рисков или качества. Анализ данных дает пользу при формировании команды, о ее размере и всех членах, а также позиционировании и распределении обязанностей, навыках и т.д. Все факторы нужны для улучшения результатов задач.

Софт для анализа упрощает управление проектами, ведь компании имеют возможность быстро разобраться с конкретными проблемами, что мешают основной работе. После завершения самого проекта ПО поможет видеть результаты, учитывая стратегию развития.

Аналитика с использованием ИИ поможет видеть полную картину отдельных проектов и компании. ПО предоставляет отчеты с возможностью настройки параметров. Они же упрощают визуализировать информацию так, как это нужно руководителю, чтобы принять решение в реальном времени, а не при помощи интуиции, используя вручную составленные отчеты.

Необходимость в человеке с эмоциональным интеллектом

Последние тенденции управления проектами также включают в себя наличие лидера с эмоциональным интеллектом. Это важный навык, особенно для корпоративного сектора, если дело проводится с людьми.

Успешная реализация задач по проекту возможна при правильном управлении ресурсами людей, но изначально нужно их понимать. Невозможность понять всех членов команды, отсутствие контакта и связи с ними способно приводить к проблемам.

Наличие подобного социального навыка позволит руководителям эффективно выполнять следующие задачи:

• Строить отношения с каждым членом команды индивидуально и в целом улучшить настроение в коллективе.
• Обеспечивать результативное сотрудничество по проекту.
• Вести переговоры, находить компромиссные решения.
• Решать споры.
• Улучшать эффективность сотрудников.

Дейв Бердсолл, старший менеджер The Parker Avery Group увидел отличную отдачу, когда ежедневные совещания перестали носить только рабочий характер, но и соприкасались с личной жизнью членов команды. Этот баланс улучшил эффективность работы и дал возможность удаленным сотрудникам пообщаться с другими людьми, а сам руководитель выступает и другом и имеет возможность контролировать рабочие процессы и вопросы.

Продвинутые инструменты, ПО для управления проектами и его персонализация

Одной из активно развивающихся тенденций управления проектов является улучшение инструментов и ПО. Согласно данным Wellingtone 54% компаний не обладают доступом к главным показателям эффективности проекта в реальном времени, около 30% занимаются ручным сбором данных. Это указывает на потребность внедрения нового ПО и средств для корпоративной среды. Подобные приложения с автоматизаций помогут упростить работу и выполнение сложных задач.

Вот несколько полезных функций для ПО:

• Контроль и данные по распределению баланса.
• Мониторинг проектов через информационные панели, которые можно настраивать под себя, чтобы упростить прием правильных решений.
• Определение времени для выполнения конкретных задач.

Переход к совместной работе – также полезный функционал для сплочения команды. Персонализация помогает эффективно адаптировать ПО под нужды проекта и конкретных организаций.

Гибридное управление проектами

Следующая тенденция – концепция гибридного управления. Популярность вызвана тем, что все проекты разные, а не каждая команда может работать по единой методологии. В результате компании экспериментируют с разными подходами.

Гибридная модель управления проектами – способ, включающий элементы классического управления, Agile и Scrum. В совокупности увеличивается гибкость и скорость работы, повышается вероятность успешного выполнения задач. Кроме того, компании могут применять уникальные решения для их отрасли.

Спрос на удаленную работу

Большая популярность и рост удаленной работы припадает на период пандемии COVID-19. 97% людей по опросам Forbes желают вести работу прямо из дома, а не ходить в офисы ежедневно в установленное время. Кроме того, 25% всех рабочих мест в Северной Америке так и останутся в удаленном формате.

Удаленное управление проектами характеризуется большим количеством достоинств:

• Гибкость графика.
• Уменьшение времени на поездки.
• Сокращение расходов на проект.
• Доступ к сотрудникам из любой точки мира и разнообразность подхода к кадровому резерву.

Конечно, есть несколько минусов, среди которых недостаток живого общения, порой демотивация команды, недостаток информации и т.д. Перед внедрение тенденции в свою компанию важно приготовиться и инвестировать в облачные приложения. Они помогут быстро и легко контролировать задачи и отдельные проекты.

ПО под удаленную работу позволит собирать нужную информацию, за которой важно следить, контролировать руководителю своих сотрудников и своевременно принимать эффективные решения. Облачный софт поможет не только для удаленных сотрудников, но и при гибридной модели управления проектами. Его можно развернуть по миру, а сам продукт будет собирать все данные независимо от времени или локации.

Использование строгой кибербезопасности

При переходе на гибридные модели управления проектами или удаленную работу, другие цифровые продукты, безопасность набирает важную роль. Правильное планирование нужно, чтобы у компании при вводе ПО не было проблем в виде утечки информации и кибератак разного рода.

Как показывает статистика, больше 80% утечки данных или неправомерного использование информации вызвано только человеческим фактором. Для решения проблемы важно проводить персоналу постоянно обучение, позволяющие заметить и определить мошенничество, атаки, которые могут возникать при работе с проектами в интернете.

Уберечься от негативных последствия позволит интеграция правильных средств контроля и защиты. Подобная тенденция управления проектами поможет руководителям и менеджерам понимать, какие этапы нужно пройти компании для улучшения операционной эффективности. Особенно важно для тех, кто занимается в области профессиональных услуг.

Межличностные навыки

Технические моменты и аналитику полностью на себя способны забрать инструменты автоматизации и ИИ, но есть и ряд других важных обязанностей, которые могут взять на себя руководители проектов. Для этого важно умение работы с людьми с акцентом на межличностных навыках.

Эффективным сотрудникам нужно уметь общаться с клиентами, понимать их и предоставлять отчеты, управлять командой, исключать возможные проблемы и препятствия на пути по реализации проектов.

В 2024 году спрос на некоторые навыки будет увеличиваться, ведь такие люди смогут разрешать конфликты, умело вести переговоры и работать с заинтересованными сторонами. Дополнительно они способны принимать правильные решения, управлять временем и строит эффективную команду.

Развитие межличностных навыков сделает из менеджера востребованного сотрудника и поможет приносить пользу любой организации. Несмотря на цифровизацию различных секторов жизни, автоматизацию ряда процессов, социальные навыки остаются в тренде, особенно при поиске новых сотрудников.

Менеджеры проектов с развитыми социальными навыками умеют хорошо решать конфликты, управлять изменения и выполнять другие задачи, которые (пока) недоступны для техники.

Внимание к психологическому здоровью

Современному человеку всегда мало времени, особенно, когда есть удаленная работа из дома и сроки ее выполнения. Кроме того, отсутствие ежедневной дороги на работу может приводить к выгоранию. Для поддержания мотивации и повышения продуктивности команды (в офисе или удаленно) компаниям необходимо разработать и находиться методы помощи справиться со сложными ситуациями. В 2024 году тенденция на внимание к психическому здоровью сотрудников будет сохраняться.

Следует начинать с того, что можно изменить график работы, делая его более гибким. Это поможет разработать сотрудникам свободу выбора. Социальные мероприятия или программы по спорту позволят улучшить моральный дух, укрепят здоровье.

Рассматривая вопрос в разрезе управления проектами, руководители могут ставить четкие сроки и ожидания от проделанной работы, оказывая поддержку вместо критики.

Вот несколько вариантов, что могут предпринимать компании в 2024 году:

• Обновление кадровых правил для лиц, работающих полный и неполный день на удаленной основе.
• Софт для учета рабочего времени, чтобы организация могла решать проблемы производительности.
• Добавление цифровых инструментов, которые упрощают выполнение задач, планирование и управление проектами.
• Специальные программы, помогающие поддерживать и выводить человека из состояния выгорания, стресса или тревоги.

Отчеты о ресурсах помогают проверять нагрузку на команду и отдельного человека. Если такой инструмент отсутствует, можно выполнять устную проверку по разу в неделю. Психологическая безопасность на рабочем месте важна и помогает ощущать себя нормально.

Это все тенденции управления ИТ-проектами, о которых нужно знать и использовать уже сегодня. Достижения в сфере технологий, как ИИ, автоматизация, вместе с аналитикой крупных объемов данных и др. позволяют улучшать работу всей команды для достижения лучшего результата.

Остальные направления в управлении проектами, среди которых эмоциональный интеллект, работа с ментальным здоровьем – это все человеческий фактор, который тоже важен в работе с людскими ресурсами. Улучшение показатель позволит успешно выполнять любые проекты. Безопасность и гибридное управление улучшают гибкость, эффективность задач.

Выбор лучшего ПО для управления проектами

Перед выбором ПО необходимо учесть ряд факторов: цена, сборы, функции, отчетность, возможные интеграции, поддержка.

Для качественного управления проектами ПО должно обладать набором основных инструментов и функций. Они дадут успех большинству проектов, но уникальные решения способны добавлять удобства для отдельных компаний. Некоторые, чаще используемые средства управления проектами включают:

• Функции работы с бюджетом. Дают возможность загрузить определенный бюджет для дальнейшего контроля затрат, отслеживания счет-фактуры. Это позволит сравнить расходы с планированной суммой вложений. Учитывая отклонения можно увидеть риски и проблемы.
• Средства для контроля ресурсов. Функции помогут планировать, вести записи и следить за ресурсами, используемыми при выполнении проекта. Можно заметить проблемы в доступности или сильное выгорание членов команды, после чего правильно корректировать работу, исключая проблемы в будущем.
• Инструменты управления задачами. Сюда входит автоматизация по счетам, критическим изменениям проекта, управления основных процессов. Могут быть средства визуализации задач и хода их выполнения, календари и пр.
• Функции для работы с рисками. Помогают балансировать и следить за выполнением проектов, учитывая риски. Для этого есть диаграммы, списки, средства планирования и разбивки расходов, отчеты по отклонениям.
• Графики и отчеты. ПО должно включать цифровые изображения для планирования, корректировки сроков и бюджета.
• Приложение под смартфоны. Такой софт позволит следить и управлять проектом из любой точки мира, а все участники будут знать об этапах работы. Информация в реальном времени улучшает эффективность приема решений. В приложении удобно работать с персонализированным контентом для каждого члена команды, так они будут знать действия и этапы на каждый день.
• Интеграции. Различные внедрения улучшают производительность ПО, удовлетворяя запросы компании.
• Средства управления клиентами. Они позволяют включать клиентов в проект для своевременного информирования о статусе и профессиональной поддержке. Это может быть выставление счетов, связь по видео или возможность сделать из клиента пользователя, но сохраняя контроль над его действиями.
• Функции совместной работы. Упрощают коллективное выполнение задач. К ним входят чаты, календари, среда для обмена файлами и т.д.

ПО для управления проектами должно быть простым в использовании. Поэтому наличие шаблонов, учебных материалов, автоматизации будут хорошим плюсом.

Набор функций для каждого индивидуален и для стартапов потребности в ПО отличаются от крупных компаний. Корпоративным организациям могут быть нужны инструменты, где видны этапы работы по разным странам или миру, а в стартапе достаточно 1-2 местоположения. По мере роста проекта ПО можно дополнять, увеличивая количество инструментов, добавляя больше автоматизации.