Como Crear un ERP Desde Cero

Según el informe Panorama Consulting Solutions, alrededor del 23% de las implementaciones de ERP no tuvieron éxito. Las principales razones del fracaso son la compra de un sistema prefabricado innecesario y una planificación inadecuada. Hoy veremos cómo evitar estos problemas utilizando el enfoque correcto para desarrollar e implementar un sistema ERP desde cero.

Paso 1: Definir las metas y objetivos del proyecto

Muchos empresarios pasan por alto este paso, considerándolo obvio: "El objetivo de construir un sistema ERP es automatizar y optimizar procesos, o hacer que todo funcione más rápido y mejor". Ese no es simplemente el objetivo, sino los deseos. El objetivo debe estar definido y claramente delineado en el tiempo, por ejemplo:

● reducir el tiempo de trámite en un 20% para enero;
● reducir el tiempo de registro en el sitio de 15 a 5 minutos para septiembre;
● reducir el tiempo de espera del cliente de una hora a 15 minutos para agosto.

Si hablamos del desarrollo e implementación de ERP, entonces el ERP debe considerarse como una herramienta necesaria para lograr determinadas tareas a las que se enfrenta su empresa. En base a esto, primero debe pensar en dichas tareas y solo después de decidir qué y cómo debe hacer el sistema ERP.

Estas tareas deben definirse usted mismo o con la ayuda de especialistas especializados. Si decide hacerlo usted mismo, entonces el enfoque más simple es analizar a los competidores y hacerlo como usted, pero un poco mejor. El enfoque INTELIGENTE le ayudará con esto:

Paso 2: Identificar e involucrar a las partes interesadas

Después de haber definido las metas y objetivos de custom Implementación de ERP, informar a las personas involucradas: desarrolladores, jefes de departamento, gerencia, socios y otros. Esto es importante por dos razones:

• En primer lugar, debe recopilar las opiniones y deseos de todos los que trabajarán con el sistema (esto debe hacerse en una etapa temprana de desarrollo).
• En segundo lugar, de esta forma evitará problemas relacionados con la incompatibilidad del sistema ERP con los procesos de negocio internos de su empresa o de la empresa de sus socios.

En el artículo “Entregar proyectos de TI a gran escala a tiempo, dentro del presupuesto y según el valor” de la consultora McKinsey hay un ejemplo de cómo la notificación tardía a los involucrados generó grandes problemas. Dice que la dirección de un determinado banco no consideró necesario involucrar al departamento financiero en el proceso de actualización de la plataforma de TI, y cuando llegó el momento de implementarlo, resultó que el nuevo sistema sí lo hacía. no satisfacer sus necesidades. Como resultado, era necesario completar el proyecto, lo que provocó un retraso de 3 meses y un aumento en el coste de desarrollo en 8 millones de dólares.

Paso 3: Explorar la situación actual

El sistema ERP no hará nada si los procesos de negocio son caóticos o insuficientemente estandarizados. Por ejemplo, si se dedica a las ventas minoristas y no tiene un algoritmo claro para recibir y enviar mercancías o tiene un algoritmo de envío no óptimo, la implementación de un ERP generará aún más confusión.

Así, antes de empezar a planificar el desarrollo de un sistema ERP desde cero, primero realiza una auditoría de los procesos de negocio de tu empresa. Si es necesario estandarizar y/o modernizar algo, hacerlo antes de empezar a trabajar en el ERP.

Sin hacerlo, puede correr la misma suerte que el minorista estadounidense Target (SuperTarget), que en 2016 se vio obligado a retirarse del mercado canadiense tras la introducción del sistema ERP, que hundió su cadena de suministro. al caos. Target tuvo problemas con la confusión de datos de los proveedores (algo común en el comercio minorista), pero en lugar de resolver este problema, llevaron a cabo una implementación agresiva y construyeron un ERP lo antes posible.

Paso 4: Ayude a los desarrolladores a comprender su negocio

Desarrollar un sistema ERP desde cero supone que se creará teniendo en cuenta todas las características y necesidades de un negocio en particular. Esto significa que debes contar todos los matices de tu jefe de proyecto empresarial o, mejor aún, mostrar cómo funciona tu empresa desde dentro. Si ha atraído a desarrolladores externos para crear un ERP, entonces este es un requisito previo.

En otras palabras, debes guiar a los desarrolladores en los scripts:

• Cliente. Demostrar cómo la empresa interactúa con los clientes.
• Empleado. Muestra lo que sucede detrás de escena de tu negocio: quién, qué, cómo y cuándo lo hace.
• Socio. Demuestre cómo los bancos, minoristas, contratistas y otros socios interactúan con el ecosistema de su empresa.

Un estudio exhaustivo de los procesos de negocio ayudará a los desarrolladores a construir un sistema ERP a comprender las características y las particularidades de su empresa: estructura de gestión, flujos de información, herramientas y puntos de interacción con clientes y socios.

Sin esto, es imposible para crear una plataforma verdaderamente eficiente y útil. Cómo, por ejemplo, Avon no logró hacer esto en 2013 durante la implementación del sistema ERP/CRM/eCommerce, en el que gastó más de 125 millones de dólares. El gigante de las ventas directas no tuvo en cuenta las necesidades de los clientes y socios y, de hecho, complicó su trabajo creando procedimientos burocráticos adicionales.

Paso 5: Determine sus expectativas

Después de que el equipo de desarrollo haya estudiado la empresa, invite a todos los interesados a la mesa redonda e indique qué espera de la implementación y creación del ERP. Luego pida a todos que comenten sobre esto, para que cada participante también identifique sus expectativas e inquietudes. Durante esta reunión, deberá asimilarlo todo, filtrarlo y priorizarlo.

En esta etapa, es importante recordar que es imposible satisfacer las necesidades de todos los participantes, por lo que es necesario lograr un equilibrio entre los deseos de las distintas partes y la ejecución del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Con la construcción de dicho equilibrio debería ayudar el equipo de desarrollo, que le dirá lo difícil que es implementar ciertas funciones y herramientas.

Al final de dicha reunión, debería haber:

• una lista de roles para varios participantes en el sistema, por ejemplo, vendedor, tendero, comercializador, jefe de departamento, cliente y socio comercial;
• Fases y prioridades de implementación del proyecto.
• una lista de funciones que tendrá el sistema ERP en desarrollo.

Para crear un sistema ERP desde cero, debe dividirlo en módulos y asignar funciones específicas a cada módulo.

Para simplificar este proceso, hemos preparado para usted una lista de módulos clave que deberían estar en todo sistema ERP:

• Módulo de finanzas. Automatice las transacciones y garantice el cumplimiento financiero.
• Módulo de ventas. Gestionar pedidos, contratos, facturación, comunicación con el cliente.
• Módulo de Gestión de Inventario. Base de datos de activos y sistema de gestión de infraestructura.
• Módulo de producción. Mantener la producción en línea con la demanda actual y utilizar las últimas tecnologías.
• Módulo de adquisiciones y adquisiciones. Operaciones relacionadas con la adquisición de productos y materiales.
• Módulo de servicio. Controla todos los aspectos de las operaciones de la planta, lo que facilita mantener los activos en funcionamiento.
• Módulo de Recursos Humanos. Recopila información sobre los empleados y gestiona funciones como el cronometraje, la nómina y la evaluación del desempeño.

Hemos descrito las funciones comunes del sistema ERP, para que no tenga que integrar todas y cada una de ellas. Continúe a partir de los procesos que necesita optimizar para crear la lista correcta de módulos.

Paso 6: Decidir la visión del proyecto

Cuando tengas una lista preliminar de funciones, tú y tu equipo de desarrollo tendrá una idea de cómo será el sistema ERP. Ahora es importante combinar todas estas visiones en un todo, lo que se hace mejor con la ayuda de la visualización: wireframes.

Los wireframes proporcionan información sobre la interfaz y el flujo de datos. Implementarlos en forma de diagrama de bloques y una descripción de para qué se necesitan y para qué hacen. De esta manera, debe visualizar todos los escenarios de uso de ERP personalizados, que generalmente incluyen una descripción de las cuatro direcciones de implementación del sistema.

Gestión del Capital Humano (HCM)

Al crear una plataforma ERP desde cero, puede ayudar al departamento de personal a automatizar y mejorar una serie de procesos que requieren mucha mano de obra, como la gestión del desempeño y la compensación, las evaluaciones del desempeño de los empleados o el procesamiento de nóminas.

Análisis y planificación de procesos

Los ERP están diseñados para gestionar el flujo de información y su automatización, lo que permite el uso de dichos sistemas para el análisis y la planificación. Para hacer esto, debe agregar el módulo apropiado al sistema, que recopilará y procesará datos, y luego los visualizará en forma de tablas, gráficos y cuadros. Además, se puede integrar un calendario en el sistema para crear y realizar un seguimiento de diversos eventos y tareas.

Gestión de inventario

La implementación del sistema ERP optimizará el proceso de gestión de inventarios. Muchos elementos de este proceso se pueden automatizar y la información sobre el estado de las existencias estará disponible para todos los departamentos de la empresa. Gracias a esto, es posible estabilizar los niveles de inventario o, por ejemplo, crear rápidamente ofertas especiales (promociones, descuentos, rebajas) para un producto que tiene fecha de vencimiento.

Además, un buen sistema de gestión de inventario brindará la oportunidad de recopilar big data, lo que le ayudará a comprender qué es mejor vender. Estas conexiones no siempre son obvias. Por ejemplo, Walmart, utilizando datos de todas sus tiendas, analizó qué producto tiene demanda antes y después de los huracanes. Resultó que la mayor parte de los huracanes contribuyeron a las ventas de tartas de fresa (+ 700%). ¿Por qué? Nadie lo sabe.

Basándose en este análisis, Walmart llevó a cabo un experimento: las Pop-Tarts se entregaron en los supermercados a lo largo de la autopista 95 (en la ruta del huracán Francis de 2004) (las existencias solían agotarse rápidamente). De hecho, estas galletas se vendieron particularmente bien estos días. Ahora Walmart utiliza este esquema constantemente.

Realización de informes

Si la empresa no utiliza ningún sistema ERP, los informes pueden llevar mucho tiempo. Por ejemplo, algunas empresas incluso asignan tiempo adicional a los empleados específicamente para la presentación de informes, de modo que tengan tiempo de hacerlo durante la jornada laboral. En el mundo moderno, esta es una forma arcaica de hacer negocios, ya que incluso con la ayuda del ERP más simple, es posible compilar todos los informes necesarios en unos minutos.

En los sistemas ERP creados desde cero para usuarios avanzados, también puede realizar la posibilidad de compilar informes relevantes. Por ejemplo, puede utilizar filtros personalizados y herramientas estadísticas para compilar un informe sobre la efectividad de un empleado individual o un informe sobre la vida útil de los productos lácteos almacenados en un almacén en particular.

Paso 7: Diseño e Implementación

Cuando se hayan completado todas las etapas preparatorias y haya decidido la visión del sistema ERP, puede proceder a la codificación. Pero esto debe hacerse paso a paso, es decir, primero crear un MVP e implementarlo a una escala limitada. De modo que prueba el concepto con un riesgo mínimo y un dinero mínimo.

Las recomendaciones generales aquí son:

• El desarrollo debe comenzar con las funciones más importantes o incluso con una función, porque primero es necesario verificar el concepto y solo luego proceder a características y mejoras adicionales.
• Como sitio de prueba, seleccione el departamento donde los errores tendrán el menor impacto. Por lo general, se elige una pequeña sucursal para este propósito o, por ejemplo, se crea un sistema de procesamiento de pedidos paralelo y se les dice abiertamente a los clientes que está funcionando en modo de prueba. Para que los clientes utilicen la versión de prueba, se les ofrecen bonificaciones y descuentos.
• Durante las pruebas, recopile comentarios de todas las fuentes posibles, desde comentarios de empleados y clientes hasta estadísticas sobre la velocidad de ejecución de pedidos y gráficos de estabilidad de existencias.

El proceso de desarrollo técnico de un ERP puede involucrar diferentes aspectos dependiendo de las funciones, el costo y el cronograma del proyecto. Sin embargo, hay 3 parámetros clave a los que debes prestar atención.
Diseño UI/UX. UI/UX describe el aspecto y la función de su sistema ERP. El diseño debe ser fácil de usar y comprensible para todos los que lo utilicen. En esta etapa se utilizan habitualmente herramientas como Figma, Axure RP y Adobe Photoshop.

Pila de tecnología. La pila de tecnología depende de la plataforma que elija. Por ejemplo, si desea crear un sistema ERP desde cero para PC, los desarrolladores utilizarán Swift y Objective-C para macOS o C++ o C# para Windows. Para la versión web, JavaScript, Bootstrap, Angular y Node.js. Además de los componentes básicos de la pila tecnológica, como lenguajes de programación, marcos, bibliotecas, API y bases de datos, puede incluir:

• Inteligencia artificial
• Internet de las cosas
• Cadena de bloques

Si le resulta difícil elegir la pila adecuada, comuníquese con una empresa de desarrollo de software. Los expertos analizarán tu negocio y harán un plan personalizado para crear un sistema ERP desde cero.
Integración de servicios de terceros. Durante el desarrollo del sistema ERP se utilizan servicios de terceros como G Suite, Office 365, Jira y Salesforce. La integración unifica herramientas y evita la duplicación de datos.

Paso 8: ¡Capacite al personal en el nuevo sistema!

Al crear un ERP, la dirección normalmente se olvida de explicar al personal la importancia de utilizar un nuevo sistema, asumiendo que automáticamente abandonarán las antiguas prácticas. Y en vano. La práctica demuestra que si no se obliga a las personas, se olvidarán de ingresar datos en el nuevo sistema y no los utilizarán para comunicarse, planificar e informar.

Esto se debe a que al cerebro no le gusta lo nuevo, incluso si lo nuevo es mucho mejor que lo viejo. Y cuanto mayor es una persona, más fuerte es su deseo de seguir hábitos previamente adquiridos. Para comprender cuán fuerte es este deseo, basta recordar a los ancianos que literalmente tienen miedo a las computadoras.

Para lograr que los empleados utilicen el sistema ERP integrado, siga estas pautas:

• Muestre con ejemplos concretos por qué el nuevo sistema es mejor que el anterior. Por ejemplo, con su ayuda podrás crear un informe en minutos u obtener información sobre acciones con dos clics.
• Durante la capacitación, no solo dé conferencias, sino también ejercicios prácticos. Para desarrollar una nueva habilidad, es necesario repetir las acciones varias docenas de veces, primero bajo la supervisión de un profesor y luego de forma independiente.
• Establecer sanciones por entrada tardía de datos y uso de servicios de terceros que dupliquen las funciones del ERP o Sistema CRM.
• Fomente financieramente a las personas que comprendan la importancia del nuevo sistema y lo utilicen siempre que sea posible.

Además de la formación del personal, también es necesario invertir tiempo y dinero en promover una nueva tecnología entre los socios. Como mínimo, para que comiencen a utilizar los estándares de entrada y almacenamiento de datos que necesita e, idealmente, para cambiar a su sistema ERP.

Coste del sistema ERP

El tiempo y el coste del desarrollo de un ERP dependen sobre las tareas asignadas a la empresa por el contratista. Veamos las solicitudes más habituales que nos llegan.

Si su negocio requiere más ajustes y gestión, pero comprende que existen muchos procesos estándar, entonces, como regla general, en este caso tomamos nuestra experiencia y la personalizamos para adaptarla a sus necesidades. El costo de dicho trabajo será de $15.000 a $30.000 y tomará hasta 2 meses de desarrollo. En el caso de que su negocio tenga procesos más complejos y desee tener más detalles en informes, muestras, gestión y verificación de documentos, entonces el desarrollo puede volverse más complicado y llevar hasta 3-4 meses de trabajo intensivo. En este caso, el coste será de $30.000 a $60.000. Los sistemas complejos con muchos módulos (roles de usuario, administradores de archivos, verificaciones, firmas digitales, restricciones de acceso) pueden requerir de 6 a 9 meses de desarrollo y oscilar entre $60 000 y $150 000.

Como puede ver, el precio de desarrollar un sistema ERP depende de sus requisitos y de las funciones que deben implementarse.

Nuestra experiencia en desarrollo de ERP

Nos dedicamos al desarrollo de ERP de diversa complejidad. Para cumplir con los plazos y obtener los mejores resultados por la menor cantidad de dinero, utilizamos nuestra experiencia, bibliotecas listas para usar y tecnologías óptimas. Esto permite obtener el resultado que el cliente espera. La ventaja de nuestras soluciones es la flexibilidad y la escalabilidad. En cualquier momento, nuestro equipo puede seguir trabajando e introducir nuevas funciones. A continuación se muestra el diseño de un sistema ERP que se implementó para uno de los clientes.

Un sistema ERP personalizado permite gestionar con mayor precisión su negocio y así obtener la máxima eficiencia en sus procesos. Puede ponerse en contacto con nuestro gerente para conocer un costo más preciso para desarrollar un sistema ERP.