Як Створити Систему Управління Людськими Ресурсами?

Система управління людськими ресурсами, або HRMS, - це набір програмних рішень, які використовуються для оптимізації та автоматизації управління людськими ресурсами та пов'язаними з ними процесами впродовж усього життєвого циклу співробітника. З цієї статті ви дізнаєтеся, як створити систему управління людськими ресурсами та інтегрувати її у свій бізнес.

Крок 1: Встановіть цілі проекту

Плануючи розробку системи управління людськими ресурсами, варто пам'ятати, що це не самоціль, а інструмент для досягнення ваших бізнес-цілей. Тому, перш ніж приступати до створення HRMS, вам потрібно визначити, яких цілей з її допомогою ви маєте намір досягти. Це допоможе спрямувати ваші думки в правильне русло й узгодити цілі проєкту з бізнес-цілями компанії.

Наприклад, якщо у вас висока плинність кадрів, а прибуток залежить від того, наскільки швидко ви зможете найняти нових співробітників і підготувати їх до роботи, тоді ваша HRMS-платформа має бути орієнтована на те, щоб допомогти вам у досягненні цих цілей.

Якщо конкретніше, то цілями впровадження HRMS будуть:

• Скорочення часу найму порівняно з поточними показниками.
• Скорочення часу адаптації порівняно з поточними показниками.
• Збереження та/або поліпшення якості роботи нових співробітників.

Це конкретні цілі, які порівняно легко виміряти, отже, оцінити результат впровадження нової HRMS. Так, якщо ви хочете прискорити час найму, то вам потрібно просто виміряти час, який ви витрачаєте на пошук нового співробітника, - від планування цього завдання до підписання договору про найм, а потім подивитися, як ви можете поліпшити ці показники за допомогою HRMS.

Крок 2: Складіть карту бізнес-процесів

Зрозуміти, як саме можна покращити процес найму (чи інший момент у вашому бізнесі), можна за допомогою схематичної карти бізнес-процесів. Вона допоможе наочно уявити всі етапи рекрутингу, рішення і завдання, задіяні особи. Так цей бізнес-процес буде простіше проаналізувати, щоб виявити вузькі моменти, які можна оптимізувати за допомогою HRMS-рішення.

Щоб скласти карту бізнес-процесу найму, потрібно опитати всіх співробітників, які в цьому задіяні, і описати весь процес: визначення потреби в наймі нових співробітників, підготовка опису посади, пошук підходящих кандидатів, розгляд кандидатів і вибір серед них найкращих, підготовка до співбесіди, підготовка пропозиції найму, співбесіди та остаточний вибір або вибір кількох людей для стажування.

Крок 3: Вирішіть, як можна покращувати бізнес-процеси

Тепер, коли у вас є повне уявлення про те, як усе працює у вашій компанії на цей момент, подивіться, чи є цей процес упорядкованим, і чи проходить він за одним типовим шаблоном. Якщо ваші бізнес-процеси хаотичні й заплутані, то інтеграція системи управління людськими ресурсами, найімовірніше, лише примножить безлад, а не поліпшить вашу роботу з персоналом. Тут дуже добре підходить приказка: "Сміття на вході, сміття на виході".

Щоб уникнути хаосу в управлінні персоналом, приведіть усі бізнес-процеси до одного стандарту: розробіть посадові інструкції та регламент дій, правила комунікації тощо. Це необов'язково мають бути суворі інструкції, достатньо скласти типові шаблони дій (підказки).

Коли ви упорядкуєте свої бізнес-процеси, подивіться, що в них можна оптимізувати за допомогою системи управління людськими ресурсами. Найпростіший приклад - це перенесення документообігу з паперу в цифровий формат та його автоматизація. Ще HRMS можуть автоматизувати розміщення оголошень про найм (у соцмережах і на інших профільних майданчиках), збір відгуків та перевірку кандидатів за найбазовішими критеріями (освіта, досвід, очікуваний оклад, місце розташування тощо).

Як саме інтеграція HRMS може поліпшити ваші бізнес-процеси, можна дізнатися, проконсультувавшись у компаній-розробників HRMS-рішень.

Крок 4: Розробіть бачення свого HRMS-проекту

Щойно все буде гаразд із попереднім кроком, ви можете почати думати безпосередньо про бачення своєї системи управління людськими ресурсами. Якщо ви не технічний фахівець, то на цьому етапі рекомендується звернутися по професійну допомогу.

Разом із компанією-розробником ви маєте розробити документ зі специфікаціями проєкту, у якому буде зазначено: цілі, функції, вимоги до дизайну та план розвитку вашого проєкту зі створення HRMS.

Функції HRMS-рішень

Зазвичай HRMS-рішення мають п'ять модулів: основний, управління персоналом, управління талантами, система набору та/або відстеження кандидатів, управління навчанням. При розробці своєї системи управління людськими ресурсами необов'язково реалізовувати їх усі. Ви можете створити лише один або кілька модулів, яких потребуєте, а решту додавати за потреби.

Основний. Ключовою частиною будь-якої HRMS є її центральна інформаційна база даних про співробітників, також відома як основний HR. Тут зберігаються записи про ваш персонал: особиста інформація, класифікація посад, пільги, історія зайнятості, інформація про компенсації та інше. Ще цей модуль зазвичай містить інтерфейс для самообслуговування, щоб співробітники могли переглядати й оновлювати свою інформацію по мірі необхідності.

Управління персоналом. Цей HRMS-модуль має низку функцій для повсякденного управління персоналом та стратегічного планування - від управління розкладом роботи персоналу до прогнозування потреб у робочій силі. Крім того, в цьому модулі зазвичай є можливість обліку робочого часу і відвідуваності співробітників, за допомогою яких можна автоматично розраховувати години роботи, управляти відсутністю, планувати відпустки тощо.

Якщо в модуль управління персоналом вбудовано аналітичні інструменти, то це дасть можливість відстежувати продуктивність персоналу та її зміну з плином часу - дуже корисна функція для будь-якого бізнесу.

Управління талантами. Це функціонал, який відповідає за відстеження співробітників з потрібними навичками і талантами, Їх розвиток та утримання в компанії, що зазвичай включає такі специфічні можливості HRMS-рішень:

• Оцінка продуктивності/ефективності співробітників.
• Постановка цілей для співробітників і відстеження їх досягнення.
• Планування і розвиток кар'єри перспективних співробітників.
• Управління нагородами, преміями, бонусами та компенсаціями.

Також існують рішення для огляду продуктивності, де ви можете створювати онлайн-форми з системами рейтингу та відгуків, які заповнюватимуть менеджери раз на тиждень, місяць, квартал, півроку та/або рік. У цьому випадку відгуки про співробітників часто доповнюються так званим методом "360 градусів", де за допомогою опитування ділового оточення (начальство, колеги, підлеглі) співробітника виявляється ступінь його відповідності займаній посаді.

Деякі просунуті HRMS також можуть допомогти навіть у плануванні кар'єри, пошуку та навчанні наступників. Це робиться шляхом відстеження компетенцій і навичок. Система сама пропонуватиме перспективному співробітнику відповідні кар'єрні шляхи і рекомендуватиме відповідне навчання для отримання рівня навичок, який необхідний для запланованої для нього посади.

Набір (відстеження кандидатів). HRMS можуть мати функції для набору персоналу або низку інструментів, які допомагають знаходити, залучати, проводити співбесіди і в кінцевому підсумку наймати кандидатів на відкриті посади. Деякі системи також мають додаткові функції, як-от можливості маркетингу з найму, сторінки вакансій, автоматичний пошук постачальників, а також інструменти для зв'язку та проведення співбесід із кандидатами.

Управління навчанням персоналу. Багато HRMS-продуктів мають систему управління навчанням (LMS), яка відповідає за створення та адміністрування курсу, оцінювання знань та сертифікацію навчання, а також допомогу з направленням на навчання або доставкою онлайнових навчальних матеріалів і курсів. LMS також зберігає інформацію про те, яке навчання співробітники пройшли, як зросли їх знання та навички, відповіді співробітників на пропозиції компанії про навчання.

Звіти та аналітика. Одна з основних переваг HRMS - можливість збирати і зберігати великі обсяги даних про персонал компанії як загалом, так і за кожним співробітником окремо, завдяки чому можна детально аналізувати такі показники, як рівні оплати праці, плинність кадрів, швидкість рекрутингу, кількість пропусків за лікарняними, використання різних технологій тощо.

Керівники компанії можуть використовувати ці дані для ухвалення рішень, що впливають на утримання співробітників або зростання бізнесу. Крім того, іноді таким чином можна помітити неочевидні речі, наприклад, що після встановлення якогось обладнання збільшилася кількість нещасних випадків на виробництві, що, можливо, вказує на необхідність додаткового навчання персоналу.

Технологічний стек для HRMS

План розвитку вашого проекту

Планувати розробку і розвиток HRMS для вашого бізнесу потрібно таким чином, щоб у вас була можливість тестувати систему або її частини, не чекаючи 100%-вої готовності програмного забезпечення. Інакше ви ризикуєте втратити час і гроші, перш ніж зможете побачити проблеми, які можуть бути пов'язані із заплутаністю бізнес-процесів, перенесенням даних з вашої поточної бази даних у нову HRMS або банальною помилкою в коді.

Оптимальним рішенням тут буде поділ системи на кілька сегментів, які команда розробників зможе створити в короткий період часу й одразу ж почати їхню перевірку на реальних даних і бізнес-процесах. Так, ви зможете досить рано побачити, чи рухаєтеся ви в правильному напрямі, щоб скоригувати курс розвитку системи та залишитися в межах бюджету.

Спланувати такий розвиток своєї системи управління людськими ресурсами можна за допомогою методу під назвою SMART, що допомагає визначати цілі проєкту та відстежувати їх досягнення. Використовуйте SMART, щоб оцінити свої HR-процеси та подивитися, чи зможете ви їх поліпшити.

Крок 5: Приступайте до розробки HRMS

Інтегрувати HRMS у свій бізнес ви можете двома способами: використовувати готове рішення (наприклад, SaaS-послугу) або розробити потрібний продукт з нуля. Готові HR-продукти більше підходять для компаній зі стандартизованими і добре налагодженими бізнес-процесами, як у McDonalds, Walmart або Starbucks. Якщо ж у компанії унікальний робочий процес, або вона підпадає під дію правил, які не були враховані стандартною HRMS, то софт для своєї системи управління персоналом потрібно розробити за допомогою кастомної розробки.

Якщо ви оберете кастомну розробку, то процес створення своєї системи управління людськими ресурсами матиме такий вигляд:

• Підписання договору. На цьому етапі ви і компанія-розробник визначаєте концепцію проєкту, її функціонал і вимоги до дизайну, після чого ви складаєте технічне завдання, обговорюєте всі деталі співробітництва (строки розробки, оплата, KPI) та укладаєте договір.
• Прототипування HRMS. Далі UX-дизайнери на основі технічного завдання, аналізу цільової аудиторії та призначених для користувача потоків створюють каркас додатку і відправляють його на узгодження замовнику (вам).
• Створення дизайну інтерфейсу. Після узгодження каркаса дизайнери розробляють мокапи застосунку - статичне представлення дизайну інтерфейсу в тому вигляді, в якому його побачать кінцеві користувачі HRMS. Якісний дизайн охоплює: просту структуру і навігацію, інтуїтивно зрозуміле управління і відповідність поточним дизайнерським тенденціям.
• Безпосереднє кодування. На цьому етапі відбувається втілення вашої системи управління людськими ресурсами в коді. За написання коду продукту відповідають фронтенд-, бекенд- і мобільні розробники.
• Тестування продукту. Після написання коду за справу беруться QA-фахівці, які тестують створену HRMS у всіх можливих варіантах використання, щоб виявити і прибрати помилки з багами.
• Реліз і підтримка. На останньому етапі створення HRMS її заповнюють реальними даними та поетапно інтегрують у реальний бізнес. Також налагоджується робота технічної підтримки, яка збиратиме зворотний зв'язок від користувачів і розв'язуватиме проблеми, що виникли.

Важливо зазначити, що за певний час до повної готовності HRMS (зазвичай на етапі тестування) персонал компанії навчають роботі з новою системою. Для цього продукт запускають у демо-режимі, коли він може працювати зі справжніми даними, але без впливу на реальні бізнес-процеси (як демо-рахунок на біржах).

Вартість створення HRMS