Software de Gestión de Proyectos y Tendencias en 2024

Con el software de gestión de proyectos, las empresas pueden simplificar la planificación mediante la asignación de tareas y la creación de equipos separados. Esto contribuye a cumplir los plazos y las tareas y metas específicas. Actualmente, hay una gran cantidad de diferentes sistemas de gestión de proyectos en el mercado, por lo que es vital comprender las principales tendencias y tendencias para encontrar la mejor solución para necesidades específicas. Para simplificar el análisis de mercado y la selección de software, el artículo presenta opciones de proveedores líderes y software de gestión de proyectos en 2024 en función de precios, funcionalidad, atención al cliente, etc. El artículo se creó después de una extensa investigación de mercado y análisis exhaustivos y presenta las principales tendencias para 2024.

El mejor software para la gestión de proyectos en 2024

Antes de crear software o buscar soluciones listas para usar, centrándose en el mejor software de gestión de proyectos, debe comprender qué es.

Es una plataforma o herramienta personal de una empresa, personas que se requieren para:

• planificación;
• asignación;
• control de recursos;
• planificación de plazos y metas;
• asignación de tareas;
• monitorear el progreso;
• recopilación e implementación de datos;
• colaboración de todo el equipo.

Con la ayuda de software creado o seleccionado adecuadamente, las organizaciones pueden estructurarse, el almacenamiento de documentación se simplifica y es más fácil encontrar la funcionalidad adecuada.

Es difícil encontrar un único y mejor software de gestión de proyectos. Se elige personalmente para necesidades específicas, pero hay una lista de posibles software que serán útiles:

• ClickUp: ideal para equipos de desarrollo ágiles.
• Monday.com: adecuado para empresas emergentes con presupuestos reducidos.
• Asana: un conjunto de herramientas para tareas colaborativas.
• Zoho Projects: bueno para la integración.
• Smartsheet: solución para automatizar tareas de trabajo rutinarias.
• Notion: una opción para los creadores de contenido.
• Airtable: una solución para quienes están orientados a los datos.
• Teamwork : adecuado para proveedores de servicios centrados en el cliente.
• Wrike: software con funciones de IA.
• Jira: recomendado para equipos de desarrollo de productos.

La lista se presenta después de una evaluación detallada de más de 20 plataformas populares de gestión de proyectos utilizadas por pequeñas y medianas empresas.

Los siguientes parámetros, que son especialmente importantes para las pequeñas empresas, se tuvieron en cuenta para toda la lista:

• Precio y tarifas. Las opciones de administración de proyectos tienen un precio de menos de $ 8 por mes.
• Opciones y características generales. Se tiene en cuenta la capacidad del software para proporcionar funcionalidad básica (gráficos Kanban, diagramas de Gantt) y configuraciones de experiencia de gestión basadas en las necesidades de un negocio en particular, incluida la implementación de herramientas de automatización.
• Herramientas adicionales. Esta categoría incluye parámetros ligeramente más amplios que los del software de gestión de proyectos habitual. Por ejemplo, el acceso de clientes, la posibilidad de elaborar facturas y controlar el presupuesto.
• Aplicación movil. Cualquier software de la lista incluye una aplicación de teléfono inteligente para diferentes sistemas operativos.
• Servicio y soporte. Disponibilidad de chats en vivo, bases de conocimiento o guías para encontrar respuestas a preguntas.

El software de calidad es una herramienta para que cualquiera en el equipo aprenda a trabajar rápidamente, incluso con una capacitación técnica mínima. Todas las opciones de la lista tienen características para controlar la curva de aprendizaje. Al introducir un nuevo software en los flujos de trabajo, es probable que surjan preguntas adicionales, así que dé preferencia a los servicios con el soporte que puede responder rápidamente.

TOP 9 Tendencias en Gestión de Proyectos

Ha habido cambios significativos en la gestión de proyectos a lo largo de los años. Han evolucionado significativamente y han pasado de soluciones primitivas a SaaS y otras. Los nuevos avances tecnológicos y todos los desarrollos del mercado están provocando cambios exponenciales en la gestión de proyectos. Las empresas deben seguir y conocer todas las tendencias posibles en la gestión de proyectos en 2024. De lo contrario, pueden fracasar. A continuación se muestran las principales tendencias que dominarán el entorno empresarial en 2024 y los próximos años.

Automatización e IA

Gracias a la automatización y la inteligencia artificial, muchos campos de trabajo han sufrido grandes cambios, desde la sanidad hasta la agricultura o la construcción. Son necesarios para mejorar los resultados de proyectos específicos y la eficiencia de cada empleado.

Al automatizar tareas rutinarias y sin importancia, los gerentes de proyecto liberan su tiempo, lo que les permite concentrarse más en las cosas que benefician al negocio. Por lo tanto, los bots pueden programar reuniones o recopilar datos para su posterior análisis manual o automatizado. Todo esto se muestra como notificaciones en una plataforma fácil de usar.

La IA puede mejorar la automatización en sí misma al agregar la ejecución de tareas de programación y visualización complejas. Al mismo tiempo, habrá suficientes datos para proporcionar a los ejecutivos noticias importantes sobre los cambios del mercado para tomar decisiones estratégicas. La incorporación de IA en su negocio puede mejorar el rendimiento del proyecto con pronósticos de costo, riesgo o duración de la tarea.

La automatización y la IA se pueden utilizar para:

• Optimización del flujo de trabajo.
• Planificación.
• Control y análisis de riesgos.
• Creación de datos de rendimiento.
• Apoyo a la toma de decisiones.
• Optimización de recursos.
• Automatización de acciones simples y complejas.
• Pronóstico.

Vale la pena mencionar RPA (automatización robótica de procesos) en esta tendencia. Un enfoque de automatización para realizar tareas repetitivas que puede ahorrar tiempo. Esta solución tiene un gran potencial en el futuro.

Automatización, la IA puede simplificar significativamente el trabajo de los equipos de proyectos al optimizar los procesos básicos y dar más tiempo para tareas más difíciles que los robots y bots aún no están disponibles.

La integración de las capacidades de IA brindará a los ejecutivos y las empresas más transparencia porque ayudará a identificar los riesgos e influirá en la toma de decisiones.

Análisis de datos y atención a los números

Las herramientas de análisis ayudan a agregar valor a las empresas y son útiles para la gestión de proyectos. Las organizaciones crean y trabajan con grandes cantidades de datos diariamente, por lo que es aconsejable aplicarlos a decisiones en tiempo real. Esto podría ser la planificación del proyecto, el riesgo o la planificación de la calidad. El análisis de datos ayuda a formar un equipo, considerar el tamaño del equipo y todos los miembros, y posicionar y asignar responsabilidades, habilidades, etc. Todos los factores son necesarios para mejorar los resultados de las tareas.

El software de análisis simplifica la gestión de proyectos porque las empresas pueden abordar rápidamente problemas específicos que interfieren con el trabajo principal. Después de completar el proyecto, el software ayudará a ver los resultados, considerando la estrategia de desarrollo.

Los análisis habilitados para IA lo ayudan a ver el panorama general de los proyectos individuales y de la empresa. El software proporciona informes con parámetros personalizables. También facilitan la visualización de la información de la forma en que un gerente necesita tomar decisiones en tiempo real en lugar de hacerlo con la intuición utilizando informes generados manualmente.

La necesidad de la inteligencia emocional

Las tendencias de gestión de proyectos en 2024 también incluyen tener un líder con inteligencia emocional. Esta habilidad es esencial cuando se trata de personas, especialmente en el sector corporativo.

La implementación exitosa de las tareas del proyecto es posible con una gestión adecuada de los recursos de las personas, pero inicialmente, debe comprenderlos. La falta de comprensión de todos los miembros del equipo y la falta de contacto y comunicación pueden generar problemas.

Tener este tipo de habilidad social permite a los gerentes realizar las siguientes tareas de manera efectiva:

• Construya relaciones con cada miembro del equipo individualmente, mejorando el estado de ánimo del equipo.
• Asegurar la cooperación práctica en el proyecto.
• Negociar y encontrar soluciones de compromiso.
• Resolver disputas.
• Mejorar el rendimiento de los empleados.

Dave Birdsall, gerente sénior de The Parker Avery Group, vio una gran recompensa cuando las reuniones diarias dejaron de ser solo sobre el trabajo y se conectaron con la vida personal de los miembros del equipo. Este equilibrio ha mejorado la eficiencia del trabajo y ha permitido que los empleados remotos interactúen con otros. Al mismo tiempo, el gerente actúa como un amigo y controla los procesos y problemas de trabajo.

Instrumentos y software avanzados para la gestión de proyectos y su personalización

Una de las tendencias de más rápido crecimiento en la gestión de proyectos es mejorar las herramientas y el software. Según Wellington, el 54% de las empresas necesitan acceso a métricas críticas de rendimiento de proyectos en tiempo real, y alrededor del 30% realiza una recopilación manual de datos. Esto apunta a la necesidad de nuevos software y herramientas para el entorno empresarial. Tales aplicaciones de automatización pueden ayudar a simplificar el trabajo y las tareas complejas.

Aquí hay algunas funciones útiles para el software:

• Controles y datos de asignación de saldos.
• Supervise los proyectos a través de paneles que puede personalizar para que sea más fácil tomar las decisiones correctas.
• Determinar cuándo realizar tareas específicas.

Cambiar al trabajo colaborativo también es una característica valiosa para la formación de equipos. La personalización lo ayuda a adaptar de manera efectiva el software a las necesidades del proyecto y organizaciones específicas.

Gestión de proyectos híbridos

La próxima tendencia en 2024 es el concepto de gestión híbrida. La popularidad se debe a que todos los proyectos difieren; solo algunos equipos pueden trabajar según una única metodología. Como resultado, las empresas experimentan con diferentes enfoques.

Un modelo híbrido de gestión de proyectos es una forma de incorporar elementos de gestión clásica, Agile y Scrum. Juntos, esto aumenta la flexibilidad, la velocidad y la probabilidad de completar las tareas con éxito. Además, las empresas pueden aplicar soluciones únicas a su industria.

Demanda de trabajo remoto

La gran popularidad y crecimiento del teletrabajo se produce durante la pandemia de COVID-19. El 97% de las personas en las encuestas de Forbes quieren trabajar directamente desde casa en lugar de ir a la oficina todos los días a una hora determinada. Además, el 25% de todos los trabajos en América del Norte permanecerán en formato remoto.

La gestión remota de proyectos tiene muchas ventajas:

• La flexibilidad del horario.
• Tiempo de viaje reducido.
• Costos reducidos del proyecto.Acceso a empleados de cualquier parte del mundo y un enfoque diverso del grupo de talentos.

Por supuesto, existen algunas desventajas, que incluyen la falta de comunicación en vivo, a veces la desmotivación del equipo, la falta de información, etc. Antes de implementar la tendencia en su empresa, es fundamental prepararse e invertir en aplicaciones en la nube. Ayudarán a controlar tareas y proyectos individuales de forma rápida y sencilla.

El software de trabajo remoto ayudará a recopilar la información necesaria, que es importante para realizar un seguimiento, controlar al gerente de sus empleados y tomar decisiones efectivas con prontitud. El software basado en la nube ayudará no solo a los empleados remotos, sino también con un modelo híbrido de gestión de proyectos. Se puede implementar en todo el mundo y el producto recopilará todos los datos independientemente de la hora o la ubicación.

Prácticas estrictas de ciberseguridad

La seguridad es esencial para los modelos de gestión de proyectos híbridos, el trabajo remoto y otros productos digitales. Es necesaria una adecuada planificación para garantizar que una empresa no tenga problemas de fugas de información y ciberataques al introducir software.

Las estadísticas muestran que más del 80 % de las fugas de datos o el mal uso de la información se deben únicamente a errores humanos. Para solucionar el problema, es fundamental capacitar constantemente al personal para detectar e identificar los fraudes y ataques que pueden ocurrir cuando se trabaja en proyectos en Internet.

En 2024 aumentará la demanda de habilidades específicas porque estas personas pueden resolver conflictos, negociar y trabajar con las partes interesadas. Además, pueden tomar buenas decisiones, administrar el tiempo y construir equipos efectivos.

El desarrollo de habilidades interpersonales hará que un gerente sea un empleado codiciado y ayudará a aportar valor a cualquier organización. A pesar de la digitalización de varios sectores de la vida y la automatización de varios procesos, las habilidades sociales siguen estando de moda, especialmente a la hora de buscar nuevos empleados.

Los gerentes de proyecto con habilidades sociales desarrolladas son buenos para resolver conflictos, administrar cambios y otras tareas que (todavía) son inaccesibles a la tecnología.

Problemas de salud mental

El hombre moderno siempre tiene poco tiempo, especialmente cuando hay un trabajo remoto desde casa y fechas límite que cumplir. Además, la falta de un viaje diario al trabajo puede provocar agotamiento. Para mantener la motivación y aumentar la productividad del equipo (en la oficina o de forma remota), las empresas necesitan desarrollar y estar en métodos para ayudar a hacer frente a situaciones difíciles. 2024 continuará la tendencia de prestar atención a la salud mental de los empleados.

Modificar los horarios de trabajo es un excelente lugar para comenzar, haciéndolos más flexibles. Esto ayudará a desarrollar la libertad de elección de los empleados. Los eventos sociales o los programas deportivos mejorarán la moral y la salud.

Al considerar el problema en términos de gestión de proyectos, los gerentes pueden establecer plazos y expectativas claros para el trabajo realizado, brindando apoyo en lugar de críticas.

Aquí hay algunas opciones sobre lo que las empresas pueden hacer en 2024:

• Actualización de las reglas de dotación de personal para trabajadores remotos a tiempo completo y a tiempo parcial.
• Software de seguimiento del tiempo para que la organización pueda abordar los problemas de productividad.
• Agregar herramientas digitales que facilitan las tareas, la programación y la gestión de proyectos.
• Programas dedicados para ayudar a apoyar y sacar a las personas del agotamiento, el estrés o la ansiedad.

Los informes de recursos ayudan a comprobar las cargas de trabajo individuales y del equipo. Si dicha herramienta no está disponible, se pueden realizar verificaciones verbales una vez por semana. La seguridad psicológica en el lugar de trabajo es esencial y te ayuda a sentirte normal.

Estas son todas las tendencias de gestión de proyectos de TI que necesita conocer y utilizar hoy. Los avances en tecnología como la IA, la automatización, el análisis de big data, etc., pueden mejorar a todo el equipo para lograr mejores resultados.

Las otras áreas de la gestión de proyectos, incluida la inteligencia emocional y el trabajo de salud mental, son todos factores humanos, que también son importantes en el trabajo de recursos humanos. Mejorar la métrica hará que cualquier proyecto sea exitoso. La seguridad y la gestión híbrida mejoran la flexibilidad y la eficiencia de las tareas.

Selección del mejor software para la gestión de proyectos

Antes de elegir el software, se deben considerar muchos factores: precio, tarifas, funciones, informes, posibles integraciones y soporte.

El software debe tener herramientas y características esenciales para la gestión de proyectos de calidad. Estos darán éxito a la mayoría de los proyectos, pero las soluciones únicas pueden agregar conveniencia para las empresas individuales.

Algunas de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas incluyen:

• Funciones presupuestarias. Le brinda la posibilidad de descargar un presupuesto específico, controlar aún más los costos y realizar un seguimiento de las facturas. Esto le permite comparar los costos con la cantidad planificada de inversión. Teniendo en cuenta las desviaciones, puede ver los riesgos y problemas.
• Herramientas para el control de recursos. Las características ayudarán a planificar, mantener registros y realizar un seguimiento de los recursos utilizados en la ejecución de un proyecto. Puede notar problemas en la disponibilidad o el agotamiento severo de los miembros del equipo y luego corregir el trabajo correctamente, eliminando problemas en el futuro.
• Herramientas de gestión de tareas. Esto incluye la automatización de facturas, los cambios críticos de proyectos y la gestión de procesos centrales. Puede haber herramientas para visualizar tareas y su progreso, calendarios, etc.
• Funciones para el trabajo con riesgos. Ayuda a equilibrar y monitorear la ejecución de los proyectos, teniendo en cuenta los riesgos. Hay gráficos, listas, herramientas de planificación, desgloses de costos e informes de variaciones.
• Gráficos e informes. El software debe incluir imágenes digitales para la planificación, la línea de tiempo y los ajustes presupuestarios.
• Una aplicación para teléfonos inteligentes. Dicho software permitirá monitorear y administrar el proyecto desde cualquier parte del mundo, y todos los participantes estarán al tanto de las etapas del trabajo. La información en tiempo real mejora la eficiencia en la toma de decisiones. La aplicación es conveniente para trabajar con contenido personalizado para cada miembro del equipo para que conozcan las acciones e hitos de cada día.
• Integraciones. Diferentes integraciones mejoran el rendimiento del software, satisfaciendo las necesidades de la empresa.
• Herramientas de gestión de clientes. Permiten incluir a los clientes en el proyecto para obtener un estado oportuno y apoyo profesional. Esto puede ser facturación, comunicación por video o la capacidad de convertir a un cliente en un usuario pero mantener el control sobre sus acciones.
• Características colaborativas. Facilitar la ejecución colaborativa de tareas. Estos incluyen salas de chat, calendarios, entornos para compartir archivos, etc.

El software de gestión de proyectos debe ser fácil de usar. Por lo tanto, tener plantillas, materiales de capacitación y automatización será una buena ventaja.

El conjunto de funciones es diferente para todos, y las necesidades de software difieren para las empresas nuevas y las grandes. Las organizaciones corporativas pueden necesitar herramientas en las que pueda ver las etapas de trabajo en diferentes países o en el mundo, mientras que una startup solo necesita 1 o 2 ubicaciones. A medida que crece el proyecto, el software se puede complementar aumentando las herramientas y agregando más automatización.