Осознав все плюсы работы с ERP, вы решили внедрить одну из таких систем в свой бизнес. Но проанализировав различные готовые решения, которые предлагают в сети, вы не нашли подходящий вариант — шаблонные программы не отвечают задачам, бизнес-процессам и особенностям вашей компании. Что делать в этом случае? Ответ прост: разработать ERP с нуля. Какие преимущества дает разработка собственной ERP:

• не нужно менять существующую структуру управления и бизнес-процессы;
• отсутствие лишних функций, элементов интерфейса и возможность интеграции (или удаления) новых инструментов по необходимости;
• ориентация только на нужные бизнес-процессы (любые задачи, функционал, аналитика, роли в системе);
• дешевле в долгосрочной перспективе.

Последнее преимущество может показаться сомнительным или даже обманом, но если учесть стоимость лицензии и скрытых расходов готовых решений (настройка, обучение персонала, техническая поддержка и прочее), то получится, что вы будете ежегодно платить 20–30% от полной стоимости разработки используемого программного обеспечения. А разработка ERР с нуля окупит себя за 1-2 года, тогда как использовать вы ее будете 7–10 лет.

От чего зависит стоимость разработки

ERP — это комплексная система, которая подразумевает использование единой для всего бизнеса платформы с общей базой данных, удобным интерфейсом и широким функционалом. Себестоимость разработки подобного программного обеспечения варьируется от нескольких тысяч до сотен миллионов долларов. Цена в каждом конкретном случае зависит от количества человеко-часов, потраченных на планирование, разработку, тестирование и внедрение.

Этапы и сроки разработки ERP-систем

1. Анализ и планирование (1–2 недели). На этом этапе определяют ключевых людей, которые лучше всего знакомы с компанией или ее подразделением, где будет реализован проект. Они собираются и формулируют цели и задачи ERP: какие процессы будут автоматизированы, какие роли нужны, что будет в базе данных и тому подобное.
2. Проектирование (1–2 недели). Команда проекта осуществляет проектирование ERP-системы. Разрабатывается функционал, дизайн и функциональная спецификация системы: выбирается архитектура, разрабатываются wireframes, оговариваются требования к аппаратному обеспечению, определяется набор организационных мероприятий, необходимых для внедрения системы, а также перечень документов, регламентирующих ее использование.
3. Разработка (3–12 месяцев). IT-архитекторы анализируют связи между каждым модулем, инструментом, функцией и элементом дизайна и проектируют соответствующую архитектуру. Программисты и дизайнеры приступают к работе. Старые данные (из текущей ERР или документации компании) преобразуют в формат, требуемый новой ERP. Определяются источники информации и создаются шаблоны ролей пользователей системы.
4. Тестирование (от 2 недель до 3 месяцев). Созданное программное обеспечение проверяют на наличие багов, глюков, ошибок дизайна. Тестируется удобство интерфейса и работоспособность всех его функций, инструментов и элементов. А также проверяется точность и полнота базы данных, производительность системы в целом и каждого отдельного элемента. Обнаруженные проблемы устраняют, а затем снова приступают к тестам. Проводится обучение персонала.
5. Развертывание (3 недели). Когда система протестирована и персонал научился уверенно и быстро работать на новой ERP, программное обеспечение внедряют в рабочую среду. Сначала в малом масштабе: интеграция в рабочий процесс отдельного (желательно небольшого) подразделения. Если все нормально, ERP-систему интегрируют во все бизнес-процессы компании.
6. Поддержка (постоянно). Служба поддержки создается до развертывания, но полноценно начинает работать лишь после запуска системы. Причем в первые несколько месяцев служба, как правило, работает с максимальной нагрузкой, так как в программном обеспечении, скорее всего, останется несколько (некритичных) ошибок и люди будут часто делать что-то не то и просить консультации.

Элементы ERP-систем

Работа ERP-системы обычно затрагивает несколько аспектов бизнеса, и потому она может включать в себя несколько модулей, которые автоматизируют и/или оцифровывают каждый из этих процессов. Перечислим популярные модели.

Управление человеческими ресурсами. Модуль содержит инструменты и функции, которые автоматизируют и делают более эффективными целый ряд трудоемких процессов. Например, управление:

• подразделениями и отделами организации;
• человеческим временем и ресурсами;
• персоналом, карьерой.

Управление запасами. Помогает поддерживать стабильный и оптимальный уровень запасов. При этом система позволяет быстро отслеживать каждый товар с момента его поступления на склад до точки продажи (или передачи контрагенту). Такая информация доступна с любой точки доступа в систему в любое время.

Взаимосвязи с клиентами (CRM). Направлен на улучшение отношений между поставщиком услуг или продукта и клиентами. Здесь отмечаются и изучаются потребности клиентов для улучшения пользовательских сценариев, усиления лояльности и увеличения продаж. Разрабтка CRM модуля особенно полезна для средних и больших компаний.

Продажи и маркетинг. Обычно этот модуль дополняет CRM модуль. В нем осуществляется управление экспортом и локальными проектами, что делает процессы продаж более управляемыми особенно при открытии своего маркетплейса. Маркетинговый модуль включает в себя управление заказами, продажами, счетами и мониторинг этих вещей.

Производство. Набор функций и инструментов для улучшения и автоматизации планирования производства, управления заказами и оптимизации управления производством от заказов до доставки.

Финансы и бухгалтерский учет. Автоматизирует значительную часть бухгалтерского учета и управляет информацией, связанной с платежами, проводками особенно если вы ранее использовали финансовое приложение. Продвинутые модули этого типа сами заполняют налоговые отчетности и делают проводки по ним.

Планирование. Обычно представлен в виде календаря, где можно создать или запланировать события и задачи, назначить ответственного, а затем отслеживать и контролировать выполнение. В некоторых случаях в модуль планирования интегрируют прогностические инструменты, которые на основе линейной или более сложной зависимости дают прогноз продаж, издержек, необходимых действий и т.п.

Отчеты. Позволяет за несколько минут составить отчет по нужному периоду, отделу, процессу, сотруднику или задаче. Данные собираются и автоматически группируются и, как правило, визуализируются с помощью графиков и диаграмм.

Ориентировочный пример расчета стоимости разработки ERP-системы

Поскольку стоимость разработки ERP зависит от бизнеса, давайте рассмотрим этот процесс на примере относительно небольшой компании, которая занимается производством и дистрибуцией молочных продуктов. Например, наша компания будет закупать сырье у различных фермеров и делать из него йогурты, сыры и другие молочные продукты. Готовая продукция затем будет распространяться по нескольким своим магазинам под конкретный заказ.

Идентификация модулей ERP-системы

Таким образом, у нас будет несколько поставщиков с разным количеством, качеством и ценой сырья, производственный процесс и несколько покупателей (магазинов), которые покупают нашу продукцию по мере необходимости. Для этого примера мы можем идентифицировать такие модули.

Модуль управления человеческими ресурсами. Необходим для управления людьми, для распределения задач и планирования производства в зависимости от количества сырья на складах и потребностей магазинов. В нашей компании этот модуль будет отвечать за:

• управление, распределение и планирование человеческими ресурсами (управляющие, менеджмент, рабочие, перевозчики и т.д.);
• хранение, управление, распределение и планирование производственных ресурсов (сырье, транспорт, оборудование и т.д.);
• управление поставщиками и цепочкой поставок;
• управление платежной ведомостью.

Модуль управления производством. Для небольшого производства он необязателен. Но так как у нас несколько поставщиков с разным качеством сырья, а продукцию нужно делать одинакового (желательного высокого) качества и при этом еще и планировать производство в зависимости от системы доставки, в таком случае для нашей компании этот модуль необходим. Его функции:

• управление производственными цепочками;
• создание номенклатуры.

CRM-модуль. Будет отслеживать все взаимодействия с поставщиками сырья, покупателями продукции и грузоперевозчиками. Помогать налаживать более продуктивные отношения и помогать с маркетингом.

Продажи и маркетинг. Нужен для планирования и отслеживания эффективности маркетинговых инструментов и прогнозирования продаж на базе этой эффективности.

Оценка стоимости разработки модулей ERP

Процесс оценки стоимости разработки пользовательского ERP похож на процесс разработки веб-приложений в целом: нужно понять, сколько специалистов будет задействовано, просчитать время, которое они потратят, и умножить эти числа на почасовую ставку каждого специалиста.

Для примера рассмотрим оценку стоимости разработки модуля управления персоналом:

• 1 проект-менеджер, который задействован от проектирования до закрытия проекта (3 месяца, 5 рабочих дней в неделю, 8-часовой рабочий день и ставка 30 долл/час = 10 000 долл).
• 2 бэкэнд-разработчика, работающие полный рабочий день в течение 3 месяцев по ставке 30 долл/час (29 000 долларов).
• 1 QA-инженер, работающий полный рабочий день в течение 2 месяцев по ставке 15 долл/час (4 800).
• 1 системный администратор, работающий полный рабочий день в течение одной недели по ставке 25 долл/час (1 000 долл).

Таким образом разработка, тестирование и обслуживание модуля управления человеческими ресурсами будет стоить 45 000 долларов. Разработка других модулей существенно проще внутри уже готового решения, потому итоговая цена такого решения составит от 100,000 до 200,000 долларов и как правило во многом зависит от интегрированных функций.

Оценка стоимости внедрения ERP-системы

Стоимость подключения системы. Соединение модулей потребует разработки API для связи модулей, что обычно осуществляется в четыре шага:

1. Исследование структуры данных и протокол связи между каждым модулем (3 полных рабочих дня API-разработчика).
2. Создание прототипа API (5 рабочих дней).
3. Разработка API (20 дней на разработку и тестирование).
4. Документирование API (3 дня).

Чтобы разработать API для каждого модуля, потребуется три API-разработчика, которые буду работать полный рабочий день в течение одного месяца по ставке 25 долл/час. Следовательно, этот этап будет стоить 4,200 долларов.

Миграция и проверка данных. Чтобы перенести данные из старой ERP в новую, потребуется извлечение данных, их преобразование в нужный формат и затем загрузка в новую систему. Если эта задача будет средней сложности, нам будут нужны:

• 1 DBA-специалист, который будет работать полный рабочий день в течение одного месяца по ставке 20 долл/час (3 400 долл).
• 1 ETL-эксперт, который будут работать полный рабочий день в течение одного месяца по ставке 20 долл/час (3 400 долл).

Таким образом, перенос данных будет стоить 6,800 долларов.

Тестирование. Для проверки нашей ERP из пяти модулей потребуется как минимум два тестера, которые будут работать в течение двух месяцев по ставке 15 долл/час. Это будет стоить 10,000 долларов.

Итоговая стоимость разработки ERP-системы

Теперь можно посчитать все затраты: 100,000 на разработку модулей + 4,200 на разработку API + 6,800 на перенос данных + 10,000 на тестирование. Итого: от 121,000 долларов.