Desenvolvimento de ERP

De acordo com relatório Panorama Consulting Solutions, cerca de 23% das implementações de ERP não tiveram sucesso. Os principais motivos do fracasso são a aquisição de um sistema pronto desnecessário e o planejamento inadequado. Hoje veremos como evitar esses problemas com a abordagem correta para o desenvolvimento e implementação de um sistema ERP do zero.

Etapa 1: Definir as metas e objetivos do projeto

Muitos empresários erram essa etapa, por considerá-la óbvia: “O objetivo de construir um sistema ERP é automatizar e otimizar processos, ou seja, fazer tudo funcionar de maneira mais rápida e melhor”. Esse não é apenas o objetivo, mas sim os desejos. O objetivo deve ser definido e claramente delineado no tempo, por exemplo:

• reduzir o tempo de documentação em 20% até janeiro;
• reduzir o tempo de cadastro no site de 15 para 5 minutos até setembro;
• reduzir o tempo de espera do cliente de uma hora para 15 minutos até agosto.

Se falamos de desenvolvimento e implementação de ERP, então o ERP deve ser pensado como uma ferramenta necessária para realizar determinadas tarefas que a sua empresa enfrenta. Com base nisso, primeiro você precisa pensar em tais tarefas e só depois decidir o que e como o sistema ERP deve fazer. Em maior medida, depende do tipo de plataforma que você está desenvolvendo (começando com um site de classificados e terminando com uma rede social profissional).

Você deve definir tais tarefas de forma independente ou com a ajuda de especialistas especializados. Se você decidir fazer isso sozinho, a abordagem mais simples é analisar os concorrentes e fazer com que gostem deles, mas um pouco melhor. SMART - approach irá ajudá-lo com isso:

Etapa 2: Identificar e envolver as partes interessadas

Depois de definir as metas e objetivos da implementação do ERP customizado, informe as pessoas envolvidas: desenvolvedores, chefes de departamento, gestão, parceiros e outros. Isto é importante por duas razões:

• Em primeiro lugar, você precisa coletar as opiniões e desejos de todos que trabalharão com o sistema (isso deve ser feito em um estágio inicial de desenvolvimento).
• Em segundo lugar, desta forma evitará problemas relacionados com a incompatibilidade do sistema ERP com os processos de negócio internos da sua empresa ou da empresa dos seus parceiros.

No artigo “Entregando projetos de TI de grande escala no prazo, dentro do orçamento e no valor” da consultoria McKinsey há um exemplo de como a notificação tardia dos envolvidos gerou grandes problemas. Diz que a direção de um determinado banco não considerou necessário envolver o departamento financeiro no processo de atualização da plataforma informática e, na hora da implantação, descobriu-se que o novo sistema não atendia às suas necessidades. Como resultado, o projeto precisava ser concluído, o que levou a um atraso de 3 meses e a um aumento no custo de desenvolvimento em US$ 8 milhões.

Etapa 3: Explore a situação atual

O sistema ERP não fará nada se os processos de negócios forem caóticos ou insuficientemente padronizados. Por exemplo, se você está envolvido em vendas online e não tem um algoritmo claro para recebimento e envio de mercadorias ou se você tiver um algoritmo de despacho não ideal, a implementação do ERP causará ainda mais confusão.

Assim, antes de começar a planejar o desenvolvimento de um sistema ERP do zero, primeiro faça uma auditoria nos processos de negócio da sua empresa. Se algo precisa ser padronizado e/ou modernizado, faça-o antes de começar a trabalhar no ERP.

Sem fazer isso, você pode compartilhar o mesmo destino do varejista americano Target (SuperTarget), que em 2016 foi forçado a se retirar do mercado canadense após a introdução do sistema ERP, que mergulhou sua cadeia de suprimentos no caos. A Target teve problemas com a confusão de dados dos fornecedores (comum no varejo), mas em vez de resolver esse problema, conduziu uma implementação agressiva e construiu o ERP o mais rápido possível.

Etapa 4: ajude os desenvolvedores a entender seu negócio

Desenvolver um sistema ERP de raiz pressupõe que este será criado tendo em conta todas as funcionalidades e necessidades de um determinado negócio. Isso significa que você deve contar todas as nuances do seu gerente de projetos empresariais ou, melhor ainda, mostrar como sua empresa funciona por dentro. Se você atraiu desenvolvedores terceirizados para criar ERP, este é um pré-requisito.

Em outras palavras, você precisa liderar os desenvolvedores nos scripts:

• Cliente. Demonstre como a empresa interage com os clientes.
• Funcionário. Mostre o que acontece nos bastidores da sua empresa: quem, o quê, como e quando acontece.
• Parceiro. Demonstre como bancos, varejistas, empreiteiros e outros parceiros interagem com o ecossistema da sua empresa.

Um estudo abrangente dos processos de negócios ajudará os desenvolvedores a construir sistemas ERP a entender as características e especificidades da sua empresa: estrutura de gestão, fluxos de informações, ferramentas e pontos de interação com clientes e parceiros.

Sem isso, é impossível criar uma plataforma verdadeiramente eficiente e útil. Como, por exemplo, a Avon não conseguiu fazer isso em 2013 durante a implementação do ERP, CRM, Sistema de comércio eletrônico, que gastou mais de US$ 125 milhões. O gigante das vendas diretas não teve em conta as necessidades dos clientes e parceiros e, de facto, complicou o seu trabalho criando procedimentos burocráticos adicionais.

Etapa 5: Determine suas expectativas

Após a equipe de desenvolvimento ter estudado a empresa, convide todos os interessados para a mesa redonda e indique o que você espera da implantação e criação do ERP. Depois peça a todos que comentem sobre isto, para que cada participante também identifique as suas expectativas e preocupações. Durante esta reunião, você precisará absorver tudo, filtrar e priorizar.

Nesta fase, é importante lembrar que é impossível satisfazer as necessidades de todos os participantes, pelo que é necessário encontrar um equilíbrio entre os desejos das várias partes e a implementação do projecto no prazo e dentro do orçamento. Na construção desse equilíbrio deverá ajudar a equipe de desenvolvimento, que lhe dirá o quão difícil é implementar determinadas funções e ferramentas.

No final dessa reunião, você deverá ter:

• uma lista de funções para vários participantes do sistema, por exemplo, vendedor, lojista, comerciante, chefe de departamento, cliente e parceiro comercial;
• fases e prioridades de implementação do projeto.
• uma lista de funções que o sistema ERP em desenvolvimento terá.

Para criar um sistema ERP do zero, é necessário dividi-lo em módulos e atribuir funções específicas a cada módulo.

Para simplificar esse processo, preparamos para você uma lista dos principais módulos que devem estar em todo sistema ERP:

• Módulo financeiro. Automatize transações e garanta a conformidade financeira.
• Módulo de vendas. Gerencie pedidos, contratos, faturamento e comunicação com o cliente.
• Módulo de gerenciamento de estoque. Banco de dados de ativos e sistema de gerenciamento de infraestrutura.
• Módulo de produção. Manter a produção alinhada com a demanda atual e utilizar as tecnologias mais recentes.
• Módulo de compras e compras. Operações relacionadas à aquisição de produtos e materiais.
• Módulo de Serviço. Controla todos os aspectos das operações da planta, tornando mais fácil manter os ativos em condições de funcionamento.
• Módulo de Recursos Humanos. Coleta informações sobre funcionários e gerencia funções como cronometragem, folha de pagamento e avaliação de desempenho.

Descrevemos funções comuns do sistema ERP, para que você não precise integrar todas e cada uma delas. Prossiga a partir dos processos que você precisa otimizar para criar a lista correta de módulos.

Etapa 6: Decida a visão do projeto

Ao ter uma lista preliminar de funções, você e sua equipe de desenvolvimento terão uma ideia de como será o sistema ERP. Agora é importante combinar todas essas visões em um todo, o que é melhor feito com a ajuda da visualização - wireframes.

Wireframes fornecem insights sobre a interface e o fluxo de dados. Implemente-os na forma de um diagrama de blocos e uma descrição de para que são necessários e o que fazem. Dessa forma, é necessário visualizar todos os cenários customizados de utilização do ERP, o que geralmente inclui uma descrição das quatro direções de implementação do sistema.

Gestão de Capital Humano (HCM)

Ao criar uma plataforma ERP do zero, você pode ajudar o departamento de pessoal a automatizar e melhorar uma série de processos que exigem muita mão de obra, como gestão de desempenho e remuneração, avaliações de desempenho de funcionários ou processamento de folha de pagamento.

Análise e Planejamento de Processos

Os ERP são projetados para gerenciar o fluxo de informações e sua automatização, o que permite a utilização de tais sistemas para análise e planejamento. Para isso, é necessário adicionar ao sistema o módulo adequado, que irá coletar e processar os dados, e depois visualizá-los na forma de tabelas, gráficos e tabelas. Além disso, um calendário pode ser incorporado ao sistema para criar e acompanhar diversos eventos e tarefas.

Gerenciamento de estoque

A implementação de sistema ERP otimizará o processo de gestão de estoques. Muitos elementos deste processo podem ser automatizados e as informações sobre o estado dos estoques estarão disponíveis para todos os departamentos da empresa. Graças a isso, é possível estabilizar os níveis de estoque ou, por exemplo, criar rapidamente ofertas especiais (promoções, descontos, liquidações) para um produto que tem prazo de validade.

Além disso, um bom sistema de gerenciamento de estoque proporcionará a oportunidade de coletar big data, o que o ajudará a entender o que é melhor vender. Tais conexões nem sempre são óbvias. Por exemplo, o Walmart, usando dados de todas as suas lojas, analisou qual produto estava em demanda antes e depois dos furacões. Descobriu-se que a maioria dos furacões contribuiu para as vendas de tortas de morango (+ 700%). Por que? Ninguém sabe.

Com base nesta análise, o Walmart conduziu um experimento: os Pop-Tarts eram entregues em supermercados ao longo da Rodovia 95 (ao longo do caminho do Furacão Francis de 2004) (os estoques costumavam se esgotar rapidamente). Na verdade, esses biscoitos eram vendidos particularmente bem atualmente. Agora o Walmart usa esse esquema constantemente. Portanto, a utilização de um sistema ERP para uma aplicação de delivery ou módulo traz vantagens substanciais para as empresas.

Fazendo relatório

Se a empresa não usar nenhum sistema ERP, os relatórios poderão levar muito tempo. Por exemplo, algumas empresas até atribuem tempo adicional aos funcionários especificamente para a elaboração de relatórios, para que tenham tempo para o fazer durante o dia de trabalho. No mundo moderno, essa é uma forma arcaica de fazer negócios, pois mesmo com a ajuda do ERP mais simples, você pode compilar todos os relatórios necessários em poucos minutos.

Em sistemas ERP de usuário avançados criados do zero, você também pode perceber a possibilidade de compilar relatórios relevantes. Por exemplo, você pode usar filtros personalizados e ferramentas estatísticas para compilar um relatório sobre a eficácia de um funcionário individual ou um relatório sobre o prazo de validade de produtos lácteos armazenados em um determinado armazém.

Etapa 7: Design e Implementação

Quando todas as etapas preparatórias estiverem concluídas e você tiver decidido a visão do sistema ERP, poderá prosseguir para a codificação. Mas isso deve ser feito passo a passo, ou seja, primeiro crie um MVP e implemente-o em escala limitada. Então você testa o conceito com risco mínimo e dinheiro mínimo.

As recomendações gerais aqui são:

• O desenvolvimento precisa ser iniciado com as funções mais importantes ou até mesmo com uma função, pois primeiro é preciso verificar o conceito e só depois prosseguir para recursos e melhorias adicionais.
• Como local de teste, selecione o departamento onde os erros terão o menor impacto. Normalmente, uma pequena filial é escolhida para esse fim ou, por exemplo, eles criam um sistema paralelo de processamento de pedidos e informam abertamente aos clientes que está operando em modo de teste. Para que os clientes utilizem a versão de teste, são oferecidos bônus e descontos.
• Durante os testes, colete feedback de todas as fontes possíveis - desde feedback de funcionários e clientes até estatísticas sobre a velocidade de execução de pedidos e gráficos de estabilidade de estoque.

O processo de desenvolvimento técnico do ERP pode envolver diversos aspectos dependendo das funções, custo e prazo do projeto. No entanto, existem 3 parâmetros principais aos quais você deve prestar atenção.
Design UI/UX. UI/UX descreve a aparência e a função do seu sistema ERP. O design deve ser fácil de usar e compreensível para todos que o utilizam. Ferramentas como Figma, Axure RP e Adobe Photoshop são comumente utilizadas nesta fase.

Pilha de tecnologia. A pilha de tecnologia depende da plataforma que você escolher. Por exemplo, se você deseja construir um sistema ERP do zero para PC, os desenvolvedores usarão Swift e Objective-C para macOS ou C++ ou C# para Windows. Para a versão web, JavaScript, Bootstrap, Angular e Node.js.

Além dos componentes básicos da pilha de tecnologia, como linguagens de programação, estruturas, bibliotecas, APIs e bancos de dados, ela pode incluir:

• Inteligência artificial
• Internet das Coisas
• Bloqueio

Se você achar difícil escolher a pilha certa, entre em contato com uma empresa de desenvolvimento de software. Especialistas analisarão seu negócio e farão um plano customizado para criar um sistema ERP do zero.

Integração de serviços de terceiros. Serviços de terceiros, como G Suite, Office 365, Jira e Salesforce, são utilizados durante o desenvolvimento do sistema ERP. A integração unifica ferramentas e evita duplicação de dados.

Etapa 8: Treine a equipe para o novo sistema!

Ao construir um ERP, a gestão geralmente se esquece de explicar aos funcionários a importância de usar um novo sistema, presumindo que eles abandonarão automaticamente as práticas antigas. E em vão. A prática mostra que se as pessoas não forem obrigadas, esquecer-se-ão de introduzir dados no novo sistema e não os utilizarão para comunicação, planeamento e elaboração de relatórios.

Isso ocorre porque o cérebro não gosta do novo, mesmo que este novo seja muito melhor que o antigo. E quanto mais velha a pessoa, mais forte é o seu desejo de seguir hábitos previamente adquiridos. Para entender o quão forte é esse desejo, basta lembrar dos idosos que têm literalmente medo de computadores.

Para fazer com que os funcionários usem o sistema ERP construído, siga estas diretrizes:

• Mostre com exemplos concretos porque o novo sistema é melhor que o antigo. Por exemplo, com sua ajuda você fará um relatório em minutos ou obterá informações sobre ações em dois cliques.
• Durante o treinamento, dê não apenas palestras, mas também exercícios práticos. Para formar uma nova habilidade, as ações precisam ser repetidas várias dezenas de vezes - primeiro sob a supervisão de um professor e depois de forma independente.
• Definir penalidades para entrada tardia de dados e utilização de serviços de terceiros que dupliquem as funções do ERP ou sistema CRM.
• Incentive financeiramente as pessoas que entendem a importância do novo sistema e o utilizam sempre e onde for possível.

Além do treinamento da equipe, você também precisa gastar tempo e dinheiro na promoção de uma nova tecnologia entre os parceiros. No mínimo, para que eles comecem a usar os padrões de entrada e armazenamento de dados que você precisa e, idealmente, para mudar para o seu sistema ERP.

Custo do sistema ERP

O tempo e o custo do desenvolvimento do ERP dependem das tarefas atribuídas à empresa pelo contratante. Vejamos as solicitações mais comuns que chegam até nós.

Se o seu negócio exige mais afinação e gestão, mas você entende que existem muitos processos padronizados, então, via de regra, neste caso pegamos nossa experiência e a personalizamos para atender às suas necessidades. O custo desse trabalho será de US$ 15.000 a US$ 30.000 e levará até 2 meses para ser desenvolvido. Caso seu negócio possua processos mais complexos e você queira ter mais detalhes em relatórios, amostras, gestão e verificação de documentos, então o desenvolvimento pode se tornar mais complicado e levar de 3 a 4 meses de trabalho intensivo. Neste caso, o custo será de $30.000 a $60.000. Sistemas complexos com muitos módulos (funções de usuário, gerenciadores de arquivos, verificações, assinaturas digitais, restrições de acesso) podem exigir de 6 a 9 meses de desenvolvimento e variam de US$ 60.000 a US$ 150.000.

Como você pode ver, o preço do desenvolvimento de um sistema ERP depende dos seus requisitos e das funções que precisam ser implementadas.

Nossa experiência em desenvolvimento de ERP

Estamos engajados no desenvolvimento de ERP de complexidade variada. Para cumprir prazos e obter os melhores resultados pelo menor custo, utilizamos nossa experiência, bibliotecas prontas e tecnologias ideais. Isso permite obter o resultado que o cliente espera.

A vantagem de nossas soluções é flexibilidade e escalabilidade. A qualquer momento, nossa equipe pode continuar trabalhando e introduzir novas funcionalidades. Abaixo está o desenho de um sistema ERP que foi implementado para um dos clientes.

Um sistema ERP personalizado permite gerir o seu negócio com mais precisão e, assim, obter a máxima eficiência dos seus processos. Você pode entrar em contato com nosso gerente para saber um custo mais preciso para o desenvolvimento de um sistema ERP.