Sviluppo Software ERP da Zero

Secondo segnala Panorama Consulting Solutions, circa il 23% delle implementazioni ERP non hanno avuto successo. Le ragioni principali del fallimento sono l'acquisto di un sistema già pronto non necessario e una pianificazione inadeguata. Oggi vedremo come evitare questi problemi con l'aiuto del giusto approccio allo sviluppo e all'implementazione del sistema ERP da zero.

Passaggio 1: definire gli scopi e gli obiettivi del progetto

Molti uomini d'affari non riescono a cogliere questo passaggio, considerandolo ovvio: "L'obiettivo della costruzione di un sistema ERP è automatizzare e ottimizzare i processi, ovvero far funzionare tutto più velocemente e meglio". Questo non è solo l'obiettivo, ma i desideri. L’obiettivo deve essere definito e chiaramente delineato per tempo, ad esempio:

• ridurre i tempi delle pratiche burocratiche del 20% entro gennaio;
• ridurre i tempi di registrazione al sito da 15 a 5 minuti entro settembre;
• ridurre il tempo di attesa del cliente da un'ora a 15 minuti entro agosto.

Quando si tratta di sviluppo e implementazione ERP, l'ERP dovrebbe essere visto come uno strumento necessario per svolgere determinati compiti che la tua azienda deve affrontare. Sulla base di ciò, è necessario pensare prima a tali compiti e solo dopo decidere cosa e come il sistema ERP dovrebbe fare sul piattaforma di crowdfunding o per il marketplace.

Dovresti definire tali compiti in modo indipendente o con l'aiuto di specialisti specializzati. Se decidi di farlo da solo, allora l'approccio più semplice è analizzare i concorrenti e renderli come te, ma un po' migliori. SMART -approach ti aiuterà in questo:

Passaggio 2: identificare e coinvolgere le parti interessate

Dopo aver definito gli scopi e gli obiettivi dell'implementazione ERP personalizzata, informare le persone coinvolte: sviluppatori, capi dipartimento, management, partner e altri. Ciò è importante per due motivi:

• In primo luogo, è necessario raccogliere le opinioni e i desideri di tutti coloro che lavoreranno con il sistema (questo dovrebbe essere fatto in una fase iniziale dello sviluppo).
• In secondo luogo, in questo modo eviterai problemi legati all'incompatibilità del sistema ERP con i processi aziendali interni della tua azienda o dell'azienda dei tuoi partner.

Nell’articolo “Delivering large-scale IT project on time, on budget, and on value” della società di consulenza McKinsey si trova un esempio di come la tardiva notifica delle persone coinvolte abbia portato a grossi problemi. Si dice che la direzione di una determinata banca non abbia ritenuto necessario coinvolgere il dipartimento finanziario nel processo di aggiornamento della piattaforma IT e, al momento dell'implementazione, si è scoperto che il nuovo sistema non soddisfaceva le loro esigenze. Di conseguenza, il progetto doveva essere completato, il che ha comportato un ritardo di 3 mesi e un aumento dei costi di sviluppo di 8 milioni di dollari.

Passaggio 3: esplora lo stato attuale delle cose

Il sistema ERP non farà nulla se i processi aziendali sono caotici o non sufficientemente standardizzati. Ad esempio, se sei impegnato nelle vendite al dettaglio e non disponi di un algoritmo chiaro per la ricezione e l'invio di merci o disponi di un algoritmo di dispacciamento non ottimale, l'implementazione dell'ERP creerà ancora più confusione.

Pertanto, prima di iniziare a pianificare da zero lo sviluppo di un sistema ERP, conduci prima un audit dei processi aziendali della tua azienda. Se qualcosa deve essere standardizzato e/o modernizzato, fallo prima di iniziare a lavorare sull'ERP.

Senza farlo, si può condividere la stessa sorte del rivenditore americano Target (SuperTarget), che nel 2016 è stato costretto a ritirarsi dal mercato canadese dopo l'introduzione del sistema ERP, che ha fatto crollare la sua catena di fornitura. nel caos. Target ha avuto problemi con la confusione dei dati dei fornitori (cosa comune nella vendita al dettaglio), ma invece di risolvere questo problema, ha condotto un'implementazione aggressiva e ha creato l'ERP il prima possibile.

Passaggio 4: aiuta gli sviluppatori a comprendere la tua attività

Sviluppare un sistema ERP da zero presuppone che verrà creato tenendo conto di tutte le caratteristiche e le esigenze di una particolare azienda. Ciò significa che devi raccontare tutte le sfumature del tuo project manager aziendale o, ancora meglio, mostrare come funziona la tua azienda dall'interno. Se hai attirato sviluppatori di terze parti per creare ERP, questo è un prerequisito.

In altre parole, devi guidare gli sviluppatori sugli script:

• Cliente. Dimostrare come l'azienda interagisce con i clienti.
• Dipendente. Mostra cosa succede dietro le quinte della tua attività: chi, cosa, come e quando lo fa.
• Partner. Dimostra come banche, rivenditori, appaltatori e altri partner interagiscono con l'ecosistema della tua azienda.

Uno studio completo dei processi aziendali aiuterà gli sviluppatori di costruire un sistema ERP a comprendere le caratteristiche e le specificità della tua azienda: struttura gestionale, flussi di informazioni, strumenti e punti di interazione con clienti e partner.

Senza questo, è impossibile creare una piattaforma veramente efficiente e utile. Come, ad esempio, Avon non è riuscita a farlo nel 2013 durante l'implementazione dell'ERP, del CRM, sito di e-commerce, che ha speso più di 125 milioni di dollari. Il colosso delle vendite dirette non ha tenuto conto delle esigenze di clienti e partner e anzi ha complicato il loro lavoro creando ulteriori procedure burocratiche.

Passaggio 5: determina le tue aspettative

Dopo che il team di sviluppo ha studiato l'azienda, invita tutte le parti interessate alla tavola rotonda e indica cosa ti aspetti dall'implementazione e dalla creazione dell'ERP. Quindi chiedi a tutti di commentare questo, in modo che ogni partecipante identifichi anche le proprie aspettative e preoccupazioni. Durante questo incontro, dovrai prendere tutto, filtrare e stabilire le priorità.

In questa fase, è importante ricordare che è impossibile soddisfare le esigenze di tutti i partecipanti, quindi è necessario trovare un equilibrio tra i desideri delle varie parti e l’attuazione del progetto nei tempi e nei limiti del budget. Nella costruzione di un simile equilibrio dovrebbe aiutare l'agenzia di sviluppo, che vi dirà quanto sia difficile è implementare determinate funzioni e strumenti.

Al termine di tale riunione, dovresti avere:

• un elenco dei ruoli per i vari partecipanti al sistema, ad esempio venditore, negoziante, operatore di marketing, capo dipartimento, cliente e partner commerciale;
• fasi e priorità di attuazione del progetto.
• un elenco delle funzioni che avrà il sistema ERP in via di sviluppo.

Per creare da zero un sistema ERP è necessario suddividerlo in moduli e assegnare a ciascun modulo funzioni specifiche.

Per semplificare questo processo, abbiamo preparato per te un elenco di moduli chiave che dovrebbero essere presenti in ogni sistema ERP:

• Modulo finanziario. Automatizza le transazioni e garantisci la conformità finanziaria.
• Modulo vendite. Gestisci ordini, contratti, fatturazione, comunicazione con i clienti.
• Modulo di gestione dell'inventario. Database delle risorse e sistema di gestione dell'infrastruttura.
• Modulo di produzione. Mantenere la produzione in linea con la domanda attuale e utilizzare le tecnologie più recenti.
• Modulo approvvigionamenti e acquisti. Operazioni relative all'approvvigionamento di prodotti e materiali.
• Modulo di servizio. Controlla tutti gli aspetti delle operazioni dell'impianto, semplificando il mantenimento delle risorse in ordine.
• Modulo Risorse umane. Raccoglie informazioni sui dipendenti e gestisce funzioni quali cronometraggio, buste paga e valutazione delle prestazioni.

Abbiamo descritto le funzioni comuni del sistema ERP, quindi non è necessario integrarle tutte. Procedi dai processi che devi ottimizzare per creare la giusta lista di moduli.

Passaggio 6: decidi una visione del progetto

Quando avrai un elenco preliminare di funzioni, tu e il tuo team di sviluppo avrete un'idea di come sarà il sistema ERP. Ora è importante combinare tutte queste visioni in un tutto, cosa che è meglio fare con l'aiuto della visualizzazione: wireframe.

I wireframe forniscono informazioni dettagliate sull'interfaccia e sul flusso di dati. Implementali sotto forma di diagramma a blocchi e una descrizione di a cosa servono e cosa fanno. In questo modo è necessario visualizzare tutti gli scenari di utilizzo dell'ERP personalizzati, che solitamente includono una descrizione delle quattro direzioni di implementazione del sistema.

Gestione del capitale umano (HCM)

Creando una piattaforma ERP da zero, puoi aiutare il dipartimento del personale ad automatizzare e migliorare una serie di processi ad alta intensità di manodopera, come la gestione e la retribuzione delle prestazioni, le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti o l'elaborazione delle buste paga.

Analisi e pianificazione dei processi

Gli ERP sono progettati per gestire i flussi di informazioni e automatizzarli, il che consente l'utilizzo di tali sistemi per l'analisi e la pianificazione. Per questo è necessario aggiungere al sistema un modulo adatto, che raccoglierà ed elaborerà i dati, per poi visualizzarli sotto forma di tabelle, grafici e diagrammi. Inoltre, è possibile integrare un calendario nel sistema per creare e tenere traccia di vari eventi e attività. Ciò è particolarmente rilevante per i siti di prenotazione.

Gestione dell'inventario

L'implementazione del sistema ERP ottimizzerà il processo di gestione dell'inventario. Molti elementi di questo processo possono essere automatizzati e le informazioni sullo stato delle scorte saranno disponibili a tutti i reparti dell'azienda. Grazie a ciò è possibile stabilizzare i livelli di inventario o, ad esempio, creare rapidamente offerte speciali (promozioni, sconti, saldi) per un prodotto che ha una data di scadenza.

Inoltre, un buon sistema di gestione dell’inventario offrirà l’opportunità di raccogliere big data, che ti aiuteranno a capire cosa è meglio vendere. Tali connessioni non sono sempre evidenti. Ad esempio, Walmart, utilizzando i dati di tutti i suoi negozi, ha analizzato quale prodotto è richiesto prima e dopo gli uragani. Si è scoperto che il maggior numero di uragani ha contribuito alle vendite di pop-tart alle fragole (+ 700%). Perché? Nessuno sa.

Sulla base di questa analisi, Walmart ha condotto un esperimento: le Pop-Tarts venivano consegnate ai supermercati lungo la Highway 95 (lungo il percorso dell'uragano Francis del 2004) (le scorte si esaurivano rapidamente). In effetti, questi biscotti sono stati venduti particolarmente bene in questi giorni. Ora Walmart utilizza costantemente questo schema.

Fare rapporto

Se l'azienda non utilizza alcun sistema ERP, il reporting può richiedere molto tempo. Ad esempio, alcune aziende dedicano ai dipendenti del tempo aggiuntivo appositamente per il reporting, in modo che abbiano tempo per farlo durante la giornata lavorativa. Nel mondo moderno, questo è un modo arcaico di fare affari, poiché anche con l'aiuto del più semplice ERP è possibile compilare tutti i report necessari in pochi minuti.

Nei sistemi ERP creati per utenti avanzati creati da zero, potete anche realizzare la possibilità di compilare report pertinenti. Ad esempio, è possibile utilizzare filtri personalizzati e strumenti statistici per compilare un rapporto sull'efficacia di un singolo dipendente o un rapporto sulla durata di conservazione dei prodotti lattiero-caseari conservati in un particolare magazzino.

Passaggio 7: progettazione e implementazione

Quando tutte le fasi preparatorie sono state completate e hai deciso la visione del sistema ERP, puoi procedere alla codifica. Ma questo dovrebbe essere fatto passo dopo passo, ovvero creare prima un MVP e implementarlo su scala limitata. Quindi provi il concetto con un rischio minimo e un denaro minimo.

I consigli generali qui sono:

• Lo sviluppo deve essere iniziato con le funzioni più importanti o anche con una funzione, perché prima è necessario verificare il concetto e solo successivamente procedere con funzionalità e miglioramenti aggiuntivi.
• Come sito di prova, seleziona il dipartimento in cui gli errori avranno il minor impatto. Di solito, a questo scopo viene scelta una piccola filiale o, ad esempio, viene creato un sistema parallelo di elaborazione degli ordini e viene comunicato apertamente ai clienti che funziona in modalità test. Affinché i clienti utilizzino la versione di prova, vengono offerti bonus e sconti.
• Durante i test, raccogli feedback da tutte le fonti possibili: dal feedback di dipendenti e clienti alle statistiche sulla velocità di esecuzione degli ordini e ai grafici sulla stabilità delle azioni.

Il processo di sviluppo tecnico dell'ERP può coinvolgere diversi aspetti a seconda delle funzioni, dei costi e dei tempi del progetto. Tuttavia, ci sono 3 parametri chiave a cui dovresti prestare attenzione.
Design UI/UX. UI/UX descrive l'aspetto e la funzione del tuo sistema ERP. Il design dovrebbe essere user-friendly e comprensibile per tutti coloro che lo utilizzano. In questa fase vengono comunemente utilizzati strumenti come Figma, Axure RP e Adobe Photoshop.

Stack tecnologico. Lo stack tecnologico dipende dalla piattaforma scelta. Ad esempio, se desideri creare un sistema ERP da zero per PC, gli sviluppatori utilizzeranno Swift e Objective-C per macOS o C++ o C# per Windows. Per la versione web, JavaScript, Bootstrap, Angular e Node.js.

Oltre ai componenti di base dello stack tecnologico come linguaggi di programmazione, framework, librerie, API e database, può includere:

• Intelligenza artificiale
• Internet delle cose
• Blockchain

Se trovi difficile scegliere lo stack giusto, contatta una società di sviluppo software. Gli esperti analizzeranno la tua attività e realizzeranno un piano personalizzato per creare un sistema ERP da zero.

Integrazione di servizi di terze parti. Durante lo sviluppo del sistema ERP vengono utilizzati servizi di terze parti come G Suite, Office 365, Jira e Salesforce. L'integrazione unifica gli strumenti e previene la duplicazione dei dati.

Passaggio 8: formare il personale al nuovo sistema!

Quando si crea un ERP, il management di solito si dimentica di spiegare al personale l'importanza di utilizzare un nuovo sistema, dando per scontato che abbandoneranno automaticamente le vecchie pratiche. E invano. La pratica dimostra che se le persone non sono obbligate, dimenticheranno di inserire i dati nel nuovo sistema e non li utilizzeranno per la comunicazione, la pianificazione e il reporting.

Questo perché al cervello non piace il nuovo, anche se questo nuovo è molto meglio del vecchio. E più una persona è anziana, più forte è il suo desiderio di seguire le abitudini acquisite in precedenza. Per capire quanto sia forte questo desiderio basta ricordare gli anziani che hanno letteralmente paura dei computer.

Per consentire ai dipendenti di utilizzare il sistema ERP creato, segui queste linee guida:

• Mostra con esempi concreti perché il nuovo sistema è migliore di quello vecchio. Ad esempio, con il suo aiuto potrai creare un rapporto in pochi minuti o ottenere informazioni sulle azioni in due clic.
• Durante la formazione, tenere non solo lezioni frontali, ma anche esercitazioni pratiche. Per sviluppare una nuova abilità, le azioni devono essere ripetute diverse decine di volte, prima sotto la supervisione di un insegnante e poi in modo indipendente.
• Impostare sanzioni per il tardivo inserimento dei dati e l'utilizzo di servizi di terze parti che duplicano le funzionalità dell'ERP o Sistema CRM.
• Incoraggiare finanziariamente le persone che comprendono l'importanza del nuovo sistema e utilizzarlo quando e dove possibile.

Oltre alla formazione del personale, è necessario investire tempo e denaro anche nella promozione di una nuova tecnologia tra i partner. Come minimo, affinché possano iniziare a utilizzare gli standard di immissione e archiviazione dei dati di cui hai bisogno e, idealmente, per passare al tuo sistema ERP.

Costo del sistema ERP

Il tempo e il costo dello sviluppo ERP dipendono dai compiti assegnati all'azienda dal contraente. Vediamo le richieste più comuni che ci arrivano.

Se la vostra attività richiede maggiore perfezionamento e gestione, ma capite che esistono molti processi standard, di norma in questo caso prendiamo la nostra esperienza e la personalizziamo in base alle vostre esigenze. Il costo di tale lavoro sarà compreso tra $ 15.000 e $ 30.000 e richiederà fino a 2 mesi di sviluppo. Nel caso in cui la tua azienda abbia processi più complessi e desideri avere maggiori dettagli in report, campioni, gestione e verifica dei documenti, lo sviluppo può diventare più complicato e richiedere fino a 3-4 mesi di lavoro intenso. In questo caso, il costo sarà compreso tra $ 30.000 e $ 60.000. I sistemi complessi con molti moduli (ruoli utente, file manager, verifiche, firme digitali, restrizioni di accesso) possono richiedere fino a 6-9 mesi di sviluppo e vanno da $ 60.000 a $ 150.000.

Come puoi vedere, il prezzo per lo sviluppo di un sistema ERP dipende dalle tue esigenze e dalle funzioni che devono essere implementate.

La nostra esperienza nello sviluppo ERP

Siamo impegnati nello sviluppo ERP di varia complessità. Per rispettare le scadenze e ottenere i migliori risultati con la minima spesa, utilizziamo la nostra esperienza, librerie già pronte e tecnologie ottimali. Ciò consente di ottenere il risultato che il cliente si aspetta.

Il vantaggio delle nostre soluzioni è la flessibilità e la scalabilità. In qualsiasi momento, il nostro team può continuare a lavorare e introdurre nuove funzionalità. Di seguito è riportato il progetto di un sistema ERP implementato per uno dei clienti.

Un sistema ERP personalizzato permette di gestire la tua attività in modo più accurato e ottenere così la massima efficienza dai tuoi processi. Puoi contattare il nostro responsabile per scoprire un costo più accurato per lo sviluppo di un sistema ERP.