Как Создать Систему Управления Человеческими Ресурсами?

Система управления человеческими ресурсами, или HRMS, — это набор программных решений, используемых для оптимизации и автоматизации управления человеческими ресурсами и связанными с ними процессами на протяжении всего жизненного цикла сотрудника. Из этой статьи вы узнаете, как создать систему управления человеческими ресурсами и интегрировать ее в свой бизнес.

Шаг 1: Установите цели проекта

Планируя разработку системы управления человеческими ресурсами, стоит помнить, что это не самоцель, а инструмент для достижения ваших бизнес-целей. Потому, прежде чем приступать к созданию HRMS, вам нужно определить, каких целей с ее помощью вы намерены достичь. Это поможет направить ваши мысли в правильное русло и согласовать цели проекта с бизнес-целями компании.

Например, если у вас высокая текучесть кадров, а прибыль зависит от того, насколько быстро вы сможете нанять новых сотрудников и подготовить их к работе, тогда ваша HRMS-платформа должна быть ориентирована на то, чтобы помочь вам в достижении этих целей.

Если конкретнее, то целями внедрения HRMS будут:

• Сокращение времени найма в сравнении с текущими показателями.
• Сокращение времени адаптации в сравнении с текущими показателями.
• Сохранение и/или улучшение качества работы новых сотрудников.

Это конкретные цели, которые сравнительно легко измерить, следовательно, оценить результат внедрения новой HRMS. Так, если вы хотите ускорить время найма, то вам нужно просто измерить время, которые вы тратите на поиск нового сотрудника, — от планирования этой задачи до подписания договора о найме, а затем посмотреть, как вы можете улучшить эти показатели с помощью HRMS.

Шаг 2: Составьте карту бизнес-процессов

Понять, как именно можно улучшить процесс найма (или иной момент в вашем бизнесе), можно с помощью схематической карты бизнес-процессов. Она поможет наглядно представить все этапы рекрутинга, решения и задачи, задействованные лица. Так данный бизнес-процесс будет проще проанализировать, чтобы выявить узкие моменты, которые можно оптимизировать с помощью HRMS-решения.

Чтобы составить карту бизнес-процесса найма, нужно опросить всех сотрудников, которые в этом задействованы, и описать весь процесс: определение потребности в найме новых сотрудников, подготовка описания должности, поиск подходящих кандидатов, рассмотрение кандидатов и выбор среди них лучших, подготовка к собеседованию, подготовка предложения найма, собеседования и окончательный выбор или выбор нескольких людей для стажировки.

Шаг 3: Решите, как можно улучшать бизнес-процессы

Теперь, когда у вас есть полное представление о том, как все работает в вашей компании в данный момент, посмотрите, является ли этот процесс упорядоченным, и проходит ли он по одному типовому шаблону. Если ваши бизнес-процессы хаотичны и запутаны, то интеграция системы управления человеческими ресурсами, скорее всего, лишь умножит беспорядок, а не улучшит вашу работу с персоналом. Здесь очень хорошо подходит поговорка: «Мусор на входе, мусор на выходе».

Чтобы избежать хаоса в управлении персоналом, приведите все бизнес-процессы к одному стандарту: разработайте должностные инструкции и регламент действий, правила коммуникации и т. п. Это необязательно должны быть строгие инструкции, достаточно составить типовые шаблоны действий (подсказки).

Когда вы упорядочите свои бизнес-процессы, посмотрите, что в них можно оптимизировать с помощью системы управления человеческими ресурсами. Самый простой пример — это перенос документооборота с бумаги в цифровой формат и его автоматизация. Еще HRMS могут автоматизировать размещение объявлений о найме (в соцсетях и на других профильных площадках), сбор откликов и проверку кандидатов по самым базовым критериям (образование, опыт, ожидаемый оклад, местоположение и т. п).

Как именно интеграция HRMS может улучшить ваши бизнес-процессы, можно узнать, проконсультировавшись у компаний-разработчиков HRMS-решений.

Шаг 4: Разработайте видение своего HRMS-проекта

Как только все будет в порядке с предыдущим шагом, вы можете начать думать непосредственно о видении своей системы управления человеческими ресурсами. Если вы не технический специалист, то на этом этапе рекомендуется обратиться за профессиональной помощью. Как найти технического партнера, и на что обращать внимание при его выборе, описано в статье: «Как выбрать компанию-разработчика?».

Вместе с компанией-разработчиком вы должны разработать документ со спецификациями проекта, в котором будут указаны: цели, функции, требования к дизайну и план развития вашего проекта по созданию HRMS.

Функции HRMS-решений

Обычно HRMS-решения имеют пять модулей: основной, управление персоналом, управление талантами, система набора и/или отслеживания кандидатов, управление обучением. При разработке своей системы управления человеческими ресурсами необязательно реализовывать их все. Вы можете создать лишь один или несколько модулей, в которых нуждаетесь, а остальное добавлять по необходимости.

Основной. Ключевой частью любой HRMS является ее центральная информационная база данных о сотрудниках, также известная как основной HR. Здесь хранятся записи о вашем персонале: личная информация, классификация должностей, льготы, история занятости, информация о компенсациях и прочее. Еще этот модуль обычно включает интерфейс для самообслуживания, чтобы сотрудники могли просматривать и обновлять свою информацию по мере необходимости.

Управление персоналом. Этот HRMS-модуль обладает рядом функций для повседневного управления персоналом и стратегического планирования — от управления расписанием работы персонала до прогнозирования потребностей в рабочей силе. Кроме того, в этом модуле обычно есть возможность учета рабочего времени и посещаемости сотрудников, посредством которых можно автоматически рассчитывать часы работы, управлять отсутствием, планировать отпуска и т. п.

Если в модуль управления персоналом встроены аналитические инструменты, то это даст возможность отслеживать производительность персонала и ее изменение с течением времени — очень полезная функция для любого бизнеса.

Управление талантами. Это функционал, который отвечает за отслеживание сотрудников с нужными навыками и талантами, их развитие и удержание в компании, что обычно включает такие специфические возможности HRMS-решений:

• Оценка производительности/эффективности сотрудников.
• Постановка целей для сотрудников и отслеживание их достижения.
• Планирование и развитие карьеры перспективных сотрудников.
• Управление наградами, премиями, бонусами и компенсациями.

Также существуют решения для обзора производительности, где вы можете создавать онлайн-формы с системами рейтинга и отзывов, которые будут заполнять менеджеры раз в неделю, месяц, квартал, полгода и/или год. В этом случае отзывы о сотрудниках часто дополняются так называемым методом «360 градусов», где посредством опроса делового окружения (начальство, коллеги, подчиненные) сотрудника выявляется степень его соответствия занимаемой должности.

Некоторые продвинутые HRMS также могут помочь даже в планировании карьеры, поиске и обучении преемников. Это делается путем отслеживания компетенций и навыков. Система сама будет предлагать перспективному сотруднику подходящие карьерные пути и рекомендовать соответствующее обучение для получения уровня навыков, который необходим для запланированной для него должности.

Набор (отслеживание кандидатов). HRMS могут иметь функции для набора персонала или ряд инструментов, помогающих находить, привлекать, проводить собеседования и в конечном итоге нанимать кандидатов на открытые должности. Некоторые системы также имеют дополнительные функции, такие как возможности маркетинга по найму, страницы вакансий, автоматический поиск поставщиков, а также инструменты для связи и проведения собеседований с кандидатами.

Управление обучением персонала. Многие HRMS-продукты имеют систему управления обучением (LMS), которая отвечает за создание и администрирование курса, оценку знаний и сертификацию обучения, а также помощь с направлением на обучение или доставкой онлайновых учебных материалов и курсов. LMS также хранит информацию о том, какое обучение сотрудники прошли, как выросли их знания и навыки, ответы сотрудников на предложения компании об обучении.

Отчеты и аналитика. Одно из основных преимуществ HRMS — возможность собирать и хранить большие объемы данных о персонале компании как в целом, так и по каждому сотруднику отдельно, благодаря чему можно детально анализировать такие показатели, как уровни оплаты труда, текучесть кадров, скорость рекрутинга, количество пропусков по больничным, использование различных технологий и т. п.

Руководители компании могут использовать эти данные для принятия решений, влияющих на удержание сотрудников или рост бизнеса. Кроме того, иногда таким образом можно заметить неочевидные вещи, например, что после установки какого-то оборудования увеличилось количество несчастных случаев на производстве, что, возможно, указывает на необходимость дополнительного обучения персонала.

Технологический стек для HRMS

План развития вашего проекта

Планировать разработку и развитие HRMS для вашего бизнеса нужно таким образом, чтобы у вас была возможность тестировать систему или ее части, не дожидаясь 100%-ной готовности программного обеспечения. В противном случае вы рискуете потерять время и деньги, прежде чем сможете увидеть проблемы, которые могут быть связаны с запутанностью бизнес-процессов, переносом данных из вашей текущей базы данных в новую HRMS или банальной ошибкой в коде.

Оптимальным решением здесь будет разделение системы на несколько сегментов, которые команда разработчиков сможет создать в короткий период времени и сразу же начать их проверку на реальных данных и бизнес-процессах. Так, вы сможете достаточно рано увидеть, движетесь ли вы в правильном направлении, чтобы скорректировать курс развития системы и остаться в рамках бюджета.

Спланировать такое развитие своей системы управления человеческими ресурсами можно с помощью метода под названием SMART, который помогает определять цели проекта и отслеживать их достижения. Используйте SMART, чтобы оцените свои HR-процессы и посмотрите, сможете ли вы их улучшить.

Шаг 5: Приступайте к разработке HRMS

Интегрировать HRMS в свой бизнес вы можете двумя способами: использовать готовое решение (например, SaaS-услугу) или разработать нужный продукт с нуля. Готовые HR-продукты больше подходят для компаний со стандартизированными и хорошо налаженными бизнес-процессами, как в McDonalds, Walmart или Starbucks. Если же у компании уникальный рабочий процесс, или она подпадает под действие правил, которые не были учтены стандартной HRMS, то софт для своей системы управления персоналом нужно разработать посредством кастомной разработки.

Если вы выберете кастомную разработку, то процесс создания своей системы управления человеческими ресурсами будет выглядеть следующим образом:

1. Подписание договора. На этом этапе вы и компания-разработчик определяете концепцию проекта, ее функционал и требования к дизайну, после чего вы составляете техническое задание, обговариваете все детали сотрудничества (сроки разработки, оплата, KPI) и заключаете договор.
2. Прототипирование HRMS. Дальше UX-дизайнеры на основе технического задания, анализа целевой аудитории и пользовательских потоков создают каркас приложения и отправляют его на согласование заказчику (вам).
3. Создание дизайна интерфейса. После согласования каркаса дизайнеры разрабатывают мокапы приложения — статическое представление дизайна интерфейса в том виде, в котором его увидят конечные пользователи HRMS. Качественный дизайн включает: простую структуру и навигацию, интуитивно понятное управление и соответствие текущим дизайнерским тенденциям.
4. Непосредственное кодирование. На этом этапе происходит воплощение вашей системы управления человеческими ресурсами в коде. За написание кода продукта отвечают фронтенд-, бэкенд- и мобильные разработчики.
5. Тестирование продукта. После написания кода за дело берутся QA-специалисты, которые тестируют созданную HRMS во всех возможных вариантах использования, чтобы выявить и убрать ошибки с багами.
6. Релиз и поддержка. На последнем этапе создания HRMS ее заполняют реальными данными и поэтапно интегрируют в реальный бизнес. Также налаживается работа технической поддержки, которая будет собирать обратную связь от пользователей и решать возникшие проблемы.

Важно отметить, что за какое-то время до полной готовности HRMS (обычно на этапе тестирования) персонал компании обучают работе с новой системой. Для этого продукт запускают в демо-режиме, когда он может работать с настоящими данными, но без влияния на реальные бизнес-процессы (как демо-счет на биржах).

Стоимость создания HRMS