Сравнение Trello и Asana: Система Управление Задачами и Проектами

Trello и Asana доминируют на рынке инструментов управления проектами. Они предлагают обширный функционал, гибкость в работе с командой, доступ к интеграциям и многое другое. Эти приложения обязательно требуют внимания каждого руководителя.



Примечательно, что оба сервиса ориентированы на широкую целевую аудиторию, так как очень просты в использовании и настройке. Они одинаково хороши как для больших, так и малых проектов. Также они удовлетворяют практически одинаковые потребности. Но можно ли сказать, что какой-то из этих сервисов является определенно лучшим?

Основа рабочего процесса

Trello – невероятно простой инструмент. С ним можно начать работать сразу после регистрации. Создание проектов и задач в нем реализованы на интуитивном уровне, потому в большинстве случаев документация сервиса даже не понадобится.



Фундамент Trello – канбан доски. Рабочий процесс направлен на перетаскивание задач между столбцами, чтобы показать, на каком этапе находится каждая из них. Руководитель может настраивать столбцы и карточки задач и прикреплять к ним исполнителей. Пользователи могут ставить метки определенного цвета для каждой карточки, чтобы упростить навигацию.







Asana обеспечивает два способа организации работы: составление списков задач или канбан доски. Как правило, для больших проектов используют первый способ, так как он предоставляет больше возможностей для отслеживания задач. Тем не менее, при работе с данным сервисом руководитель, прежде всего, основывается на потребностях своих подчиненных.



Важно! Нельзя перестроить проект со списков в канбан и наоборот, потому к выбору нужно подходить правильно.



Работа над проектом в Asana состоит из разделов, задач и подзадач. За раздел, как правило отвечает часть команды (к примеру, раздел фронт-энда сайта). Задачи и подзадачи назначаются конкретным сотрудникам.







Обе платформы позволяют упорядочивать задачи и группировать их в соответствии с определенным направлением или статусом выполнения. Однако, Asana позволяет группировать целые разделы, что облегчает отслеживание работы над крупными проектами. С Trello, если на доске необходимо создавать много столбцов, фильтрация задач и контроль становится сложнее.



Еще одно преимущество в работе с Asana – возможность просматривать ход проекта через календарь или шкалу времени. Такой функционал обеспечивает более точный контроль дедлайнов.







Таким образом, Trello – это некий аналог доски для пинов, где каждая задача записана на заметке. Вокруг нее появляются небольшие метки, которые обозначают статус выполнения или, исполнителей и т.д. Asana чаще воспринимается как организованный список заданий внутри проекта, над которым работает команда.

Для кого это создано

При сравнении Trello и Asana важно понимать, что эти инструменты имеют немного разного целевую аудиторию. Общее направление – управление проектами, соответственно сервисы направлены на руководителей, их подчиненных и удаленных сотрудников.



Тем не менее, Trello часто используют команды с равными полномочиями. Помимо этого, сервис больше подходит лишь для небольших проектов. Потому, большинство пользователей составляют начинающие компании или маленькие группы разработчиков внутри большой команды.



Asana – отличный инструмент для полноценной организации всего проекта. К примеру, это может быть создание бренда компании. Сюда входит слоган, цвета, история и многое другое. Над каждым аспектом должны работать разные люди. Более того, в данном случае многое зависимостей. Но самое важное – необходим руководитель, который идеально знает компанию и сможет скоординировать действия во всех аспектах.

Последовательность работы

Большинство проектов обязательным элементом имеют зависимость. Это означает, что одна задача не может быть выполнена, пока не завершиться работа над предыдущей. В этом ключе Asana является фаворитом, поскольку позволяет настроить эти зависимости.



Руководитель может указать, какие именно задачи необходимо выполнить, прежде чем начнутся другие. В Trello, как правило, это исходит из контекста задачи либо руководитель вынужден лично уведомить команду о конкретных зависимостях.







Наличие временной шкалы в Asana расширяет функционал зависимостей. Так, руководитель может не только установить зависимости, но и моментально понять, кто из подчиненных бездействует.

Размер команды и обмен файлами

Сегодня практически каждый подчиненный может выполнять сразу несколько задач. Однако, в больших проектах все-равно необходимо делить полномочия. Каждый должен заниматься своим делом. В таких случаях встает вопрос, насколько большой должна быть команда и сколько может себе позволить руководитель?



С Trello можно набирать бесконечное количество исполнителей на одну доску. При этом, никакой дополнительной платы нет, независимо от размера команды. В то же время практика показывает, что в Trello редко собираются команды свыше 20 человек. Почему? Неудобно руководить таким количеством подчиненных из-за ограниченного функционала сервиса.



Бесплатная версия Asana позволяет набрать 15 человек на проект, включая руководителя. И этого достаточно для небольших проектов. Но минимальная маркетинговая кампания уже требует задействовать больше человеческих ресурсов, потому часто нужно расширять штат.



Важная особенность любого инструмента управления проектами – возможность делать вложения, так как большинство задач выполняются удаленно. Trello дает запас до 250 МБ, в то время как Asana имеет ограничение в 100 МБ на файл, выгружаемый с компьютера. Тем не менее, сервис позволяет делать вложения через Dropbox или Google Drive. В этом случае ограничений нет.

Пользовательский опыт

Одним из главных показателей любого продукта нашего времени стал пользовательский опыт. Если к нему много вопросов, то сервис будет безуспешен. Более того, требования к UX также значительно выросли. Примечательно, что как Asana, так и Trello имеют очень строгий и гладкий UX дизайн, как тут. Очень редко случается, чтобы пользователь чувствовал себя застрявшим.



Asana более изысканная в разрезе юзабилити. Опции и меню появляются только в зависимости от контекста задачи и только если они актуальны в конкретном случае. Несмотря на обширный функционал разработчики смогли добиться, чтобы у пользователя не было перед глазами 100 кнопок.







Компания удивила символическими празднованиями. Так, в настройках можно установить, что при завершении задачи на экране будет появляться существо, поздравляющее с окончанием работы. Помимо этого, пользователи могут ставить отметки «Мне нравится» под задачами или конкретными решениями, чтобы дополнительно вдохновлять исполнителей.



Trello невероятно прост с самого начала. Интерфейс настолько понятен, что даже при первом использовании не возникает необходимости искать подсказки или вовсе обращаться к справке. Если нужно быстро организовать команду, то в Trello это можно сделать за 10 минут.







Но проблема сервиса в том, что по мере развития проекта и увеличения команды придется создавать больше столбцов и задач, чаще заниматься скроллингом. В какой момент это сбивает с толку и замедляет работу. Потому при росте проекта руководители очень часто переводят свою команду на другие сервисы.



Оба сервиса имеют хорошую документацию. В случае недопонимания можно быстро найти ответ на любой вопрос. Помимо этого, Trello и Asana имеют большое сообщество. Таким образом всегда есть возможность узнать о дополнительном функционале или нестандартных подходах к организации работы над проектом.

Сильные и слабые стороны

Пора перейти к более детальному сравнению. Хоть Trello и Asana можно интегрировать друг с другом и использовать в одной компании, многие руководители рекомендуют сосредоточиться на одном инструменте. Почему? Наличие нескольких сервисов может создать больше конфликтов и усложнить синхронизацию между командами.



Все же, если исключить факт, что Asana и Trello имеют несколько разное направление, какой из инструментов будет лучше?



Сильные стороны Trello



Высокая гибкость. Trello – полностью открытая система. Это делает его подвластным для любой конфигурации. То есть, при желании пользователь может разработать свою методологию и подстроить под нее этот сервис. Важно, что Trello не ограничивается лишь управление проектами. Его можно использовать для чего угодно (к примеру, планирование собственных задач по развитию какого-то навыка).



Подумайте, в каком офисе можно было бы использовать доску с наклейками для организации работы? Да практически в любом. Потому Trello и является невероятно гибким инструментом.



Визуальная прогрессия. Так как Trello основан на канбан досках, руководитель, как и вся команда может прямо наблюдать за прогрессом проекта, как только заходит на доску. Это создает ощущение удовольствия, поскольку перетаскивание карточки в очередной столбец моментально сигнализирует о продвижении.