Как использовать Jira (Джиру) для Управления Проектами

Jira – один из самых универсальных инструментов управления проектами в сферах финансов, разработки программного обеспечения, маркетинг, HR-менеджмента. Этот сервис отлично подходит как для небольших команд, так и для корпоративного использования.



Jira полезен для организации рабочего процесса, набора сотрудников, управления обновлениями политики компании, отслеживания собеседований с кандидатами и брендами, организации мероприятий.



Это отличный инструмент для отслеживания времени и ошибок, а также оценки навыков каждого сотрудника. Он предлагает широкий спектр возможностей для любой команды. Но в этом есть и минус. Во всем функционале легко потеряться, особенно неопытному руководителю. Некачественная организация проекта внутри Jira приводит к запутанному журналу действий, из-за чего даже сотрудники не могут разобраться в целях проекта.



Сегодня речь пойдет не об основах Jira. Они отлично описаны в документации, потому не имеет смысла повторяться. Статья расскажет о некоторых типах рабочего процесса, хитростях использования Jira, частых ошибках и полезных интеграциях.

Многие ненавидят конфигурацию Jira

Одна из главных сложностей Jira заключается в необходимости предварительно настроить сам проект. Создание стандартного рабочего процесса кажется очень простой задачей. Обычно рабочего процесса хватает для небольших проектов. Но через пару месяцев у любого руководителя появиться более масштабный заказ, придется организовывать больше индивидуальных задач.



В такой момент каждый открывает для себя такие вещи, как схемы рабочих процессов, переходы, экраны проблем, разрешения, схемы конфигурации проблем, журнал событий и многое другое, о чем никогда ранее даже не возникало мысли. Это может стать большой трудностью, если руководитель понятия не имеет, как все это связано.







Обычно, когда компания покупает новый инструмент, они не прилагают дополнительных усилий к настройке. Некоторые даже не думают об обучении своих сотрудников, ошибочно считая, что любой инструмент управления проектами по умолчанию должен быть простым.



Учитывая, что в большинстве случаев руководитель работает над проектами определенного направления, ему не нужно каждый раз создавать уникальные настройки. С этой целью Jira предлагает шаблоны рабочих процессов. Но шаблон не учитывает индивидуальных потребностей.



Как правило, руководитель имеет несколько заготовок для управления проектами. Каждый раз их нужно настраивать. Даже опытному пользователю это может доставить проблем, если он забудет поставить какую-то галочку.



Чтобы избежать такого исхода, достаточно использовать функцию «Create with Shared Configuration». Эта опция полезна, когда проект имеет те же схемы и конфигурации. Важно, что описание, участники и компоненты не копируются. Повторяется лишь основная конфигурация, которая состоит из таких элементов:

• схема разрешений;



• схема уведомлений;



• схема безопасности вопроса;




• схема типа проблемы (задачи);



• схема экрана проблемы;



• схема конфигурации поля.

Примечательно, что остается возможность вносить изменения в схему в любом из проектов, который зависит от исходного. Но в таком случае правки будут реализованы во всех связанных конфигурациях. Потому рекомендовано вносить изменения только в том случае, если найден более эффективный вариант.

Оптимальный рабочий процесс

Правильная организация рабочего процесса в Jira – это практически половина успеха управления проектом. Существуют десятки подходов в зависимости от типов задач, сферы работы, размера команды и других факторов. Сообщество Jira разработало оптимальные шаблоны рабочего процесса для большинства проектов.



Каскад



Модель хорошо подходит для команд по разработке сайтов. Она получила широкое применение благодаря тому, что соответствует видению клиента относительно создания сайта.



Так, разработчики оценивают этот процесс модульно. Однако клиент считает, что сайт создают постранично. Убедить его в обратном довольно сложно, поскольку модульная оценка сайта основана на технических знаниях.







Значительно проще было сделать модульный процесс написания сайта на основе постраничной модели. Таким образом, команда разработчиков не отходит от метода модульного программирования, но в любой момент может предоставить клиенту визуальное отображение страницы.



HR процесс



HR-менеджмент играет все более важную роль в развитии компании. Конкуренция на каждое место растет, потому оценивать потенциальных сотрудников намного сложнее. Соответственно, необходим определенный алгоритм работы.







Jira предоставляет возможность создать подходящий рабочий процесс. По сути, он чем-то похож на каскад, поскольку имеет последовательность действий. Этот подход позволяет ничего не упустить, получить полную информацию о каждом кандидате, а также детально проанализировать лучших конкурентов.



Трехступенчатый процесс



Этот метод подойдет для большинства мелких проектов. Он является аналогом простой канбан доски и состоит из трех элементов: «Нужно сделать», «В процессе», «Готово».



Идея заключается в решении задач, не требующих сложного планирования или тестирования. Он позволяет быстро определить исполнителей, установить сроки, но обладает низкой гибкостью. В случае каких-то недоработок указать на ошибки можно лишь путем общения, нежели отметок под задачей.



Большой старт-ап



Этот подход хорош для начинающих проектов с широким охватом, а также для решения корпоративных задач. Он включает в себя большинство элементов рабочего процесса Jira (от журнала действий до тестирования, пользовательской оценки и отслеживания ошибок). Рассчитан на большие команды. В то же время требует больше контроля.



Важно! Наведенные примеры – это лишь наиболее используемые шаблоны, но вариантов существует намного больше. Стоит понимать, что даже при выборе одного из этих подходов необязательно строго его придерживаться. Руководитель может реализовать любую идею касательно расширения рабочего процесса, если видит объективные плюсы.

Хитрости общего пользования

Еще раз: Jira – инструмент управления проектами. Прежде всего он создан для руководителей. Но многие пользователи решают, что такие сервисы по умолчанию должны автоматизировать работу. На самом же деле они лишь упрощают организацию.



Не забывать о простоте



Хороший руководитель тот, который учитывает требования подчиненных. Это действительно так. Но в этом контексте нужно правильно толковать понятия. «Учитывать» не значит «всегда удовлетворять». Что это значит?



Многие пользователи хотят иметь определенный статус для своего раздела. К примеру, разделу «To Do» может соответствовать статус «Открыт», «Повторная работа». Иногда это действительно может быть хорошим подходом, поскольку делает разветвленную сеть и позволяет детальнее отслеживать ход работы.



Но в больших проектах это приводит к сложности и множеству переходов, которые в итоге замедляют работу. Во-первых, руководителю необходимо больше времени, чтобы узнать о прогрессе в конкретной задаче. Во-вторых, участникам проекта труднее следить за решением проблем, от которых зависит их задача.



Вместо этого стоит стремиться к простой масштабируемости. Как это сделать? Проверять прогресс каждой задачи и оценивать, необходимо ли создавать для нее подзадачи или добавлять участников.



Собирайте правильную команду



Допустим, у руководителя в постоянном подчинении 100 человек. Но для успешного выполнения проекта необходимо лишь 40. Стоит ли добавлять всех? Нет. Это как готовка: чем больше поваров на одно блюдо, тем оно получится хуже.



Потому нужно следовать двум правилам:

1. Собирать наиболее эффективных сотрудников в конкретном направлении.



2. Строго придерживаться необходимого количества сотрудников.

При этом нельзя брать исполнителя под конкретную задачу. Почему? После ее выполнения он не сможет принести пользу проекту.



Разделяйте задачи и делегируйте полномочия



«Хочешь что-то сделать – сделай это сам» один из худших подходов в работе. Также плохо доверять лишь нескольким членам команды. Потому не стоит бояться передать кому-то часть полномочий в большом проекте. Контролировать ход выполнения будет намного проще.







Также, в больших проектах рекомендовано разделять сложные задачи на подзадачи. Во-первых, это создаст четкую структуру рабочего процесса. Во-вторых, ускорит работу, поскольку она будет последовательной. В-третьих, упростит оценку каждого сотрудника.



Умелый руководитель использует сервисы вроде Jira как инструмент-помощник. Плохой руководитель использует его как замену себе, пуская работу на самотек. Но важно помнить, что даже при обращении к таким сервисам принципы управления проектами остаются неизменными.

Несколько трюков для упрощения жизни

Длительное и расширенное использование совершенно любого инструмента дает понять, что иногда отклонение от инструкций повышает эффективность. Кроме того, руководитель осознает, что некоторые функции можно использовать не по назначению. Jira имеет огромный функционал, соответственно насыщена разными трюками.